Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN TOMFIN BV

1. DEFINITIES

1.1 Tomfin BV: De leverancier van diensten, waaronder implementatie, consultancy, softwarekoppelingen, opleidingen en andere gerelateerde activiteiten zoals beschreven in deze Algemene Voorwaarden.

1.2 Klant: De natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met Tomfin BV.

1.3 Software: Zowel standaardsoftware geleverd door derden (bijvoorbeeld Exact Online) als softwarekoppelingen en maatwerkoplossingen ontwikkeld door Tomfin BV.

1.4 Standaardsoftware: Algemeen beschikbare software geleverd door derden, waarvoor Tomfin BV niet aansprakelijk is voor functionaliteiten, bugs, of beperkingen.

1.5 Maatwerksoftware: Software of aanpassingen die specifiek door Tomfin BV zijn ontwikkeld voor de Klant.

1.6 Implementatieovereenkomst: Een document waarin de scope, planning en verantwoordelijkheden van Tomfin BV en de Klant worden vastgelegd voor implementatiediensten.

1.7 Supportovereenkomst: Een optionele overeenkomst voor nazorg en ondersteuning. Voor Exact Online Premium edities is een supportovereenkomst verplicht. Voor andere software kan ondersteuning in regie plaatsvinden.

1.8 Redelijke inspanning: De inspanning die Tomfin BV naar beste vermogen levert zonder te garanderen dat foutenloos of succesvol resultaat wordt behaald.

 

2. TOEPASSINGSGEBIED

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van Tomfin BV, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk door Tomfin BV bevestigd.

 

3. DIENSTEN

3.1 Implementatie

Tomfin BV levert implementatiediensten volgens de Implementatieovereenkomst. De verantwoordelijkheid van Tomfin BV is beperkt tot de verplichtingen zoals expliciet vastgelegd in deze overeenkomst. Tomfin BV is in geen geval verantwoordelijk voor:

• Beperkingen in standaardsoftware: Eventuele functionele of technische beperkingen inherent aan standaardsoftware geleverd door derden, waaronder Exact Software of andere leveranciers. Dit omvat het niet beschikbaar zijn van bepaalde functionaliteiten, de ongeschiktheid van de software voor specifieke bedrijfsprocessen van de Klant, of restricties opgelegd door de softwarelicentieovereenkomst.
• Bugs of technische storingen in Software of Hardware: Het optreden van bugs, programmeerfouten, crashes, vertragingen of andere technische storingen in de standaardsoftware, maatwerksoftware, of hardware van de Klant, inclusief maar niet beperkt tot netwerkproblemen, serverstoringen, of compatibiliteitsproblemen tussen systemen.
• Gebrekkige of foutieve data aangeleverd door de Klant: Inconsistenties, fouten of onvolledigheden in de data die door de Klant wordt aangeleverd voor de implementatie. Dit omvat het niet tijdig of correct aanleveren van bedrijfsgegevens, foutieve configuraties, of gegevens die onverenigbaar zijn met de vereisten van de software.

Tomfin BV zal redelijke inspanningen leveren om de Klant te ondersteunen binnen de overeengekomen dienstverlening, maar eventuele correcties of aanpassingen die het gevolg zijn van bovenstaande situaties zullen aanvullend worden gefactureerd op basis van de op dat moment geldende tarieven.

3.2 Consultancy

Adviezen verstrekt door Tomfin BV worden met zorg en naar beste vermogen gegeven, gebaseerd op de informatie die door de Klant is verstrekt en op de professionele expertise van Tomfin BV. Tomfin BV benadrukt echter dat:

• De Klant te allen tijde zelf verantwoordelijk is voor de interpretatie van de verstrekte adviezen en de daarop gebaseerde beslissingen of acties. Tomfin BV kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele directe, indirecte, of gevolgschade voortvloeiend uit beslissingen of handelingen die door de Klant zijn genomen op basis van de verstrekte adviezen.
• Adviezen van Tomfin BV worden verstrekt op basis van de huidige beschikbare informatie en inzichten en zijn mogelijk niet volledig of toepasbaar als deze gebaseerd zijn op onvolledige, foutieve of achterhaalde gegevens die door de Klant zijn aangeleverd.

Hoewel Tomfin BV streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening, kan geen garantie worden gegeven dat de adviezen altijd zullen leiden tot het gewenste resultaat.

