“We waren al jaren gewoon om met ProAcc te werken, maar het systeem begon steeds meer zijn beperkingen te tonen. De overstap naar Exact Online leek een grote stap, maar uiteindelijk bleek het eenvoudiger dan gedacht.”
Het idee om je volledige administratie te verhuizen van ProAcc naar een nieuwe omgeving zoals Exact Online kan behoorlijk overweldigend lijken. Je zit tenslotte met jaren aan data, opgebouwde structuren en vertrouwde werkwijzen. Toch kiezen steeds meer kmo’s bewust voor deze overstap, omdat digitalisatie en automatisering cruciaal zijn om je onderneming futureproof te maken.
Exact Online is een modern platform waarmee je boekhouding, rapportering, voorraad en projectadministratie samenbrengt in één digitale omgeving. Maar hoe pak je zo’n migratie praktisch aan? Wat betekent conversie precies? En hoe kan een ervaren Exact Online implementatiepartner zoals Tomfin je hierbij ontzorgen?
Wat is conversie en waarom is het belangrijk?
Conversie is niets anders dan het overzetten van je bestaande boekhoudkundige gegevens naar een nieuw systeem. Denk daarbij aan je grootboekrekeningen, klanten- en leveranciersgegevens, historiek van boekingen, btw-codes en saldo’s. Bij een correcte conversie behoud je alle essentiële informatie, waardoor je niet opnieuw hoeft te beginnen en meteen verder kunt werken.
Een veelgemaakte fout is te denken dat “even een export en import” volstaat. In de praktijk vraagt conversie meer aandacht. De manier waarop ProAcc data structureert, verschilt van Exact Online. Zonder grondige voorbereiding kan je nieuwe administratie foutieve openingssaldi bevatten, ontbrekende historiek hebben of niet goed aansluiten bij je operationele processen.
Daarom is begeleiding essentieel. Een partner zoals Tomfin analyseert eerst je huidige ProAcc-dataset. Samen bekijken we wat relevant is om over te nemen en wat eventueel opgeschoond moet worden. Zo starten we met een helder en up-to-date uitgangspunt.
Hoe verloopt de migratie van ProAcc naar Exact Online?
Migratie bestaat uit een aantal stappen die we stap voor stap met je doornemen. Eerst maken we een volledige back-up van je ProAcc-administratie. Deze back-up bevat alle gegevens die we later nodig hebben om de conversie uit te voeren.
Daarna zetten we een conversietool in die speciaal ontwikkeld is om data uit ProAcc Corporate of ProAcc Studio te exporteren in een formaat dat Exact Online herkent. Zo blijven je gegevens zo volledig en accuraat mogelijk behouden.
Na de technische conversie volgt misschien wel het belangrijkste moment: de validatie. Samen controleren we of alle cijfers en transacties kloppen. Het is belangrijk dat je rapporten in Exact Online dezelfde uitkomsten geven als in ProAcc. Deze controle voorkomt verrassingen later in het boekjaar.
Tot slot richten we je Exact Online omgeving zo in dat die optimaal aansluit bij je manier van werken. Denk aan aangepaste rapporten, een logische structuur van dagboeken en een correcte configuratie van je btw-instellingen.
“Dankzij Tomfin verliep onze migratie naar Exact Online bijzonder vlot. Hun ervaring zorgde ervoor dat we niets over het hoofd zagen en meteen op de juiste manier konden starten.”
Praktijkvoorbeeld: een vlotte overstap in de maakindustrie
Een mooi voorbeeld is een kmo uit de Oost-Vlaamse maakindustrie die meer dan 10 jaar in ProAcc werkte. Hun administratie was complex, met verschillende rekeningen en analytische codes. Tomfin begeleidde stap voor stap de back-up, conversie en validatie, waardoor ze na twee weken volledig operationeel waren in Exact Online.
De klant bespaart intussen dagelijks tijd door de automatische bankkoppeling en digitale verwerking van aankoopfacturen. Hun kwartaalrapporten zijn veel sneller klaar en fouten door manuele rekeningen behoren tot het verleden.
Ook jij kunt deze stap zetten, zonder zorgen over verloren gegevens of een moeilijke opstart.
Wat als je overstapt vanuit andere boekhoudpakketten?
Naast ProAcc ondersteunt Exact Online conversies vanuit heel wat andere systemen. Denk aan Venice, WinBooks, Sage BOB, Adsolut, Octopus, Wings, Yuki, Exact Globe, FiadPro of Kluwer.
Zelfs als je software niet in de standaardlijst staat, vinden we samen een oplossing. Bij Tomfin hebben we ervaring met diverse migratietrajecten en weten we welke stappen nodig zijn om jouw gegevens veilig en correct over te zetten.
Door onze jarenlange expertise vermijden we configuratiefouten en zorgen we voor een persoonlijke begeleiding van intake tot nazorg.
Tomfin als jouw betrouwbare Exact Online implementatiepartner
Migreren is meer dan technologie. Het gaat ook over vertrouwen en kennis. Als Exact Online partner en implementatiepartner begeleidt Tomfin kmo’s in heel Vlaanderen bij overstappen, optimaliseren en digitaliseren.
We zorgen ervoor dat je niet alleen een nieuwe tool krijgt, maar een oplossing die écht bij je onderneming past. Met Tomfin heb je één vast aanspreekpunt dat je administratie tot in de puntjes regelt.
Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem vandaag nog vrijblijvend contact op. Zo ontdek je hoe we jouw migratie naar Exact Online zorgeloos realiseren.
