Bij velen gebeurt het facturatieproces momenteel nog via Word, Excel of pdf, of soms gewoon op papier. Manueel factureren is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig en simpelweg niet meer van deze tijd. En dat terwijl er talloze opties zijn om het facturatieproces te automatiseren én die kostenefficiënter zijn.

Maar het hoeft niet noodzakelijk een revolutie te betekenen.

Je facturatieproces digitaliseren kan in verschillende stappen én heeft heel wat voordelen, zoals…

Digitaal factureren…

Is sneller.

Je gegevens zijn met een klik beschikbaar in het programma en je hoeft niks over te tikken. Je kan terugkerende facturen automatiseren of linken instellen zodat het meeste werk door het softwaresysteem gebeurt.

Is minder foutgevoelig.

Minder manuele handelingen zorgen voor een kleinere foutmarge. Met de meeste systemen kan je heel wat manuele handelingen automatiseren. Bovendien zijn er allerlei controles die je helpen om minder fouten te maken.

Is professioneel.

Digitale facturen zien er een stuk professioneler uit dan een factuur in Excel. Bovendien kan je je factuurprogramma ook als CRM-software gebruiken om bijvoorbeeld notities bij te houden omtrent de levering of betaling. Met een goed CRM-systeem straal je professionaliteit uit naar de klant, doordat je op de hoogte bent van alle relevante informatie.

Is veiliger.

Met digitaal factureren, en met name e-invoicing, voorkomt factuurfraude. Als je je facturen verstuurt via Peppol ben je zeker dat ze goed terechtkomen bij de klant en niet onderschept worden door fraudeurs.

Kortom, je factuurproces digitaliseren zal je naast tijd ook een hoop miscommunicatie, rechtzetten van fouten of dubbele manuele handelingen besparen.

De verschillende vormen van digitaal factureren

Niet iedereen kiest ervoor om meteen all-the-way te gaan met digitaliseren. Je kan dit gefaseerd aanpakken, of een niveau kiezen dat past binnen de cultuur van je onderneming. We lijsten hieronder de mogelijkheden op. 

Digitaal facturen versturen

Je factuur opmaken in Word of Excel en via e-mail versturen is in principe ook een vorm van digitaal factureren. Al is hier het nadeel dat de klant je factuur kan aanpassen en dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Factureren met facturatiesoftware

Er zijn tegenwoordig heel wat facturatieprogramma’s waarmee je eenvoudig een factuur kan maken en digitaal versturen naar de klant. Dat kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld zelfstandige in bijberoep bent en weinig functionaliteit daarrond nodig hebt. Je bezorgt je facturen aan de boekhouder en hij doet de verdere verwerking ervan.

Factureren met een boekhoudprogramma

In een boekhoudprogramma heb je naast het opmaken van facturen ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld activa te beheren, boekingen uit te voeren, automatisch een btw-aangifte te maken, … Los van de boekhoudkundige functionaliteit heb je bij dit soort programma’s vaak een handige CRM-functie. Er bestaan daarnaast ook boekhoudprogramma’s die boekhouding en ERP of project management software integreren. De mogelijkheden zijn divers, dus er is voor elk wat wils.

Digitale facturen

Digitale facturen zijn facturen die je digitaal – zijnde via een pc of smartphone – kan openen. Voor het verwerken hiervan heb je nog steeds een manuele tussenkomst nodig, of OCR-software. Dit wordt ook wel tekstherkenning genoemd. Deze software herkent de tekst die op de factuur staat en vult zo de velden van het programma in.

E-invoicing

Het kan echter eenvoudiger. Met e-facturen (of elektronische facturen) sla je de stappen van uploaden, herkennen en invullen over. Je verstuurt als het ware een bestand met code dat onmiddellijk gelezen wordt door de boekhoudsoftware. Deze bestanden worden meestal in UBL-formaat (XML) verstuurd. Een UBL-factuur en e-factuur zijn in principe synoniemen.

Je kan e-facturen versturen via e-mail of via een platform. Via e-mail wordt dit vaak naar de digitale brievenbus van een bedrijf gestuurd, waardoor het onmiddellijk in de boekhouding terechtkomt zonder menselijke tussenkomst. Via een platform, zoals Peppol, ben je echter zeker dat de factuur rechtstreeks terechtkomt bij de klant, zonder dat het onderschept kan worden door fraudeurs. Via e-mail heb je deze veiligheid vaak niet.

Peppol

Peppol is een platform waarmee overheden en bedrijven elektronische gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Dit gebeurt niet alleen snel, maar ook veilig. In boekhoudprogramma’s, zoals Exact Online, zit deze functionaliteit reeds ingebouwd waardoor je er gratis gebruik van kan maken met een eenvoudige registratieprocedure.

Overtuigd om je factuurproces (verder) te digitaliseren, maar weet je niet waar begonnen?

We helpen je graag op weg.

Aarzel niet ons te contacteren via support@tomfin.be of +32 92 93 01 29.