De Klant wordt geadviseerd om de verstrekte adviezen te gebruiken als aanvullende ondersteuning bij het nemen van zakelijke beslissingen en, indien nodig, onafhankelijk advies in te winnen om de impact van die beslissingen verder te beoordelen.

3.3 Levering en onderhoud van softwarekoppelingen

Tomfin BV ontwikkelt, levert en onderhoudt softwarekoppelingen die bedoeld zijn om de werking tussen verschillende softwaretoepassingen te optimaliseren. De verantwoordelijkheid van Tomfin BV met betrekking tot deze softwarekoppelingen is als volgt gespecificeerd:

3.3.1 Compatibiliteit met software van derden

De werking van softwarekoppelingen is afhankelijk van de technische specificaties en architectuur van de software van derden. Tomfin BV garandeert compatibiliteit uitsluitend op het moment van oplevering, zoals vastgesteld in de overeengekomen specificaties.

3.3.2 Updates of wijzigingen door derden

Tomfin BV is niet aansprakelijk voor eventuele incompatibiliteit, storingen, of verminderde functionaliteit van de softwarekoppelingen die voortvloeien uit:

• Updates, wijzigingen, of upgrades uitgevoerd door derden zonder voorafgaande kennisgeving aan Tomfin BV.
• Veroudering of beëindiging van ondersteuning van de software waarop de koppeling gebaseerd is.
• Beperkingen in onderhoud

Tomfin BV levert onderhoudsdiensten voor de softwarekoppelingen zoals overeengekomen in een onderhoudsovereenkomst. Deze overeenkomst dekt uitsluitend de door Tomfin BV ontwikkelde koppelingen en omvat geen wijzigingen die buiten de controle van Tomfin BV vallen, zoals:

• Aanpassingen aan de hardware-infrastructuur.
• Netwerkconfiguraties of serverinstellingen van de Klant.

Tomfin BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor directe of indirecte schade veroorzaakt door incompatibiliteit, storingen, of beperkingen die voortvloeien uit de werking of wijzigingen in software en systemen van derden.

De Klant wordt geadviseerd om wijzigingen aan software of systemen van derden tijdig met Tomfin BV te bespreken om de continuïteit van de koppelingen te waarborgen.

3.4 Support en ondersteuning

Supportdiensten worden geleverd door Tomfin BV onder de voorwaarden van een schriftelijke supportovereenkomst of op regiebasis, zoals schriftelijk overeengekomen met de Klant. De verantwoordelijkheden en beperkingen van Tomfin BV met betrekking tot support zijn als volgt:

• Supportdiensten kunnen worden geleverd op basis van een vooraf afgesloten supportovereenkomst die de voorwaarden, omvang, en tarieven van de support vastlegt. In het geval van support op regiebasis wordt de Klant gefactureerd op basis van de daadwerkelijk geleverde uren tegen de geldende tarieven van Tomfin BV.
• Tomfin BV is niet verantwoordelijk voor het technisch onderhoud, updates, of upgrades van standaardsoftware die eigendom is van derden, zoals Exact Online of andere softwareleveranciers. Alle technische onderhoudsverplichtingen blijven bij de respectieve softwareleverancier.
• Tomfin BV biedt geen ondersteuning voor problemen die uitsluitend betrekking hebben op de basisfunctionaliteiten van standaardsoftware, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Klanten dienen zich hiervoor rechtstreeks tot de softwareleverancier te wenden.
• Tomfin BV zal redelijke inspanningen leveren om support te bieden en problemen op te lossen. Er wordt echter geen garantie gegeven dat een oplossing binnen een vooraf bepaald tijdsbestek wordt gerealiseerd.
• Support wordt uitsluitend verleend voor systemen, koppelingen, en configuraties die door Tomfin BV zijn geïmplementeerd of goedgekeurd.
• De Klant dient actuele, correcte en gedetailleerde informatie te verstrekken om een snelle en effectieve diagnose en oplossing mogelijk te maken.
• Problemen veroorzaakt door wijzigingen, configuraties of gebruik door de Klant of derden, buiten de controle van Tomfin BV, vallen niet onder de supportverplichtingen.
• Exclusies: deze Support dekt geen:

• Problemen veroorzaakt door foutief gebruik van de software door de Klant of diens medewerkers.
• Gebreken, bugs, of fouten in de software die afkomstig zijn van de softwareleverancier.
• Ondersteuning op maatwerk of koppelingen waarvoor geen onderhouds- of supportovereenkomst is afgesloten.
• Escalatie naar derden: Indien nodig, kan Tomfin BV assisteren bij het escaleren van problemen naar de softwareleverancier. Deze diensten worden uitgevoerd op regiebasis of binnen de voorwaarden van de supportovereenkomst.

