Facturen goedkeuren in Exact Online: alles wat je moet weten
Het efficiënt beheren van inkoopfacturen is essentieel voor een goedlopende administratie. In Exact Online kun je via het tabblad Facturen goedkeuren je goedkeuringsprocessen volledig instellen en beheren. Hier lees je alles over de mogelijkheden en hoe je deze instelt.
Instellingen voor facturen goedkeuren
Om het tabblad Facturen goedkeuren te gebruiken, ga je naar Administratienaam > Instellingen > Tabblad Facturen goedkeuren. Hier definieer je jouw voorkeuren voor het goedkeuringsproces. Je hebt de rol Rechten toekennen nodig om deze functie in of uit te schakelen.
Belangrijkste functies
1. Goedkeuring inkoopfacturen inschakelen
Activeer deze functie als je wilt dat inkoopfacturen goedgekeurd moeten worden voordat ze betaald kunnen worden. Zorg ervoor dat minstens één gebruiker het recht heeft om facturen goed te keuren.
2. Goedkeurders toewijzen
Via de hyperlink Stamgegevens kun je gebruikers selecteren die facturen mogen goedkeuren. Gebruikers hebben hiervoor toegang nodig tot inkoopdocumenten en openstaande posten.
3. Specifieke facturen goedkeuren
Kies welke facturen je wilt laten goedkeuren:
- Alle inkoopfacturen
- Facturen met betalingswijze ‘Op krediet’
- Facturen ontvangen via Peppol
Geavanceerde opties
1. Goedkeurderslimieten
Stel per goedkeurder een limiet in, zodat alleen facturen binnen dat bedrag goedgekeurd kunnen worden. Is het bedrag hoger? Dan gaat de factuur automatisch naar een goedkeurder met een hogere limiet.
2. Standaardgoedkeurder per leverancier
De eerste goedkeurder die aan een leverancier wordt toegewezen, wordt automatisch de standaardgoedkeurder. Je kunt dit later aanpassen via het tabblad Facturen goedkeuren.
3. Automatisch goedkeuren voor vaste leveranciers
Voor leveranciers die regelmatig dezelfde facturen sturen, kun je automatische goedkeuring inschakelen. Stel hierbij een limiet in om te voorkomen dat te hoge bedragen automatisch goedgekeurd worden.
4. Standaardgoedkeurder per kostenplaats
Voeg standaardgoedkeurders toe per kostenplaats. Dit kan via het overzicht van kostenplaatsen of de onderhoudspagina.
5. Opeenvolgende goedkeuring
Maak een goedkeuringsflow waarin leveranciers, kostenplaatsen en goedkeurders in stappen worden gekoppeld. Iedere flow moet uniek zijn en kan volledig naar wens worden ingericht.
Praktische voordelen
Met deze uitgebreide mogelijkheden kun je je goedkeuringsprocessen volledig automatiseren en personaliseren, waardoor je tijd bespaart en fouten voorkomt. Je behoudt altijd controle over betalingen, terwijl je processen soepel blijven verlopen.
