“Als zelfstandige webdesigner zat ik vaak tot laat ’s avonds offertes en facturen in Excel te maken. Het overzicht ontbrak volledig en betalingen opvolgen kostte mij veel tijd. Ik merkte dat ik daardoor minder tijd had voor mijn klanten. Ik had nood aan een efficiënte oplossing waarmee ik mijn administratie vlot kon beheren én beter kon samenwerken met mijn boekhouder.”
Een administratie die meegroeit met de onderneming
Een creatieve onderneming staat of valt met een goede organisatie achter de schermen. Toen deze webdesigner uit Oost-Vlaanderen bij Tomfin aanklopte, was de administratie nog grotendeels manueel. Offertes en facturen werden apart opgemaakt in losse bestanden, en het overzicht van openstaande betalingen en de rentabiliteit van projecten ontbrak. Dit zorgde niet alleen voor vertragingen in de cashflow, maar ook voor onzekerheid over de winstgevendheid van specifieke opdrachten. Bovendien wilde de zaakvoerder zijn boekhouding niet langer maandelijks per e-mail delen met de accountant, maar samenwerken in één digitale omgeving.
Samen bekeken we hoe Exact Online een antwoord kon bieden op deze uitdagingen. Als ervaren Exact Online partner adviseerden we de module Projecten, omdat deze perfect aansluit bij dienstverleners die projectmatig werken. Zo kon de klant zijn volledige administratie centraliseren en tegelijk automatiseren, zonder dat hij complexe IT-kennis nodig had.
Van losse bestanden naar een vlot digitaal proces
“Dankzij Tomfin verloopt alles veel eenvoudiger. Offertes maak ik nu in enkele minuten aan en met één klik wordt er een factuur van gemaakt. De automatische herinneringen aan klanten hebben mijn cashflow merkbaar verbeterd.”
De implementatie startte met een grondige intake. We brachten in kaart welke processen moesten worden gedigitaliseerd, zoals het opstellen van offertes, het genereren van facturen en het opvolgen van betalingen. Daarna migreerden we de bestaande klanten- en projectgegevens naar Exact Online. Het systeem werd volledig op maat ingesteld, inclusief lay-outs voor offertes en facturen die passen bij de huisstijl van de webdesigner.
Met Exact Online Projecten kan de klant nu elk project afzonderlijk opvolgen. Hij ziet in één oogopslag hoeveel tijd en kosten erin geïnvesteerd zijn en welk resultaat dat oplevert. De digitale samenwerking met de boekhouder verloopt via dezelfde omgeving, waardoor er geen losse documenten meer heen en weer gemaild worden. Dit bespaart tijd en maakt de administratie transparant.
Meer weten over Exact Online Projecten? Lees hier hoe het werkt.
Meer focus op creatieve groei
Het resultaat is een bijna volledig geautomatiseerd administratief proces. Offertes worden sneller goedgekeurd, facturen tijdig betaald en de winstgevendheid van projecten is altijd inzichtelijk. De samenwerking met de boekhouder verloopt vlot, zonder extra stappen of vertraging.
“Ik heb nu veel meer rust in mijn hoofd. Tomfin heeft niet alleen gezorgd voor een goede opstart, maar is ook mijn vaste aanspreekpunt bij vragen. Daardoor kan ik mij weer volledig richten op mijn creatief werk en de groei van mijn onderneming.”
Wil je ook overschakelen naar een efficiëntere manier van werken? Bij Tomfin helpen we kmo’s in heel Vlaanderen met een vlotte implementatie en persoonlijke begeleiding. Zo haal je het maximale uit Exact Online, zonder zorgen.