De Klant wordt geadviseerd om een actuele supportovereenkomst af te sluiten om snelle en consistente ondersteuning te waarborgen.

3.5 Opleidingen

Tomfin BV biedt opleidingen en trainingen met betrekking tot software en aanverwante onderwerpen, zowel op locatie, online als via vooraf opgenomen materialen. De verantwoordelijkheden en beperkingen van Tomfin BV en de Klant in het kader van deze diensten zijn als volgt:

• Opleidingen worden verzorgd op basis van door Tomfin BV vastgestelde lesprogramma’s of op maat, zoals schriftelijk overeengekomen met de Klant.
• Opleidingsmaterialen worden uitsluitend geleverd voor intern gebruik binnen de organisatie van de Klant en mogen niet worden verspreid zonder schriftelijke toestemming van Tomfin BV.
• Tomfin BV streeft naar het leveren van kwalitatieve en relevante opleidingen, gebaseerd op de meest recente informatie en best practices.
• Tijdens de opleiding worden de functionaliteiten en mogelijkheden van de software uitgelegd. Tomfin BV is niet verantwoordelijk voor interpretaties of toepassingen die afwijken van de gegeven uitleg.
• Tomfin BV garandeert geen specifiek resultaat of succes bij de toepassing van de tijdens de opleiding opgedane kennis.
• De Klant is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de implementatie, toepassing en naleving van de opgedane kennis binnen zijn organisatie.
• Onvolledige of foutieve toepassing van de kennis door de Klant of diens medewerkers valt volledig buiten de verantwoordelijkheid van Tomfin BV.
• De Klant is verantwoordelijk voor de aanwezigheid en actieve deelname van de beoogde deelnemers tijdens de opleiding.
• De Klant dient zorg te dragen voor de praktische toepassing van de opgedane kennis en het implementeren hiervan in zijn organisatie.
• De Klant dient ervoor te zorgen dat de deelnemers beschikken over de relevante technische middelen en voorkennis om de opleiding optimaal te kunnen volgen.

Tomfin BV is niet verantwoordelijk voor:

• Gebrekkige of foutieve toepassing van de kennis door deelnemers of andere medewerkers van de Klant.
• Situaties waarbij de software onvoldoende aansluit bij de organisatorische behoeften als gevolg van onjuiste keuzes of implementatie door de Klant.
• Kosten of schade als gevolg van onjuist gebruik van software na deelname aan een opleiding.

Door het volgen van opleidingen bij Tomfin BV erkent de Klant dat de toepassing van de verstrekte kennis volledig op eigen verantwoordelijkheid geschiedt en dat Tomfin BV geen verdere verantwoordelijkheid draagt voor het gebruik hiervan.

4. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE KLANT

4.1 Verplichtingen van de Klant

4.1.1 De Klant is verantwoordelijk voor het creëren van de noodzakelijke voorwaarden om een succesvolle implementatie, ondersteuning en gebruik van de software en diensten te waarborgen. Deze verantwoordelijkheden omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

4.1.2 Tijdige en correcte aanlevering van data: De Klant dient alle relevante data, bestanden en andere benodigde informatie tijdig en in het afgesproken formaat aan te leveren. Tomfin BV kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of fouten die voortvloeien uit ontbrekende, foutieve of onvolledige data van de Klant.

4.1.3 Technische Infrastructuur: Het garanderen van een functionerende en geschikte technische infrastructuur, waaronder hardware, netwerken, besturingssystemen, en andere IT-middelen die vereist zijn voor de software en diensten. Eventuele storingen, beperkingen of tekortkomingen in deze infrastructuur vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de Klant.

4.1.4 Opleiding en kennis van medewerkers: De Klant is verantwoordelijk voor de technische en functionele opleiding van zijn medewerkers, zodat zij de software correct kunnen gebruiken. De Klant dient te zorgen dat medewerkers de nodige kennis en vaardigheden bezitten om de functionaliteiten van de software te begrijpen en correct toe te passen.

