Gegevens importeren en exporteren in Exact Online: een complete gids

Gegevensbeheer is essentieel voor een vlotte werking van jouw administratie. Exact Online biedt gebruiksvriendelijke opties om gegevens te importeren en exporteren via CSV/Excel- en XML-bestanden. Of je nu nieuwe gegevens wilt toevoegen, bestaande wilt bijwerken, of informatie wilt exporteren voor verdere analyse, hier lees je alles wat je moet weten.

Gegevens importeren

Wil je gegevens naar Exact Online importeren? Volg deze stappen:

1. Voorbereiding van je bestand
   • Download een CSV/Excel-template om je gegevens correct te formatteren.
   • Voor XML-bestanden, bekijk de richtlijnen voor het voorbereiden van een XML-import.
2. Importproces starten
   • Ga naar Administratienaam > Import/Export.
   • Kies links onder Methode het bestandstype (CSV/Excel of XML).
   • Selecteer het type gegevens dat je wilt importeren, zoals Artikelen, Relaties of Boekingen.
   • Klik op Import en volg de instructies om je bestand te uploaden.

Tip: Importeer maximaal 3500 verkoop- en inkoopfacturen per maand om optimale prestaties te behouden.

Gegevens exporteren

Wil je gegevens uit Exact Online halen? Zo doe je dat:

1. Exportproces starten
   • Ga naar Administratienaam > Import/Export.
   • Kies links onder Methode het bestandstype (CSV/Excel of XML).
   • Selecteer het type gegevens dat je wilt exporteren, zoals Relaties, Artikelen of Boekingen. Klik vervolgens op Export.
2. Filters instellen
   • Gebruik de filters om specifieke gegevens te selecteren. Bijvoorbeeld, exporteer alleen leveranciers binnen het tabblad Relaties.
3. Kolommen aanpassen
   • Klik op het tabblad Kolommen.
   • Sleep de gewenste kolommen naar de sectie Geselecteerde kolommen.
   • Orden de kolommen in de gewenste volgorde.
4. Exporteren
   • Klik op Exporteren. Het bestand wordt gegenereerd met alleen de geselecteerde gegevens en kolommen.

Waarom deze functionaliteit belangrijk is

• Efficiëntie: Je bespaart tijd door grote hoeveelheden gegevens tegelijk te verwerken.
• Flexibiliteit: Formatteer gegevens zoals jij dat wilt, zowel bij import als export.
• Consistentie: Zorg voor een uniforme gegevensstructuur met behulp van templates en kolomselecties.

Wil je stap-voor-stap leren werken met de import- en exportfuncties? Bekijk onze webinars of raadpleeg gedetailleerde handleidingen voor extra ondersteuning.