Klanten kunnen vanaf nu snel offertes definitief maken door ze per e-mail af te tekenen. Dankzij deze nieuwe functie kunnen ze de bijgevoegde documenten accepteren en digitaal ondertekenen.

Aftekenen per e-mail inschakelen

Als je een offerte verstuurt, kun je vanaf nu de knop E-mail met aftekening gebruiken. Als je op deze knop klikt, zie je de pagina E-mailofferte met online aftekening, waar je na het invullen uit twee extra opties kunt kiezen.

De opties zijn als volgt:

• Klanten toestaan om bestelnummer in te voeren: met deze optie kunnen klanten direct hun eigen bestelnummer invoeren wanneer ze de offerte accepteren.

• Acceptatie van bijgevoegde documenten verplicht stellen: met deze optie moet je klant naast de offerte ook verplicht de bijgevoegde documenten accepteren.

Lees meer over offertes e-mailen en afdrukken.

E-mail versturen als een offerte wordt geaccepteerd of verworpen

Je kunt een e-mail versturen als een offerte wordt geaccepteerd of verworpen. Kies hiervoor een van deze opties:

• Verstuur een e-mail wanneer de offerte wordt geaccepteerd
• Verstuur een e-mail wanneer de offerte wordt afgewezen

Lees meer over offertes verwerken, accepteren, verwerpen of herzien.

Status

Nadat de offerte ter aftekening is verzonden, kun je op de pagina Overzicht | Offertes de status van de offerte volgen. De offerte kan dan een van de volgende statussen hebben:

• In afwachting van online acceptatie: klik op de status om meer details van de offerte te bekijken, zoals de omschrijving, het bestelnummer en de handtekening.
• Geaccepteerd, maar er is een fout opgetreden tijdens het verwerken: klik op de link om de fout in de offerte te bekijken. Je kunt ook de details van de offerte wijzigen en de offerte handmatig accepteren door op Accepteren te klikken.

Houd er rekening mee dat wanneer je handmatig een offerte accepteert, de link in de e-mail ter aftekening vervalt. Dit gebeurt ook wanneer je een offerte met de status In afwachting van online acceptatie verwerpt. Zo voorkom je dat de klant niet nóg eens de offerte accepteert.

Je kunt ook offertes filteren op status.

Overzicht Samenwerking

Je kunt op de pagina Overzicht | Samenwerking op de hoogte blijven van het samenwerkingsverzoek voor de offerte. Ga hiervoor naar Projecten > Tijd- en kosteninvoer > Goedkeuring > Samenwerking.

Hier zie je onder andere de datum waarop de offerte is verstuurd en de vervaldatum. Ook zie je welke actie de klant moet ondernemen, zoals de offerte aftekenen of afwijzen.

Offerte aftekenen

Als de klant op de link in de e-mail klikt om de offerte af te tekenen, wordt de pagina Offerte met online goedkeuring geopend. Hier kan de klant de gegevens van de offerte bekijken, zoals het offertenummer, de contactpersoon en de omschrijving. Om de offerte af te tekenen, zet de klant een digitale handtekening en moet de klant ondertekenen en de inhoud van de bijlagen accepteren.

Lees meer over offertes verwerken, accepteren, verwerpen of herzien.