4.1.5 Benoemen van een projectleider en key-users: De Klant benoemt een projectleider en key-users die gedurende het project als aanspreekpunten fungeren voor Tomfin BV. De projectleider is gemachtigd om beslissingen te nemen namens de Klant. Key-users moeten voldoende tijd en middelen krijgen om hun taken uit te voeren, zoals beschreven in de implementatieovereenkomst.

4.2 Beperkingen van verantwoordelijkheid van Tomfin BV

Fouten, beperkingen of tekortkomingen veroorzaakt door de Klant vallen volledig onder zijn eigen verantwoordelijkheid. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

4.2.2 Foutieve of onvolledige data: Problemen die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige data, bestanden of andere informatie aangeleverd door de Klant.

4.2.3 Onvoldoende technische infrastructuur: Storingen, vertragingen of beperkingen veroorzaakt door ontoereikende hardware, netwerken, of andere infrastructuurcomponenten van de Klant.

4.2.4 Gebrek aan interne kennis of training: Problemen als gevolg van onvoldoende kennis, training of technische expertise bij medewerkers van de Klant.

Tomfin BV is niet verantwoordelijk voor eventuele schade, vertragingen of kosten die voortvloeien uit deze tekortkomingen.

5. TARIEVEN EN BETALINGEN

5.1 Alle tarieven zijn exclusief btw.

5.2 Jaarlijkse indexatie van tarieven
Onze tarieven worden jaarlijks op 1 januari aangepast op basis van de officiële gezondheidsindex van België, zoals gepubliceerd door Statbel. De aanpassing gebeurt volgens de volgende formule: het laatst geldende tarief wordt vermenigvuldigd met de ratio van de gezondheidsindex van de maand november van het voorgaande jaar ten opzichte van november van het jaar daarvoor.

De nieuwe tarieven worden automatisch toegepast op alle prestaties en facturen vanaf de indexatiedatum. De klant erkent en aanvaardt deze jaarlijkse aanpassing zonder dat hiervoor een afzonderlijke overeenkomst vereist is.

Indien de indexatie om uitzonderlijke economische redenen niet volstaat, behoudt Tomfin BV zich het recht voor om haar tarieven afzonderlijk te herzien. De klant wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

5.3 Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.

5.4 Bij niet-tijdige betaling heeft Tomfin BV recht op:

Rente van 2% per maand over het openstaande bedrag.
Een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van €50.

6. LEVERING EN AANVAARDING

6.1 Leveringen conform de implementatieovereenkomst

Alle leveringen door Tomfin BV geschieden in overeenstemming met de voorwaarden zoals vastgelegd in de implementatieovereenkomst. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

• Scope van de levering: De te leveren diensten en producten, waaronder standaardsoftware, maatwerksoftware en implementatieactiviteiten, worden specifiek omschreven in de implementatieovereenkomst. Eventuele wijzigingen of uitbreidingen van de overeengekomen leveringen dienen schriftelijk vastgelegd te worden via een wijzigingsaanvraag en goedgekeurd te worden door beide Partijen.
• Tijdsplanning: Leveringen geschieden volgens de planning opgenomen in de implementatieovereenkomst. Vertragingen die ontstaan door oorzaken buiten de controle van Tomfin BV, zoals late of onvolledige medewerking van de Klant, schorten de overeengekomen deadlines op.

6.2 Test- en aanvaardingsprocedure

Na voltooiing van een projectfase of een volledige implementatie volgt een procedure om de levering te testen en te aanvaarden, zoals hieronder gespecificeerd:

• Testprocedure: Na levering stelt Tomfin BV een testomgeving ter beschikking waarin de Klant de geleverde software en/of diensten kan testen op functionaliteit en conformiteit met de overeengekomen specificaties. De Klant dient binnen een termijn van 14 kalenderdagen schriftelijk te rapporteren over eventuele reproduceerbare fouten of afwijkingen ten opzichte van de specificaties.
• Aanvaardingsprocedure: Indien de Klant binnen de hierboven genoemde termijn geen schriftelijke bezwaren indient, wordt de levering geacht stilzwijgend te zijn aanvaard. Bij geconstateerde reproduceerbare fouten dient de Klant deze schriftelijk te melden, waarna Tomfin BV redelijke inspanningen zal leveren om deze binnen een overeengekomen termijn op te lossen. Na herstel van de gemelde fouten wordt de test- en aanvaardingsprocedure opnieuw doorlopen, met dien verstande dat de tweede en eventuele daaropvolgende testperiodes maximaal 7 kalenderdagen bedragen.
• Gevolgen van aanvaarding: Na formele of stilzwijgende aanvaarding kan de Klant geen verdere bezwaren maken met betrekking tot de geleverde diensten of producten, tenzij later geconstateerde fouten binnen de garantieperiode vallen.

