Wat is datakwaliteit en waarom is het zo belangrijk in Exact Online?

“In een digitale wereld waarin gegevens steeds meer bepalen hoe vlot je bedrijf werkt, is het cruciaal om je data op orde te hebben.”

Datakwaliteit betekent dat de informatie in je systeem correct, volledig en actueel is. Denk bijvoorbeeld aan klant- en leveranciersgegevens zoals adressen, btw-nummers, telefoonnummers en bankrekeningen.

Wanneer die gegevens niet kloppen of onvolledig zijn, merk je dat vaak pas bij dagelijkse processen. Een factuur wordt niet goed herkend, een betaling wordt fout toegewezen of je rapporten kloppen niet. Fouten in je data zorgen dus niet alleen voor frustratie, maar kunnen ook leiden tot vertragingen, misgelopen inkomsten of extra werk om problemen recht te zetten.

Voor bedrijven die Exact Online gebruiken, is datakwaliteit een stevige basis. Goede gegevens zorgen er namelijk voor dat herkenning van relaties bij afpunten met CODA-bestanden veel beter werkt, dat leveranciers sneller gekoppeld worden bij inkomende facturen, en dat je verkoopfacturen altijd de juiste info bevatten.

De nieuwe functie ‘Datakwaliteit verbeteren’ in Exact Online

Exact Online heeft in juli 2024 een handige functie toegevoegd waarmee je eenvoudig je relatiegegevens kunt opschonen en verbeteren. Deze functie heet “Datakwaliteit verbeteren”. Je vindt ze terug in de relatiekaarten van klanten en leveranciers.

Vanuit deze pagina kun je stap voor stap controleren of je gegevens volledig en correct zijn. Zo kan je fouten en onduidelijkheden in je administratie vermijden.

Hoe werkt het in de praktijk?

Je kan de functie openen via:

• Relaties > Klanten > Klanten > Datakwaliteit verbeteren

• Relaties > Leveranciers > Leveranciers > Datakwaliteit verbeteren

Daarna krijg je drie mogelijkheden om je data te verbeteren:

1. Aanvullen

Exact Online vergelijkt je gegevens met officiële bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Ontbreekt er iets of is iets verouderd, dan krijg je een voorstel om dat aan te vullen of te actualiseren. Je beslist zelf of je deze suggesties aanvaardt.

2. Samenvoegen

Heb je per ongeluk een klant of leverancier dubbel aangemaakt? Dan kun je de dubbele relaties samenvoegen tot één duidelijke fiche. Zo vermijd je verwarring en dubbele posten.

3. Handmatig aanvullen

Soms ontbreken gegevens die niet automatisch opzoekbaar zijn, zoals een contactpersoon of specifiek e-mailadres. Met de zoekfunctie vul je deze gegevens makkelijk zelf aan.

Waarom is dit zo belangrijk voor herkenning en efficiëntie?

Hoe beter je gegevens, hoe meer je uit Exact Online haalt. Bijvoorbeeld:

• Automatische herkenning van leveranciers bij facturen
  Als een inkomende factuur binnenkomt (bijvoorbeeld via de scanservice of Peppol), herkent Exact Online de leverancier op basis van btw-nummer en adresgegevens. Foutieve of onvolledige data zorgen ervoor dat je zelf alles moet koppelen of corrigeren.

• Sneller afpunten van betalingen
  Bij CODA-bestanden (je digitale bankafschriften) zoekt Exact automatisch de juiste klant of leverancier op basis van naam en rekeningnummer. Goede data betekent dat je veel minder handmatig hoeft te matchen.

• Betrouwbare rapporten en btw-aangiftes
  Correcte stamgegevens zorgen voor foutloze rapportering en een vlotte btw-aangifte, zonder verrassingen.

Hoe kan Tomfin je hierbij helpen?

Als ervaren implementatiepartner ondersteunt Tomfin je graag bij het opzetten en onderhouden van een kwaliteitsvolle administratie in Exact Online. We helpen je niet alleen bij de technische kant, maar ook bij het trainen van je team en het inrichten van duidelijke processen.