“We hebben jaren gewerkt met Exact Globe. Maar nu alles steeds digitaler wordt, willen we overstappen naar Exact Online. Alleen… hoe zorg je ervoor dat je administratie volledig en correct meeverhuist?”
De overstap van Exact Globe (het on-premise softwarepakket) naar Exact Online is een belangrijke stap in de digitalisatie van je kmo. Je wilt je financiële administratie moderniseren en efficiënter maken, maar tegelijk geen enkel detail verliezen. Bij Tomfin helpen we bedrijven al meer dan 25 jaar met zo’n migraties. We zorgen ervoor dat je gegevens vlekkeloos en veilig overgezet worden en dat je meteen vlot verder kunt werken in Exact Online.
Waarom overstappen naar Exact Online?
Exact Globe is jarenlang een betrouwbare oplossing geweest voor bedrijven die hun administratie lokaal wilden beheren. Maar vandaag kiezen steeds meer ondernemingen voor de voordelen van cloudsoftware. Exact Online is toegankelijk via je browser, automatisch up-to-date en ideaal om samen te werken met collega’s en externe partners. Bovendien maakt het digitaliseren en automatiseren van je processen – zoals facturatie en rapportering – je onderneming toekomstgericht.
Een overstap betekent echter meer dan alleen ‘even’ je gegevens overzetten. Je wil geen risico lopen op ontbrekende informatie of foutieve cijfers. Daarom is een doordachte voorbereiding cruciaal.
Je administratie voorbereiden op conversie
“Ik dacht dat ik gewoon een back-up kon nemen en klaar was. Maar er kwamen toch wat controles en instellingen bij kijken.”
Voor je begint met converteren, is het belangrijk je administratie grondig voor te bereiden. Dat doe je zo:
Je start in Exact Globe zelf. Ga naar Systeem > Controles > Diagnose en voer een controle uit op fouten. Komt er iets naar boven, los dat dan eerst op. Vergeet niet vooraf een back-up van je SQL-database te maken als .bak-bestand. Dit is je veiligheidsnet als er later iets misloopt.
Controleer ook of je versie van Exact Globe geschikt is. Enkel versies vanaf Exact Globe 2003 versie 390 worden ondersteund. Je vindt de versie via Help > Over.
Verder controleer je enkele instellingen in je administratie:
Bij Systeem > Algemeen > Instellingen > Grootboekinstellingen moet het veld Resultaat in de sectie Jaarafsluitingsproces ingevuld zijn.
Onder Algemene-instellingen controleer je welke optie je hebt geselecteerd bij Controle: afgesloten perioden. Deze info heb je nodig tijdens de conversie.
Is alles gecontroleerd en hersteld, dan ben je klaar om te converteren. Meer uitleg over dit onderdeel lees je op de kennisbank van Exact.
Het conversieproces: stap voor stap
De eigenlijke conversie gebeurt met een apart conversieprogramma van Exact. Tomfin begeleidt je hierbij van begin tot einde. Zo gaat het in zijn werk:
Eerst bepaal je of je de nieuwe administratie wil importeren in een bestaande administratie in Exact Online of liever met een volledig nieuwe start. Kies je voor een lege administratie, dan kan je alles netjes opnieuw inrichten.
Daarna download je het conversieprogramma. Zorg ervoor dat je dit programma op de server draait waarop Exact Globe geïnstalleerd is. Tijdens het opstarten kies je land, taal en applicatie, en bevestig je dat je de administratie correct hebt voorbereid.
Je logt in op Exact Online en selecteert de map waar je Exact Globe-bestanden zich bevinden. Vervolgens kies je de juiste databaseserver en de administratie die je wil converteren. Indien gewenst kun je enkel de stamgegevens meenemen. Tot slot geef je aan of je boekdatum of rapportagedatum wilt gebruiken.
Na verzending duurt het gemiddeld 24 uur voor de conversie verwerkt is. Zodra dit klaar is, krijg je een e-mail en kun je je nieuwe administratie in Exact Online controleren.
Een gedetailleerde handleiding vind je in de stap-voor-stap gids van Exact.
Wat wordt er allemaal geconverteerd?
“Het stelde me gerust dat de meeste gegevens gewoon mee overgaan.”
Tijdens de migratie worden alle kerngegevens meegenomen. Denk aan grootboekrekeningen, btw-codes, relaties, artikels, voorraad, financiële transacties en documenten. Zelfs vaste boekingen, lay-outs en projecten worden geconverteerd. Alleen niet-verwerkte boekingen blijven achter, net als bepaalde specifieke velden zoals incassomachtigingen.
Zo weet je zeker dat je administratie volledig is en je na de overstap gewoon verder kunt werken.
Een volledig overzicht van de velden vind je hier: Wat wordt er geconverteerd?.
Een praktijkvoorbeeld uit onze begeleiding
Recent hielpen we een productiebedrijf uit Oost-Vlaanderen dat al meer dan tien jaar met Exact Globe werkte. Hun administratie omvatte duizenden relaties, complexe voorraadboekingen en projectgegevens. Dankzij een grondige voorbereiding, testconversie en begeleiding van Tomfin was de overstap binnen twee dagen afgerond. Na controle bleek dat alle boekjaren en transacties correct waren overgezet en het bedrijf vlot verder kon werken in Exact Online.
Het resultaat? Minder IT-kosten, meer flexibiliteit en een systeem dat hen klaarstoomt voor de toekomst.
Tomfin als jouw vaste implementatiepartner
Een migratie van Exact Globe naar Exact Online vraagt ervaring, inzicht en een zorgvuldige aanpak. Exact Online kan door veel partijen geïnstalleerd worden, maar een foutloze configuratie en een vlotte overgang zijn geen evidentie. Tomfin is je vaste aanspreekpunt dat je begeleidt van de eerste back-up tot de definitieve overstap. We zorgen voor duidelijke uitleg, testen alles zorgvuldig en helpen je nadien met verdere optimalisatie en support.
Wil je meer weten of je overstap voorbereiden? Neem gerust contact met ons op. Samen zorgen we dat je administratie niet alleen meegaat, maar ook beter gaat werken.