6.3 Garantieperiode voor maatwerksoftware

6.3.1 Een garantieperiode van één (1) maand wordt toegekend voor reproduceerbare fouten in de geleverde maatwerksoftware. De voorwaarden van deze garantie zijn als volgt:

• Reproduceerbare fouten: Een fout wordt als reproduceerbaar beschouwd wanneer deze onder dezelfde omstandigheden consistent kan worden aangetoond en leidt tot een afwijking van de overeengekomen specificaties.
• Meldingsprocedure: Eventuele reproduceerbare fouten dienen schriftelijk te worden gemeld binnen de garantieperiode. De melding dient een duidelijke omschrijving van de fout en de omstandigheden waaronder deze optreedt te bevatten.
• Herstel van fouten: Tomfin BV zal redelijke inspanningen leveren om gemelde fouten te corrigeren binnen een redelijke termijn. Indien een fout niet kan worden hersteld, zal Tomfin BV in overleg met de Klant een alternatieve oplossing zoeken of een compensatie voorstellen, zoals opgenomen in de implementatieovereenkomst.

6.3.2 De garantie geldt niet voor fouten veroorzaakt door wijzigingen in de software door de Klant of derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tomfin BV, oneigenlijk gebruik van de software door de Klant, gebrekkige hardware, netwerken, of andere technische infrastructuur van de Klant, en interferentie met andere softwarepakketten of updates van standaardsoftware buiten de controle van Tomfin BV.

6.3.3 Na het verstrijken van de garantieperiode vervalt de verplichting van Tomfin BV om fouten kosteloos te herstellen. Eventuele verdere ondersteuning geschiedt op basis van een supportovereenkomst of in regie tegen de geldende tarieven.

7. AANSPRAKELIJKHEID

7.1 Uitsluiting van aansprakelijkheid

Tomfin BV sluit iedere vorm van aansprakelijkheid uit, voor zover wettelijk toegestaan, voor schade of verlies die direct of indirect voortvloeit uit of verband houdt met de volgende situaties:

7.1.1 Software van derden: Tomfin BV is niet aansprakelijk voor gebreken, bugs, fouten, beperkingen, of andere tekortkomingen in standaardsoftware die wordt geleverd door derden, waaronder maar niet beperkt tot Exact Software of andere leveranciers. De Klant erkent dat deze software onderhevig is aan de licentievoorwaarden en garantiebepalingen van de respectieve leveranciers.

7.1.2 Gebruik door de Klant: Tomfin BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door onjuist, onzorgvuldig of niet-toegelaten gebruik van de software door de Klant of haar werknemers, foutieve, gebrekkige of incomplete data die door de Klant is aangeleverd of verwerkt, en beslissingen die door de Klant zijn genomen op basis van door Tomfin BV verstrekte adviezen, documentatie of opleidingen.

7.1.3 Technische infrastructuur: Tomfin BV is niet verantwoordelijk voor storingen, vertragingen, of andere problemen die het gevolg zijn van defecte of ontoereikende hardware, netwerken, besturingssystemen of technische infrastructuur van de Klant.

7.1.4 Indirecte schade: Tomfin BV is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot winstderving, verlies van zakelijke kansen, verlies van gegevens of reputatieschade, en claims van derden tegen de Klant.

7.1.5 Overmacht: Tomfin BV is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door overmacht, waaronder begrepen maar niet beperkt tot natuurrampen, pandemieën, brand, stroomstoringen, internetonderbrekingen, of andere onvoorziene omstandigheden die buiten de controle van Tomfin BV vallen.

