“We zaten jarenlang vast in ons oude boekhoudpakket. De overstap leek een onmogelijke klus. Maar uiteindelijk wilden we niet achterblijven met een verouderde manier van werken.”
Als onderneming wil je niet alleen je cijfers op orde houden, maar ook vooruitkijken. Toch merken we bij Tomfin dat veel bedrijven aarzelen om hun boekhoudsoftware te vernieuwen. Het idee dat een migratie van Vero Count, Sage BOB, Expert/M of Adsolut naar Exact Online complex en tijdrovend is, houdt velen tegen. Maar met de juiste begeleiding hoeft een overstap helemaal geen nachtmerrie te zijn.
Bij Tomfin hebben we meer dan 25 jaar ervaring met digitalisatie en implementaties bij Vlaamse kmo’s. Die expertise maakt het verschil. Want hoewel je technisch gezien zelf een conversie kunt opstarten, zit de meerwaarde in een aanpak op maat. Zo zorgen wij voor een grondige voorbereiding, controleren we de kwaliteit van je gegevens en helpen we om Exact Online zo in te richten dat het naadloos aansluit bij jouw onderneming.
Wat houdt een conversie precies in?
Een conversie betekent dat je bestaande boekhoudgegevens overzet naar een nieuwe omgeving. Concreet gaat het om het converteren van je administraties uit Vero Count of andere pakketten naar Exact Online. Dit gebeurt in enkele stappen, die grotendeels automatisch verlopen. Toch is het belangrijk om je administratie goed voor te bereiden. Een foute back-up of onvolledige data leiden immers tot frustratie en verlies van kostbare tijd.
Je kunt je administratie niet converteren naar Exact Online Boekhouden Essentials, omdat dit pakket slechts één administratie ondersteunt. Werk je met meerdere dossiers? Dan heb je een uitgebreider abonnement nodig. Wij adviseren je daar graag in, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
“Tijdens de eerste gesprekken met Tomfin werd meteen duidelijk dat ze wisten waarover ze spraken. Hun uitleg gaf ons het vertrouwen dat onze migratie in goede handen was.”
Stap voor stap naar een nieuwe manier van werken
Een migratie begint altijd met een degelijke voorbereiding. In Vero Count maak je eerst een back-up van je administratie. Dit gebeurt in een gecomprimeerd .zip-bestand. Let op: die back-up mag niet groter zijn dan 2 GB en niet meer dan 10.000 boekingsregels per maand bevatten. Is je dossier omvangrijker? Dan bekijken we samen hoe we dit op een andere manier kunnen verwerken.
Daarna volg je via Exact Online de conversiewizard. Hier kies je uit welke software je gegevens komen en naar welke nieuwe administratie je ze wil overzetten. Voor grotere bedrijven of wie meerdere jaren wil migreren, kan dit proces enkele dagen duren. Gelukkig hoef je zelf niet stil te zitten: de conversie gebeurt op de achtergrond.
Na afloop controleer je zorgvuldig of alles correct is overgezet. Denk aan grootboekrekeningen, dagboeken, btw-codes, klanten en leveranciers. Bij Tomfin nemen we die controlefase altijd heel ernstig. We gaan samen met jou na of de cijfers kloppen en helpen je om de nieuwe administratie in te richten. Zo weet je zeker dat je een betrouwbare basis hebt voor de toekomst.
Veelvoorkomende struikelblokken en hoe wij ze oplossen
Niet elke conversie verloopt zonder haperingen. Soms ontbreekt er ruimte in je abonnement om nieuwe administraties toe te voegen. Of de back-up uit Vero Count kan niet worden gevalideerd. Ook gebeurt het dat DataSwitcher – de tool die de gegevens verwerkt – onvoldoende rechten krijgt om de administratie te converteren.
Als implementatiepartner hebben we directe ervaring met al deze scenario’s. We kennen de procedures om bijkomende toegangen in te stellen, back-ups opnieuw aan te maken of je abonnement uit te breiden. Dit soort technische details kosten vaak veel tijd wanneer je er zelf niet vertrouwd mee bent. Wij nemen die zorgen uit handen, zodat je snel kunt starten in Exact Online.
Een praktijkvoorbeeld: een familiebedrijf uit Oost-Vlaanderen wilde overstappen van Vero Count naar Exact Online. Door jarenlange historische gegevens was het bestand te groot voor een standaardconversie. Samen hebben we het dossier opgesplitst per boekjaar en gecontroleerd op dubbele gegevens. Zo konden we stap voor stap alles migreren, zonder dat belangrijke informatie verloren ging.
Waarom kiezen voor Tomfin als Exact Online-partner?
Veel softwareleveranciers bieden een basisconversie aan. Maar de ervaring leert dat een succesvolle overstap meer vraagt dan enkel het importeren van gegevens. Het gaat om een grondige inventarisatie, een doordachte inrichting van je Exact Online-omgeving en begeleiding in de eerste maanden. Precies daarin maakt Tomfin het verschil.
Met ons ben je zeker van:
- Een vast aanspreekpunt dat je persoonlijk begeleidt
- Duidelijke communicatie in begrijpelijke taal
- Een vlekkeloze migratie, zelfs bij complexe dossiers
- Nazorg en ondersteuning, zodat je altijd op iemand kunt terugvallen
Digitaliseren en optimaliseren zijn geen doel op zich. Het gaat erom dat je als onderneming meer rust krijgt, minder tijd verliest en je cijfers beter onder controle hebt. Daar werken wij elke dag aan, samen met onze klanten.
Wil je weten hoe jouw overstap naar Exact Online eruitziet? Neem gerust contact op. Wij bekijken samen je situatie en stellen een concreet stappenplan op.
