“We wisten dat ons boekhoudpakket niet meer voldeed aan de manier waarop we vandaag willen werken. De overstap van WinBooks on Web naar Exact Online gaf ons in het begin een onzeker gevoel, maar uiteindelijk bleek het de beste keuze voor ons bedrijf.”
Waarom overstappen naar Exact Online loont
Veel kmo’s gebruiken al jaren WinBooks on Web om hun administratie bij te houden. Toch merken we dat ondernemers steeds vaker kiezen voor Exact Online. Dat heeft alles te maken met het gebruiksgemak en de flexibiliteit. Exact Online werkt volledig in de cloud, waardoor je overal toegang hebt tot je administratie en geen aparte servers of updates meer nodig hebt. Je cijfers zijn altijd actueel en je hoeft je geen zorgen te maken over lokale back-ups of ingewikkelde installaties.
Toch roept een overstap vaak vragen op. Hoe verloopt zo’n migratie? Welke gegevens verhuizen mee? Hoe weet je zeker dat alles correct wordt overgezet? En vooral: wie helpt je als je onderweg obstakels tegenkomt? Daarom kiezen veel bedrijven voor Tomfin als implementatiepartner. Wij zorgen dat je overstap niet alleen technisch juist verloopt, maar ook echt een stap vooruit betekent voor je onderneming.
“Ik vond het spannend om alle gegevens uit WinBooks on Web over te zetten. Dankzij Tomfin verliep de migratie veel vlotter dan ik had verwacht.”
Hoe bereid je je administratie voor
Een succesvolle overstap begint altijd met een goede voorbereiding. Eerst maak je een back-up van je administratie in WinBooks on Web. Dit is een gecomprimeerd zip-bestand waarin je .bak-bestand zit. Zo bewaar je een volledige kopie van al je gegevens, mocht je later nog iets willen nakijken.
Daarna selecteer je in WinBooks on Web de administratie die je wil converteren. Via het menu Tools en Database & Bestanden kies je de optie Back-up en volg je de stappen om het bestand te downloaden. Deze voorbereiding is belangrijk, want zonder een correcte back-up kun je de conversie niet starten.
Wat wordt er overgezet naar Exact Online
De migratie vanuit WinBooks on Web omvat alle relevante gegevens van de laatste zeven jaar. Zo hoef je geen belangrijke transacties of klantinformatie kwijt te raken. Concreet worden onder meer deze gegevens overgenomen:
Administratiegegevens
Grootboekrekeningen en rubrieken
Periode-datumtabel
Btw-codes
Dagboeken
Betalingsvoorwaarden
Relaties van klanten en leveranciers
Financiële transacties
Afgepunte transacties
Op die manier kun je in Exact Online meteen verderwerken met een volledig historisch overzicht. Documenten en rapporten die niet automatisch overgaan, blijven in WinBooks on Web beschikbaar zolang je toegang hebt tot dat pakket.
“We hadden geen idee dat zelfs afgepunte transacties werden meegenomen. Dat maakte het voor ons veel makkelijker om te starten in Exact Online.”
De migratie uitvoeren in Exact Online
Zodra je back-up klaarstaat, start je de conversie in Exact Online. Heb je al een administratie aangemaakt? Dan kun je die eerst leegmaken en opnieuw inrichten. In Exact Online ga je naar je administratie, kies je voor Onderhoud en vervolgens Bewerken. Klik op Opnieuw beginnen en selecteer de optie om met een lege administratie te starten. Daarna geef je aan dat je data uit een ander softwarepakket wil importeren. Hier kies je WinBooks on Web. Vervolgens upload je het gecomprimeerde bestand en start je de import.
Houd rekening met een verwerkingstijd van ongeveer 24 uur. Je ontvangt een e-mail zodra de conversie afgerond is. Daarna controleer je zorgvuldig of alles juist en volledig is overgezet. Tomfin begeleidt je ook bij deze controle, zodat je administratie volledig klopt voor je ermee aan de slag gaat.
De meerwaarde van Tomfin als begeleidende partner
Een conversie uitvoeren lijkt eenvoudig met de ingebouwde wizard, maar de ervaring leert dat er vaak meer bij komt kijken. Denk aan onvolledige back-ups, ontbrekende btw-codes of transacties die niet goed overkomen. Bovendien is een migratie het ideale moment om je administratie op te schonen en efficiënter in te richten. Veel kmo’s zien daarbij door de bomen het bos niet meer.
Tomfin heeft jarenlange ervaring als Exact Online partner en begeleidt je stap voor stap. We starten altijd met een grondige controle van je administratie. Samen bepalen we welke gegevens je echt nodig hebt en welke je beter achterwege laat. Tijdens de conversie volgen we alles op en controleren we elk detail. Na de overstap richten we Exact Online op maat in, zodat je administratie perfect aansluit bij je werking. Je krijgt een vast aanspreekpunt dat je vragen beantwoordt in gewone mensentaal. Zo vermijden we fouten die je later tijd en geld kosten.
“Tomfin dacht actief mee over hoe we ons grootboekschema konden vereenvoudigen. Dat gaf ons meteen een beter overzicht.”
Een praktijkvoorbeeld van een succesvolle overstap
Een kmo actief in de voedingssector werkte jarenlang met WinBooks on Web. De administratie was uitgebreid en bestond uit duizenden transacties, verdeeld over tientallen dagboeken. Samen met Tomfin kozen ze voor een overstap naar Exact Online. Eerst maakten we een volledige back-up en controleerden we alle btw-codes en rubrieken. Daarna volgde de conversie en de inrichting van digitale processen, zoals het automatisch inlezen van aankoopfacturen en betalingen. Dankzij deze aanpak bespaart het team nu elke maand veel tijd en is er meer inzicht in de financiële situatie.
“We hadden schrik voor chaos. Tomfin heeft alles stap voor stap aangepakt en in Exact Online netjes opgebouwd.”
Klaar om je administratie toekomstgericht te maken
Een overstap van WinBooks on Web naar Exact Online hoeft geen sprong in het onbekende te zijn. Met de juiste begeleiding wordt het een logische stap richting meer efficiëntie en overzicht. Tomfin begeleidt je van de eerste back-up tot de eerste boeking in je nieuwe omgeving. Zo kun je met een gerust hart werken in Exact Online.