7.2 Beperking van aansprakelijkheid

Indien Tomfin BV, ondanks bovenstaande uitsluitingen, wettelijk aansprakelijk wordt geacht, is deze aansprakelijkheid als volgt beperkt:

7.2.1 Maximaal bedrag: De totale aansprakelijkheid van Tomfin BV is beperkt tot het bedrag dat door de Klant is betaald voor de diensten van Tomfin BV in de drie (3) kalendermaanden voorafgaand aan de schadevordering, met een absoluut maximum van €10.000 per schadegeval of reeks samenhangende schadegevallen.

7.2.2 Directe schade: Tomfin BV is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar en uitsluitend voortvloeit uit een toerekenbare tekortkoming van Tomfin BV. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: redelijke kosten om de prestatie van Tomfin BV alsnog aan de overeenkomst te laten voldoen, redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade, en redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen.

7.2.3 Tomfin BV is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, verlies van gegevens, verlies van goodwill, of schade voortvloeiend uit claims van derden.

7.3 Vrijwaring door de Klant

De Klant vrijwaart Tomfin BV tegen alle vorderingen, schade, kosten of aansprakelijkheden van derden die voortvloeien uit of verband houden met: het gebruik van de software, hardware, of diensten door de Klant in strijd met de overeenkomst, wettelijke voorschriften, of redelijke instructies van Tomfin BV, foutieve, gebrekkige of incomplete informatie aangeleverd door de Klant, en schade veroorzaakt door tekortkomingen in de technische infrastructuur van de Klant.

7.4 Overmacht

Tomfin BV is niet aansprakelijk voor enige tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen indien deze tekortkoming het gevolg is van overmacht, waaronder maar niet beperkt tot natuurrampen, overstromingen, aardbevingen, pandemieën of andere rampen, arbeidsconflicten, stakingen of lock-outs, zowel bij Tomfin BV als bij derden, storingen in telecommunicatie, internet, of elektriciteitsvoorzieningen buiten de controle van Tomfin BV, en beperkingen of vertragingen opgelegd door overheidsinstanties.

7.5 Voorwaarden voor aansprakelijkheidsstelling

Een vordering tot schadevergoeding dient schriftelijk te worden ingediend bij Tomfin BV en voorzien te zijn van een gedetailleerde omschrijving van de schade en de oorzaak daarvan, evenals bewijsstukken die aantonen dat de schade direct verband houdt met een toerekenbare tekortkoming van Tomfin BV. De vordering dient binnen dertig (30) dagen na het ontdekken van de schade te worden ingediend, bij gebreke waarvan elk recht op schadevergoeding vervalt.

8. GEHEIMHOUDING

8.1 Verplichting tot geheimhouding

8.1.1 Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie die zij tijdens de uitvoering van de overeenkomst verkrijgen en die rechtstreeks verband houdt met de samenwerking, strikt vertrouwelijk te behandelen en uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.

8.1.2 Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan: alle documenten, bestanden, templates, werkwijzen, methodologieën en andere gegevens verstrekt door Tomfin BV; alle bedrijfsinformatie, klantgegevens, technische specificaties en overige gegevens verstrekt door de Klant; alle informatie die als vertrouwelijk is aangeduid of redelijkerwijs als zodanig kan worden beschouwd.

8.1.3 De verplichting tot geheimhouding geldt niet voor informatie die reeds openbaar beschikbaar is zonder schending van deze overeenkomst, rechtmatig door een derde partij is verstrekt zonder verplichting tot geheimhouding, door een gerechtelijk bevel of wettelijke verplichting openbaar moet worden gemaakt, mits de verstrekkende partij voorafgaand schriftelijk wordt geïnformeerd, of door de ontvangende partij onafhankelijk en zonder gebruik van de vertrouwelijke informatie is ontwikkeld.

8.1.4 De geheimhoudingsverplichting blijft van kracht gedurende de looptijd van de overeenkomst en voor een periode van twee (2) jaar na beëindiging van de overeenkomst, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

8.2 Beperkingen op gebruik door de Klant

8.2.1 De Klant mag door Tomfin BV verstrekte bestanden, templates, werkwijzen en methodologieën uitsluitend gebruiken voor interne doeleinden binnen het kader van de overeenkomst. Het is strikt verboden deze materialen te kopiëren of te reproduceren, door te geven aan derden, inclusief maar niet beperkt tot leveranciers, klanten of partners, of te gebruiken voor commerciële doeleinden die buiten de overeenkomst vallen.

