“We gebruikten al jaren Venice, maar merkten dat het steeds moeilijker werd om vlot te werken. De overstap naar Exact Online leek ingewikkeld, maar met een ervaren partner bleek het een logische stap vooruit.”
Waarom steeds meer kmo’s kiezen voor Exact Online
Venice was jarenlang een vertrouwde oplossing voor kleine en middelgrote ondernemingen in Vlaanderen. Toch kiezen steeds meer bedrijven vandaag bewust voor Exact Online. Die overstap heeft alles te maken met het gemak van de cloud. Met Exact Online werk je altijd en overal in een actuele omgeving. Je hoeft geen eigen servers meer te onderhouden en alle updates gebeuren automatisch. Je krijgt een duidelijk overzicht van je cijfers en kunt sneller beslissingen nemen.
De overstap roept bij veel zaakvoerders en financiële medewerkers wel vragen op. Hoe zorg je ervoor dat alle gegevens veilig meegaan? Wie helpt je als er iets misloopt? Hoe voorkom je dat je achteraf merkt dat je administratie niet volledig is? Daarom kiezen veel kmo’s voor Tomfin als implementatiepartner. Zo heb je een vast aanspreekpunt dat alles tot in de puntjes opvolgt.
“Ik wilde absoluut vermijden dat er gegevens verloren gingen. Tomfin heeft alles eerst grondig gecontroleerd en stap voor stap uitgelegd wat er zou gebeuren.”
Hoe verloopt een migratie van Venice naar Exact Online
Een overstap start altijd met een goede voorbereiding in Venice. Eerst sluit je het huidige boekjaar af. Daarna maak je je administratie schoon, zodat enkel de nodige gegevens overgezet worden. Klanten en leveranciers die je niet meer nodig hebt, geef je de status Buiten gebruik. Vervolgens controleer je of alle relaties slechts één e-mailadres hebben. Meerdere adressen per relatie zorgen voor fouten bij de conversie. Tot slot maak je een back-up van je Venice-administratie. Zo kun je altijd terugvallen op je oude gegevens als dat nodig is.
Als alles klaarstaat, start je de migratie. In Venice vind je onder Beheer en Onderhoud de optie Migratie naar Exact Online. Deze wizard begeleidt je stap voor stap. De gegevens worden daarna automatisch naar Exact Online verzonden. Houd rekening met een verwerkingstijd van ongeveer 24 uur. Je krijgt een e-mail wanneer de conversie afgerond is. Dan kun je in Exact Online controleren of alles juist en volledig is overgezet.
Wat wordt er precies overgezet
Niet alle gegevens uit Venice verhuizen automatisch mee naar Exact Online. De migratie beperkt zich tot de belangrijkste stamgegevens. Dat zijn onder meer je algemene rekeningen van klassen 1 tot en met 7, klanten, leveranciers, analytische rekeningen, dagboeken, open aankoopboekingen, open verkoopboekingen, banksaldi, kassaldi en het eindsaldo. Historische boekingen en rapporten blijven in Venice beschikbaar zolang je daar toegang tot hebt.
“Ik dacht eerst dat we al onze oude facturen kwijt zouden zijn. Gelukkig bleek dat we die gewoon in Venice konden blijven raadplegen.”
Waarom kiezen voor Tomfin als begeleidende partner
Op papier lijkt de migratie eenvoudig dankzij de ingebouwde wizard. In de praktijk merken we dat veel ondernemingen toch tegen verrassingen aanlopen. Dubbele adressen, fouten in de analytische rekeningen of een verkeerde structuur in de nieuwe administratie komen vaker voor dan je denkt. Ook de configuratie van Exact Online zelf is cruciaal. Zonder een doordachte inrichting werk je misschien met een systeem dat niet aansluit bij je dagelijkse processen.
Tomfin heeft al talloze Venice-migraties uitgevoerd. We beginnen altijd met een grondige analyse van je administratie. Samen bepalen we wat wel en niet meegaat. Daarna begeleiden we je bij de conversie en controleren we elk detail. Zo vermijden we dat je na de overstap tijd verliest door fouten of ontbrekende gegevens. Onze begeleiding stopt niet na de migratie. We helpen je ook om Exact Online optimaal in te stellen en leggen uit hoe je ermee aan de slag gaat. In gewone mensentaal en op het tempo dat bij je organisatie past.
Met Tomfin heb je een vast aanspreekpunt dat alle stappen voor je opvolgt. Dat geeft rust en zekerheid.
Een praktijkvoorbeeld uit de kmo-wereld
Een familiale onderneming in de bouwsector werkte jarenlang met Venice en gebruikte aparte Excel-bestanden om projecten op te volgen. Hun administratie was intussen flink gegroeid, waardoor het overzicht zoek raakte. Samen met Tomfin kozen ze voor een overstap naar Exact Online. Eerst hebben we hun relaties opgeschoond en alle dubbele gegevens verwijderd. Daarna volgde de conversie en de inrichting van analytische rekeningen en digitale aankoopflows. Vandaag werkt hun team volledig online. Alle documenten en cijfers staan op één plek, en dankzij automatische koppelingen besparen ze elke maand veel tijd.
“Door de duidelijke begeleiding van Tomfin was de overstap verrassend eenvoudig. We werken nu sneller en hebben meer grip op onze cijfers.”
Klaar om de stap te zetten
De overstap van Venice naar Exact Online hoeft geen ingewikkeld traject te zijn. Met een ervaren implementatiepartner als Tomfin verloopt alles vlot en gecontroleerd. Je krijgt deskundige begeleiding, een heldere planning en een systeem dat helemaal is afgestemd op jouw onderneming. Zo ben je zeker dat je administratie klaar is voor de toekomst.
