“We waren constant bezig met achterstallige betalingen opvolgen. Het slorpte niet alleen tijd op, maar bracht ook onnodige stress. Sinds we het debiteurenbeheer via Exact Online hebben ingeschakeld, loopt alles veel vlotter.”
Een gezond debiteurenbeheer is een van de fundamenten van een sterke cashflow. Als onderneming wil je kunnen rekenen op een stabiele stroom aan inkomsten, zonder telkens tijd te verliezen aan herinneringen en opvolging. Bij Tomfin helpen we kmo’s om hun debiteurenproces te digitaliseren en te automatiseren, met Exact Online als betrouwbare partner. Zo vermijd je betalingsachterstanden en krijg je meer rust in je financiële werking.
Waarom debiteurenbeheer een verschil maakt
Een goed georganiseerd debiteurenbeheer verkleint niet alleen het risico op wanbetaling, maar versterkt ook de relatie met je klanten. Wanneer je op een consistente en respectvolle manier opvolgt, weet je klant precies waar hij aan toe is. Tegelijk geeft het jou de zekerheid dat openstaande facturen niet ondergesneeuwd raken in de drukte van elke dag.
Met Exact Online kan je dit proces grotendeels automatiseren. Het systeem berekent automatisch welke klant wanneer een herinnering ontvangt, en in welke toon die communicatie gebeurt. Daardoor verlopen herinneringen niet alleen sneller, maar ook op een uniforme manier die professioneel overkomt.
Een klant getuigde onlangs: “We zien nu veel minder laattijdige betalingen. De automatische herinneringen zijn duidelijk en vriendelijk, waardoor klanten sneller reageren.”
Beheer uitzonderingen zonder extra kopzorgen
Hoewel automatiseren veel werk wegneemt, zijn er altijd situaties waarin een persoonlijke aanpak beter past. Misschien heb je een langdurige samenwerking met een klant of specifieke afspraken rond betalingstermijnen. Daarom adviseren wij om te werken volgens het principe van ‘management by exception’. Zo blijf je zelf in controle wanneer het nodig is, bijvoorbeeld door automatische herinneringen tijdelijk te blokkeren of uit te stellen.
Dankzij de flexibiliteit van Exact Online kan je eenvoudig uitzonderingen instellen per klant. Dat geeft je de ruimte om maatwerk te leveren, zonder de efficiëntie van je systeem te verliezen.
Specifieke klanten uitsluiten van automatische opvolging
Niet elke relatie vraagt dezelfde aanpak. Sommige klanten verkiezen persoonlijke opvolging, zeker als er afspraken op lange termijn gelden. In Exact Online kan je klanten of facturen selectief uitsluiten van automatische herinneringen. Zo respecteer je het vertrouwen en de afspraken die je hebt opgebouwd, terwijl je voor andere klanten wel gewoon automatische opvolging behoudt.
Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je klantenbeheer altijd aansluit bij je manier van werken en de cultuur van je bedrijf.
Realtime inzicht dankzij bankkoppelingen
Een belangrijke troef van Exact Online is het realtime overzicht van je openstaande facturen. Door bankkoppelingen worden inkomende betalingen automatisch gematcht met je facturen. Dat betekent dat je altijd een actueel beeld hebt van wie nog moet betalen en wie al in orde is. Zo voorkom je dubbel werk en onnodige fouten.
Bij Tomfin begeleiden we je stap voor stap om deze functies correct in te stellen en optimaal te benutten. Samen zorgen we ervoor dat je debiteurenbeheer niet langer een tijdrovend proces is, maar een geoliede machine die bijdraagt aan de stabiliteit van je onderneming.
Samen naar een efficiënter debiteurenbeheer
Of je nu kiest voor een volledig geautomatiseerde opvolging of een combinatie met manuele tussenkomsten, bij Tomfin ben je zeker van een aanpak die past bij jouw kmo. Met meer dan 25 jaar ervaring als Exact Online implementatiepartner zorgen wij dat alles correct wordt opgezet en blijven we je vaste aanspreekpunt, ook nadat alles draait.
Wil je ontdekken hoe Exact Online jouw debiteurenbeheer eenvoudiger maakt? Lees hier meer over Exact Online of neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Zo werk je met meer vertrouwen aan je cashflow en bouw je verder aan een sterke onderneming.