8.2.2 Alle verstrekte materialen blijven de intellectuele eigendom van Tomfin BV. Het verstrekken van deze materialen aan de Klant impliceert geen overdracht van eigendomsrechten.

8.2.3 De Klant dient alle ontvangen vertrouwelijke informatie en materialen te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of verspreiding en enkel toegankelijk te maken voor medewerkers die deze strikt nodig hebben voor de uitvoering van de overeenkomst.

8.3 Schadevergoeding bij schending

8.3.1 Bij schending van deze clausule door de Klant, inclusief het ongeoorloofd gebruik of verspreiding van vertrouwelijke bestanden, heeft Tomfin BV recht op een schadevergoeding ter hoogte van €25.000 per inbreuk, tenzij hogere schade kan worden aangetoond; directe stopzetting van de overeenkomst zonder enige restitutie van reeds betaalde bedragen.

8.3.2 Tomfin BV behoudt zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen tegen de Klant bij vermoedens van misbruik of schending.

9. BEËINDIGING

9.1 Gronden voor beëindiging

9.1.1 De overeenkomst kan door Tomfin BV of de Klant worden beëindigd in de volgende gevallen:

• Faillissement of insolventie van een partij: Indien een partij in staat van faillissement wordt verklaard, een procedure voor gerechtelijke reorganisatie aanvraagt of ondergaat, een regeling met schuldeisers treft of feitelijk niet langer in staat is haar verplichtingen na te komen.
• Overmacht: Indien een partij, als gevolg van een overmachtssituatie zoals natuurrampen, oorlog, stakingen, pandemieën of andere onvoorziene omstandigheden buiten haar controle, gedurende meer dan drie (3) maanden niet in staat is haar verplichtingen onder deze overeenkomst na te komen. De partij die getroffen wordt door overmacht dient de andere partij onmiddellijk schriftelijk te informeren, met vermelding van de verwachte duur en gevolgen van de situatie. Na een periode van drie (3) maanden heeft de andere partij het recht om de overeenkomst schriftelijk te beëindigen.
• Ernstige wanprestatie: Bij schending door een partij van wezenlijke verplichtingen onder de overeenkomst. Indien de schending niet wordt hersteld binnen dertig (30) dagen na schriftelijke ingebrekestelling door de andere partij.

9.1.2 Voorbeelden van ernstige wanprestatie door de Klant: Niet tijdig verstrekken van vereiste gegevens of middelen voor de uitvoering van de diensten, niet nakomen van betalingsverplichtingen binnen de overeengekomen termijnen, misbruik of ongeoorloofd gebruik van door Tomfin BV geleverde producten, diensten, of vertrouwelijke informatie.

9.1.3 Voorbeelden van ernstige wanprestatie door Tomfin BV: Herhaaldelijk niet leveren van overeengekomen diensten zonder geldige reden.

9.2 Gevolgen van voortijdige beëindiging door de Klant

9.2.1 Indien de Klant de overeenkomst voortijdig beëindigt, is deze verplicht alle kosten te vergoeden die Tomfin BV tot het moment van beëindiging heeft gemaakt. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, gepresteerde uren, voorbereidingskosten, projectmanagementkosten, en eventuele reeds aangeschafte materialen of softwarelicenties.

9.2.2 Tomfin BV is niet verplicht om verdere diensten of leveringen te verrichten na beëindiging.

9.2.3 Ongeacht het moment van beëindiging, is de Klant minimaal een bedrag verschuldigd gelijk aan 50% van de overeengekomen totale waarde van het project of contract, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

9.3 Procedure bij beëindiging

9.3.1 Beëindiging dient schriftelijk te geschieden met een opzegtermijn van minimaal veertien (14) dagen, tenzij onmiddellijke beëindiging vereist is wegens ernstige omstandigheden.

9.3.2 Indien van toepassing, dient de Klant alle door Tomfin BV verstrekte materialen, documentatie of softwarelicenties op eerste verzoek te retourneren of vernietigen, afhankelijk van de aanwijzingen van Tomfin BV.

9.3.3 In geen geval is Tomfin BV verplicht tot terugbetaling van reeds ontvangen bedragen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

10. SLOTBEPALINGEN

10.1 Toepasselijk recht

Op deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. Dit geldt voor alle aspecten van de uitvoering, interpretatie en eventuele geschillen met betrekking tot de overeenkomst, ongeacht het rechtsgebied.

