Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen zodat je op een efficiënte, veilige en zorgvuldige manier je facturen kunt versturen. Je kunt je inschrijven voor Peppol via Exact Online. In dit document leggen we je uit hoe je Peppol activeert en ermee aan de slag kunt.

Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen zodat je op een efficiënte, veilige en zorgvuldige manier je facturen kunt versturen. Je kunt je inschrijven voor Peppol via Exact Online. In dit document leggen we je uit hoe je Peppol activeert en hoe jij en je cliënten ermee aan de slag kunnen.

1. Je gegevens controleren

Ga voordat je je voor Peppol registreert naar Administratienaam > Onderhoud en controleer of je de volgende gegevens hebt ingevoerd:

• Naam
• E-mail
• Controleer of je bedrijfsnaam gelijk is aan de bedrijfsnaam die is geregistreerd bij de KBO.
• Selecteer de hoofdbankrekening. Lees meer over bankrekeningen aanmaken, bewerken en koppelen. Je bedrijfsnaam moet overeenkomen met de tenaamstelling van de hoofdbankrekening. Als je Peppol inschakelt, wordt je bankrekening geverifieerd met een betaling van € 0,01. Zorg ervoor dat de betaling vanuit de hoofdbankrekening die wordt weergegeven wordt gedaan.

Als je je administratiegegevens (E-mail, Mijn bankrekeningen of Btw-nummer) wijzigt, moet je je opnieuw registeren om de informatie te verifiëren.

2. Registreren voor Peppol

Je hebt de rechten Abonnementen beheren en Peppol-abonnement beheren nodig. Lees meer over jouw rechten in Exact Online.

Ga naar Administratienaam > Instellingen en klik op het tabblad Elektronische facturen. Klik in de sectie Peppol-registratie op de knop Registratie starten. De knop is alleen beschikbaar als je de gegevens hebt ingevuld die je nodig hebt voor de registratie.
Selecteer de gewenste opties in de sectie Fiattering. Klik op Verificatie starten.
Klik op E-mail versturen. Open je e-mailprogramma en volg de instructies in de e-mail die je van Exact Online ontvangt.
Na de betaling wordt de pagina Elektronisch factureren via Peppol geopend. De Verificatiestatus in de sectie Verificatie bankrekening is nu In behandeling.
Klik op Pagina vernieuwen. Het kan even duren voordat de betaling verwerkt is. Daarna wordt de stap Registratiebeheer in de wizard geopend. Als de registratiegegevens niet overeenkomen met je administratiegegevens, worden de gegevens binnen twee werkdagen handmatig gecontroleerd.

3. Facturen via Peppol versturen

Ga naar Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Aanmaken om een verkoopfactuur aan te maken. Iedereen die zich voor Peppol heeft geregistreerd, kan facturen via Peppol versturen. Klik op Versturen. Exact Online controleert dan of de geselecteerde klant bij Peppol is geregistreerd op basis van het KvK-nummer of het btw-/ondernemingsnummer. Als Exact Online de geregistreerde klant heeft geverifieerd, dan kun je op de knop Versturen via Peppol klikken.

Nadat je de factuur hebt verstuurd, volg je de status ervan op de pagina Factuurhistorie. Ga naar Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Historie. Als de factuur de status Bevestigd heeft, is deze naar de juiste persoon in de organisatie van je cliënt gestuurd. Als dit nog niet is gebeurd, heeft de factuur de status Afgeleverd.

Als je cliënt geen factuur heeft ontvangen, selecteer dan op de pagina Factuurhistorie de relevante factuur. Klik vervolgens op Versturen via Peppol om de factuur opnieuw te verzenden.
Als je een foutmelding te zien krijgt over dat je je al voor Peppol hebt geregistreerd via een ander toegangspunt, maak dan je registratie bij het andere toegangspunt ongedaan. Lees meer over toegangspunten en elektronisch factureren via PEPPOL.

4. Facturen ontvangen via Peppol

Als je een Exact Online Boekhouden-abonnement en een Samenwerken- of Samenwerken Uitgebreid-administratie hebt, kun je de optie om facturen via Peppol te ontvangen inschakelen.

Ga naar Administratienaam > Instellingen en klik op het tabblad Elektronische facturen. Klik in de sectie Peppol-registratie op Abonnement beheren. Klik in de sectie Abonnementsbeheer op de hyperlink Abonneren om ontvangen via Peppol in te stellen.

Facturen die via Peppol worden ontvangen genereren een boekingsvoorstel. In je boekingsvoorstel kun je alle regels van je Peppol-factuur groeperen of afzonderlijk weergeven. Ga naar Inkoop > Facturen > Aankoop > Overzicht en klik op het tabblad Boekingsvoorstellen om je boekingsvoorstellen te bekijken.

5. De status van een factuur volgen die via Peppol is verzonden of ontvangen

Telkens wanneer een factuur die je hebt ontvangen via Peppol verwerkt is in Exact Online krijgt de afzender een statusupdate. Als ontvanger deel je de Factuurstatus met de afzender tijdens het boeken en (optioneel) tijdens het goedkeuren van inkoopfacturen. Als afzender zie je in de factuurhistorie automatisch dezelfde Factuurstatus die de ontvanger ziet. Met deze statussen kunnen de afzender en de ontvanger de factuur heel nauwkeurig volgen.

Je factuur kan verschillende statussen hebben. Op basis van Exact Online kan je factuur de volgende vijf statussen hebben: Geleverd, Bevestigd, In bewerking, Geaccepteerd of Afgekeurd. Andere softwarepakketten kunnen bijkomende statussen gebruiken. Die worden ook weergegeven in de factuurhistorie.

Als afzender kun je de status van je Peppol-factuur bekijken op de pagina Factuurhistorie. Ga naar Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Historie. Klik in de kolom Track status op een status. Je ziet nu het pop-upvenster Factuurstatus bij ontvanger. De meest recente status staat bovenaan met daarbij eventuele opmerkingen die de ontvanger heeft geplaatst.

Als de ontvanger de functionaliteit factuurstatus van het Peppol-netwerk nog niet gebruikt, wordt de factuur gevolgd tot de status Geleverd.