Start met Exact Online
Wie met Exact Online wil starten, moet eerst een aantal keuzes maken.
Welke oplossing past bij uw werking? Welk abonnement hebt u nodig?
Start u met een nieuwe administratie of moeten gegevens uit uw huidige software worden overgebracht?
Tomfin helpt u om die keuzes vooraf juist te maken.
U beslist daarna zelf hoeveel begeleiding u nodig hebt: van een gratis keuzehulp tot een volledige implementatie.
Opties
Waar staat u vandaag?
Niet iedere onderneming begint op dezelfde manier met Exact Online. Misschien vergelijkt u nog verschillende pakketten, hebt u Exact Online al gekozen of wilt u een bestaande administratie migreren. Kies hieronder de situatie die het best aansluit.
Ik zoek een beter softwarepakket
Mijn huidige boekhoud- of ERP-software past niet meer bij onze werking en ik onderzoek andere mogelijkheden.
Ik wil migreren naar Exact Online
We hebben voor Exact Online gekozen en willen onze bestaande administratie en gegevens correct overbrengen.
Ik wil Exact Online zelf opstarten
Ik wil zelf met Exact Online beginnen, maar eerst zeker zijn dat ik de juiste oplossing en het juiste abonnement kies.
Ik wil mijn volledige implementatie laten begeleiden
We willen analyse, inrichting, migratie, opleiding en ingebruikname als één georganiseerd traject aanpakken.
Keuzehulp
Kies uw abonnement voor u begint in te richten
Exact Online bestaat in verschillende oplossingen en edities. Welke combinatie u nodig hebt, hangt onder meer af van uw boekhouding, aantal gebruikers, voorraadbeheer, projecten, productie, rapportering en koppelingen.
Tijdens een gratis keuzehulp van ongeveer 30 minuten bekijken we uw situatie voordat u een abonnement activeert. Zo voorkomt u dat u start met een editie die functies mist of betaalt voor mogelijkheden die u niet nodig hebt.
Na het gesprek beslist u zelf hoe u verdergaat. U kunt Exact Online zelf opstarten of Tomfin inschakelen voor voorbereiding, migratie en inrichting.
Testen
Exact Online testen
Wilt u Exact Online eerst zelf bekijken? U kunt gedurende 30 dagen een testomgeving gebruiken zonder meteen een abonnement af te sluiten.
De omgeving is onmiddellijk beschikbaar, zodat u de schermen, werkwijze en belangrijkste functies zelf kunt bekijken. U hoeft hiervoor geen betaalgegevens in te geven.
De test verplicht u niet om daarna een implementatie bij Tomfin te starten. Ze is vooral bedoeld om met voldoende informatie te kunnen beslissen welke volgende stap voor uw onderneming logisch is.
Migratie
Start u opnieuw of neemt u gegevens mee?
De technische aanpak hangt sterk af van uw huidige situatie. Een nieuwe administratie kan volledig opnieuw worden opgebouwd. Werkt u vandaag al met andere boekhoud- of ERP-software, dan bekijken we welke gegevens kunnen worden geconverteerd of geïmporteerd.
Nieuwe administratie opbouwen
Bij een nieuwe administratie kunnen we de structuur vanaf de basis bepalen. Denk aan rekeningschema, dagboeken, nummeringen, btw-instellingen, analytische structuur, gebruikers en rapportering.
Dit is ook een goed moment om oude werkwijzen niet automatisch mee te nemen en de administratie logisch op te bouwen voor de manier waarop u vandaag werkt.
Bestaande administratie migreren
Bij een migratie bepalen we eerst welke gegevens uit uw huidige software kunnen worden overgebracht. Afhankelijk van het pakket gebeurt dat via een conversietool, export en import of een nieuwe opbouw op basis van geselecteerde gegevens.
Vooraf controleren we de kwaliteit en structuur van de bestaande administratie. Zo vermijden we dat problemen uit het oude systeem automatisch mee verhuizen.