10.2 Bevoegde rechtbank

Alle geschillen, vorderingen of verzoeken die voortvloeien uit of in verband met deze Algemene Voorwaarden, de uitvoering ervan, of de overeenkomst waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, zullen exclusief worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van Gent, België. De partijen doen hierbij afstand van hun recht om het geschil voor een andere rechtbank voor te leggen.

10.3 Kennisneming en aanvaarding van de Algemene Voorwaarden

De Klant verklaart kennis te hebben genomen van deze Algemene Voorwaarden en aanvaardt deze volledig door het aangaan van de overeenkomst of door het plaatsen van een bestelling bij Tomfin BV. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen en uitdrukkelijk bevestigd door Tomfin BV, worden de Algemene Voorwaarden van Tomfin BV geacht de enige geldige voorwaarden te zijn. De Klant verzaakt hierbij aan de toepassing van zijn eigen algemene voorwaarden, zelfs indien deze door hem zijn meegezonden bij de bestelling.

10.4 Leveringstermijn

De opgegeven leveringstermijnen zijn indicatief en niet bindend, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen. Tomfin BV zal haar best doen om de levering binnen de aangegeven termijn te realiseren, maar is niet aansprakelijk voor vertragingen. De Klant kan geen schadevergoeding eisen en geen verbreking of ontbinding van de overeenkomst verlangen als de opgegeven termijnen niet worden gehaald. De Klant erkent dat de leveringen mogelijk in gedeelten kunnen plaatsvinden.

10.5 Beschikbaarheid van materialen

De op offertes vermelde materialen zijn onder voorbehoud van beschikbaarheid op het moment van de bestelling. De vermelde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

10.6 Klachten

Elke klacht betreffende de geleverde diensten, goederen of software moet binnen acht (8) dagen na ontvangst van de factuur schriftelijk (per aangetekend schrijven) aan Tomfin BV worden gemeld. Indien de klacht niet tijdig is ingediend, wordt deze als nietig en onbestaande beschouwd. De Klant is verplicht de geleverde goederen of software, indien deze defecten vertonen, te bewaren en deze aan Tomfin BV ter inspectie aan te bieden. Het is de Klant niet toegestaan de goederen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tomfin BV terug te zenden of te herstellen. Alle extra kosten voor spoedverzending komen voor rekening van de Klant.

10.7 Betalingsvoorwaarden

Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, dienen alle facturen binnen veertien (14) dagen na ontvangst van de factuur volledig en netto te worden betaald. Bij niet-betaling van enige factuur op de vervaldatum, worden alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar, ongeacht hun vervaldatum.

10.8 Wanbetaling en schadevergoeding

In geval van wanbetaling is het openstaande saldo onmiddellijk verschuldigd en wordt van rechtswege een rente van 2% per maand in rekening gebracht, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur. Daarnaast heeft Tomfin BV het recht om een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het verschuldigde saldo in rekening te brengen, met een minimum van €50. De betaling van deze schadevergoeding staat los van de rente en de opeisbaarheid van het verschuldigde bedrag.

10.9 Eigendom van geleverde goederen en software

In afwijking van artikel 1583 BW blijft Tomfin BV eigenaar van de geleverde goederen, software en materialen tot de volledige betaling van de hoofdsom, rente en schadevergoeding. Tomfin BV heeft het recht om de geleverde goederen of software op elk moment terug te nemen of te deactiveren, waar deze zich ook bevinden. De Klant verleent hierbij aan Tomfin BV het recht om op diens terreinen binnen te treden en de geleverde goederen of software in beslag te nemen.

10.10 Taal van de Algemene Voorwaarden

Het feit dat de Klant de Algemene Voorwaarden niet in zijn moedertaal heeft ontvangen, ontslaat hem niet van de toepasselijkheid van deze voorwaarden. De Klant wordt geacht kennis te hebben genomen van de voorwaarden zoals ze zijn opgesteld door Tomfin BV, ongeacht de taal.

10.11 Toepassing Belgisch recht en bevoegde rechtbanken

Op deze overeenkomst en de Algemene Voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die ontstaan uit deze overeenkomst kunnen uitsluitend worden beslecht door de rechtbanken van Gent, België, zonder dat andere rechtbanken bevoegd kunnen worden geacht.

Deze Algemene Voorwaarden zijn voor het laatst bijgewerkt op 6 december 2024.