Optimaliseer je klant- en leveranciersgegevens met Exact Online
In de snel evoluerende wereld van boekhoudsoftware en ERP-systemen speelt datakwaliteit een cruciale rol. Voor bedrijven die gebruik maken van Exact Online, is het beheren en optimaliseren van klant- en leveranciersgegevens essentieel om bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen. Met de nieuwe functie “Datakwaliteit verbeteren“, die in juli 2024 is toegevoegd, biedt Exact Online een krachtige tool om de kwaliteit van je stamgegevens te verbeteren en zo je dagelijkse operaties te optimaliseren.
Wat is datakwaliteit en waarom is het belangrijk?
Datakwaliteit verwijst naar de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van de gegevens die binnen je organisatie worden beheerd. In de context van Exact Online zijn nette gegevens van cruciaal belang. Ze vormen de basis voor betrouwbare rapportages, accurate facturatie en een efficiënt debiteuren- en crediteurenbeheer. Wanneer de gegevens niet op orde zijn, kan dit leiden tot fouten, vertragingen en zelfs financiële verliezen.
Nieuwe functie in Exact Online
Met de nieuwe functie “Datakwaliteit verbeteren” in Exact Online krijg je de mogelijkheid om de gegevens van je relaties, zowel klanten als leveranciers, eenvoudig te optimaliseren. Via de nieuwe pagina’s die beschikbaar zijn vanuit de relatiekaarten van Klanten en Leveranciers, kun je gericht acties ondernemen om je datakwaliteit te verhogen.
Hoe gebruik ik dit?
De nieuwe functie is eenvoudig toegankelijk. Ga naar Relaties > Klanten > Klanten > Datakwaliteit verbeteren of Relaties > Leveranciers > Leveranciers > Datakwaliteit verbeteren. Vanaf deze pagina’s kun je direct aan de slag met het verbeteren van de gegevens van je relaties.
De functie biedt drie methoden om je relatiegegevens te verbeteren:
- Aanvullen: Op deze pagina krijg je suggesties voor gegevens die je kunt aanvullen. Dit kan variëren van ontbrekende contactgegevens tot het bijwerken van verouderde informatie. Exact controleert de gegevens bij de KBO en stelt voor hoe de gegevens verbeterd kunnen worden. Je hebt de keuze om deze voorstellen te accepteren of te negeren.
- Samenvoegen: Soms kunnen dubbele relaties in je systeem terechtkomen, wat verwarring en fouten kan veroorzaken. Deze functie identificeert mogelijke duplicaten, die je kunt samenvoegen om je gegevens schoon en georganiseerd te houden.
- Handmatig aanvullen: Voor relaties met incomplete gegevens, zoals een ontbrekende naam of locatie, biedt deze functie een zoekfunctie om de ontbrekende informatie eenvoudig in te vullen.
Wat zijn de voordelen?
Het gebruik van deze nieuwe functie heeft directe voordelen:
- Betrouwbare gegevens: Met up-to-date en complete gegevens kun je vertrouwen op je systeem voor nauwkeurige rapportages en analyses. Ook voor verkoopfacturen is het belangrijk om de juiste adressen en btw-nummers te gebruiken.
- Efficiëntere processen: Minder tijd kwijt aan het corrigeren van fouten betekent dat je meer tijd kunt besteden aan waardevolle bedrijfsactiviteiten.
- Verbeterde relatieherkenning: De Scanservice, de automatische factuurherkenning van Exact Online, werkt beter wanneer de stamgegevens van hoge kwaliteit zijn.
Conclusie
Investeren in datakwaliteit is investeren in de toekomst van je bedrijf. Door gebruik te maken van deze gratis nieuwe functie in Exact Online zorg je ervoor dat je gegevens accuraat, up-to-date en consistent zijn.
Heb je nog vragen over dit topic?
Aarzel niet om ons te contacteren op +32 479 17 17 27 of via support@tomfin.be.