Begeleiding
U bepaalt zelf hoe u met Exact Online start
Niet iedere onderneming heeft hetzelfde implementatietraject nodig. Een eenvoudige boekhouding kan grotendeels intern worden opgezet. Een omgeving met meerdere gebruikers, voorraad, projecten, productie, rapportering of koppelingen vraagt doorgaans meer voorbereiding.
Zelf inrichten
U kiest de juiste licentie, volgt de beschikbare opleidingen en richt Exact Online zelf in. Tomfin kan vooraf helpen bij de keuze of later worden ingeschakeld voor specifieke vragen.
Hulp bij de voorbereiding
Wij begeleiden de overdracht van gegevens en zorgen dat de nieuwe administratie technisch en boekhoudkundig correct wordt ingericht.
Volledige begeleiding
Tomfin begeleidt het volledige traject: analyse, voorbereiding, migratie, configuratie, controles, opleiding en ingebruikname.
“Bij een implementatie willen we vooral vóór de start de juiste keuzes maken. Hoe worden gegevens opgebouwd? Welke rapportering wilt u later gebruiken? Welke koppelingen zijn er nodig en hoe kan de administratie verder automatiseren? Als die basis goed zit, vermijden we veel problemen achteraf en krijgt u een Exact Online-omgeving waarop u zelf verder kunt bouwen.”
Set-up
Bepaal vooraf hoe uw Exact-Online omgeving moet werken
Veel keuzes in Exact Online lijken bij de eerste ingebruikname klein. Toch bepalen ze later hoe vlot gegevens kunnen worden verwerkt, gekoppeld en gerapporteerd. Nummeringen wijzigen wanneer duizenden relaties bestaan, een analytische structuur achteraf toevoegen of masterdata tussen gekoppelde systemen opnieuw afstemmen vraagt veel meer werk dan deze keuzes vooraf goed maken.
Daarom bekijken we vóór de effectieve inrichting hoe uw administratie vandaag werkt en wat u later met de gegevens wilt doen.
Structuur
We bepalen de basis van de boekhouding, met onder meer rekeningstelsel, dagboeken en nummeringen.
Masterdata
Relaties, artikelen, projecten en andere stamgegevens krijgen een logische structuur die ook bij grotere volumes bruikbaar blijft.
Koppelingen
Gewenste koppelingen worden meegenomen in de inrichting zodat systemen de juiste structuur en gegevens gebruiken.
Rapportering
We bekijken vooraf welke informatie u later wilt kunnen analyseren en welke dimensies of gegevens daarvoor nodig zijn.
Aanpak
Zo start u met Exact Online
Een goede implementatie begint voordat er gegevens worden overgezet of instellingen worden aangepast. We werken daarom in een vaste volgorde, waarbij iedere stap voortbouwt op de vorige.
01 Oplossing kiezen
Tijdens een gratis keuzehulpsessie van ongeveer 30 minuten bekijken we welke Exact Online-oplossing en editie aansluiten bij uw werking.
We bespreken onder meer welke administratie u voert, hoeveel gebruikers met Exact Online zullen werken en of u functionaliteiten nodig hebt voor voorraad, projecten, productie, rapportering of andere processen.
Zo kunt u eerst bepalen welk abonnement nodig is voordat u de omgeving begint in te richten. Wilt u Exact Online zelf opzetten, dan kunt u na deze stap zelfstandig verdergaan.
02 Bedrijfsanalyse & voorbereiding
Wanneer u begeleiding bij de implementatie wenst, starten we met een intake. Daarbij bekijken we uw huidige boekhouding, processen, gegevens, gebruikers, rapporteringsbehoeften en eventuele koppelingen.
We willen hier vooral begrijpen hoe de onderneming werkelijk werkt. Welke informatie moet beschikbaar blijven? Welke medewerkers voeren welke taken uit? Welke rapportering wordt vandaag gebruikt? Welke systemen wisselen gegevens uit?
Op basis daarvan bepalen we hoe de nieuwe Exact Online-omgeving moet worden opgebouwd en welke voorbereiding nodig is.
03 Conversie uitvoeren
We controleren onder meer relaties, leveranciers, artikelen, rekeningen, dagboeken, openstaande posten en andere relevante gegevens. Waar nodig worden bestanden opgeschoond of structuren aangepast voordat de migratie start.
