Nog te vaak worden digitale facturen en e-invoices op één hoop gegooid. “We sturen toch gewoon pdf’s per mail?” horen we regelmatig. Maar e-invoicing gaat veel verder en vraagt om een andere manier van werken. Als je straks wettelijk in orde wil zijn, is het belangrijk dat je het verschil begrijpt én tijdig actie onderneemt.
Digitaal factureren: een eerste stap, maar niet voldoende
Veel ondernemingen werken vandaag al digitaal. Dat betekent dat je je facturen elektronisch opmaakt, bijvoorbeeld in Exact Online, en ze vervolgens als pdf per e-mail verstuurt. Je vervangt papier door een digitaal document, maar inhoudelijk verandert er niets. De pdf bevat dezelfde gegevens als een papieren factuur, en je klant moet die nog altijd manueel controleren, boeken en archiveren.
Deze manier van werken bespaart tijd en papier, maar het is niet hetzelfde als e-invoicing. Veel bedrijven denken dat ze wettelijk klaar zijn omdat ze digitale facturen sturen, terwijl dat vanaf 2026 niet meer voldoende zal zijn voor B2B-transacties in België.
“We dachten dat we alles digitaal deden, maar ons proces bleek maar half geautomatiseerd. We moesten dus alsnog overschakelen naar e-invoicing.”
Wat is e-invoicing precies?
E-invoicing of elektronische facturatie gaat een stap verder dan enkel digitaal verzenden. Een e-invoice is een factuur in een gestructureerd, gestandaardiseerd formaat dat computers automatisch kunnen verwerken. In België wordt daarvoor meestal het Peppol-formaat gebruikt.
Concreet betekent dit dat je factuur geen pdf is, maar een gestructureerd bestand (bijvoorbeeld een XML-bestand) dat rechtstreeks in de software van je klant terechtkomt. Zo wordt de factuur automatisch gecontroleerd, geboekt en klaargezet voor betaling.
E-invoicing biedt heel wat voordelen: minder kans op fouten, snellere betaling, automatische verwerking en betere traceerbaarheid. Maar het vraagt wel een aangepaste softwareconfiguratie en een duidelijke workflow.
Wat verandert er in 2026?
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor alle B2B-facturen in België. Dat betekent dat je niet langer enkel een pdf per mail mag sturen. Elke factuur tussen bedrijven moet elektronisch verstuurd worden via een erkend platform zoals Peppol.
De Belgische overheid wil op die manier fraude bestrijden en administratieve processen versnellen. Ook je klanten verwachten straks dat je e-invoices kan aanbieden, zodat hun boekhouding vlotter en goedkoper verloopt.
“We hebben met Tomfin bewust op tijd geïnvesteerd in de overstap naar e-invoicing. Nu zijn we klaar voor de toekomst en loopt alles een stuk efficiënter.”
Wat heb je nodig om over te stappen?
Om e-invoicing correct op te zetten, moet je software gebruiken die Peppol ondersteunt. Exact Online biedt daarvoor een geïntegreerde oplossing, maar het is cruciaal dat je die goed configureert.
Een implementatiepartner zoals Tomfin zorgt ervoor dat je Peppol-connector correct gekoppeld wordt aan je boekhouding en je verkoopproces. We helpen je ook met het testen, trainen en informeren van je medewerkers. Zo vermijd je dat je bij de eerste e-invoices tegen foutmeldingen of vertragingen aanloopt.
Veel bedrijven combineren de overstap naar e-invoicing meteen met een bredere digitalisering: aankoopfacturen automatisch inlezen, goedkeurflows instellen en je hele financiële proces moderniseren. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar zorgt ook voor meer zekerheid dat alles klopt.
“De begeleiding van Tomfin maakte het verschil. We kregen duidelijke uitleg, een vast aanspreekpunt en alle instellingen werden tot in de puntjes nagekeken.”
Hoe begin je eraan?
Als je vandaag nog uitsluitend met pdf-facturen werkt, is het belangrijk om nu al stappen te zetten. Wacht je tot eind 2025, dan dreig je in de drukte te belanden en je deadlines niet te halen.
Bij Tomfin starten we altijd met een analyse van je huidige processen en systemen. Daarna stellen we een plan op dat past bij je onderneming:
- Welke boekhoudsoftware gebruik je vandaag (Venice, WinBooks, Adsolut, Octopus, Wings, Yuki, Sage BOB, Exact Globe, FiadPro, ProAcc, Kluwer)?
- Welke koppelingen zijn nodig?
- Hoe kunnen we je migratie naar Exact Online combineren met de e-invoicing-opstart?
Door je proces in één keer goed in te richten, vermijd je dubbele kosten en verlies je geen tijd aan achteraf bijsturen.
Conclusie
Digitaal factureren en e-invoicing zijn geen synoniemen. Digitaal factureren is een handige tussenoplossing, maar vanaf 2026 wordt e-invoicing de norm. Met een ervaren partner zoals Tomfin verloopt de overstap vlot, zonder kopzorgen. We zorgen dat je systeem klaar is, je team goed opgeleid is en je wettelijk in orde bent.
Wil je meer weten over hoe jouw bedrijf de overstap naar e-invoicing kan maken? Neem vrijblijvend contact op, dan bekijken we samen hoe we je het beste begeleiden.
Bron: www.exact.com – Informatie over e-invoicing en Peppol-integratie.