Voor pakketten waarvoor een conversietool beschikbaar is, voeren we ook de vereiste technische controles uit. Problemen in de bestaande administratie lossen we bij voorkeur op vóór de gegevens worden overgebracht.
04 Instellingen configureren
Daarna bouwen we de Exact Online-omgeving op volgens de afgesproken structuur. We configureren de relevante instellingen, gebruikers, rechten, nummeringen, boekhoudkundige basis en andere functies die voor uw werking nodig zijn.
Bestaande gegevens worden via de geschikte migratiemethode overgebracht. Afhankelijk van het huidige softwarepakket kan dat via een conversietool, export en import of een nieuwe administratie waarin geselecteerde gegevens worden ingelezen.
Bij een volledig nieuwe opstart verzorgen we de import van de voorbereide stamgegevens.
05 Medewerkers opleiden
De medewerkers krijgen opleiding in de omgeving waarin ze nadien werkelijk zullen werken. Daardoor kunnen we tijdens de opleiding meteen tonen hoe de eigen administratie, gegevens en processen zijn ingericht.
Na de ingebruikname blijven we beschikbaar voor vragen en verdere optimalisatie. Automatisering hoeft daarbij niet allemaal op dag één klaar te zijn: functies en koppelingen kunnen ook gefaseerd worden toegevoegd zodra de basis goed werkt.
FAQ
Vragen over starten met Exact Online
Moet ik eerst een Exact Online-abonnement kopen?
Nee. Het is verstandiger om eerst te bepalen welke oplossing en editie u nodig hebt. Tijdens onze gratis keuzehulp bekijken we dit samen, zodat u niet onnodig met een verkeerd abonnement start.
Kan ik Exact Online eerst testen?
Ja. Exact Online kan eerst gedurende 30 dagen in een testomgeving worden getest. Zo kunt u de software gebruiken voordat u beslist om een abonnement te activeren. Dit is geheel vrijblijvend en er zijn geen creditcardgegevens vereist. U kan de testomgeving onmiddellijk aanmaken en uitproberen.
Kan ik Exact Online zelf installeren en inrichten?
Ja. U bent niet verplicht om Tomfin of een andere partij voor de implementatie in te schakelen. U kunt zelf starten en ons alleen gebruiken voor keuzeadvies, voorbereiding, opleiding of specifieke vragen.
Kunnen gegevens uit mijn huidige software worden overgezet?
Dat hangt af van het huidige softwarepakket en de gegevens die u wilt behouden. Voor bepaalde pakketten bestaan conversietools. In andere situaties werken we met exports, imports of een nieuwe administratie waarin geselecteerde gegevens worden ingelezen.
Moet een migratie aan het begin van een boekjaar gebeuren?
Nee. Een nieuw boekjaar is vaak een logisch overgangsmoment, maar migreren kan ook tijdens het jaar. We bepalen dan vooraf een duidelijke cut-offdatum zodat vaststaat tot wanneer u in het oude systeem werkt en vanaf wanneer Exact Online wordt gebruikt.
Hoe lang duurt een implementatie?
Dat hangt af van de omvang van de administratie, de kwaliteit van de bestaande gegevens en de gewenste inrichting. Een eenvoudige omgeving kan snel worden opgezet. Een migratie met meerdere processen, gebruikers of koppelingen vraagt meer voorbereiding. Tijdens de intake bepalen we welke stappen voor uw situatie nodig zijn.
Wat is het verschil tussen een Getting Started en een volledige implementatie?
Een Getting Started richt zich op de eerste ingebruikname en basisinstellingen. Bij een volledige implementatie kijken we ook naar voorbereiding, datamigratie, configuratie, controles, opleiding en de manier waarop Exact Online binnen uw dagelijkse werking wordt gebruikt.
Begin met de juiste keuze
In ongeveer 30 minuten bekijken we uw huidige situatie, welke Exact Online-oplossing daarbij past en welke manier van opstarten logisch is. Daarna beslist u zelf of u Exact Online zelfstandig inricht of verdere begeleiding inschakelt.