Weet je niet goed waar al het geld naartoe gaat, blijf je eindeloos rekenen met spreadsheets of vraag je je af waarom de winst toch kleiner blijkt te zijn dan verwacht? Dan kan het voeren van een analytische boekhouding je waarschijnlijk helpen. Een analytische boekhouding is het hulpmiddel bij uitstek voor ondernemingen die meer inzicht willen in de verschillende bedrijfsprocessen.

In dit artikel lees je …

• Waarom een analytische boekhouding interessant is
• Wat een analytische boekhouding en analytische assen zijn
• Hoe je een analytische boekhouding kunt implementeren

Het waarom van een analytische boekhouding

Als zaakvoerder krijg je hiermee meer duidelijkheid over de winstgevendheid van bijvoorbeeld een product, dienst of entiteit. Met analytische assen kan je haarfijne kostenanalyses uitvoeren, de omzet gedetailleerd analyseren of in kaart brengen waar nog terrein te winnen valt. Ze geven je de kans om problemen en opportuniteiten vroeg op te sporen en erop in te spelen.

Een analytische boekhouding ondersteunt de analytische reporting naar het management en geeft inzicht in de winstgevende posten van een bedrijf. Wanneer deze goed geïmplementeerd wordt, zal deze geen extra tijd van het administratief personeel vragen en een hoop inzichten bieden. Zo kan je beter onderbouwde beslissingen maken in plaats van af te varen op je buikgevoel. Een analytische boekhouding dient als kompas in je bedrijf.

Wat is een analytische boekhouding?

Er bestaan 2 soorten boekhoudingen: een algemene en een analytische. De algemene boekhouding is verplicht en is zichtbaar voor de buitenwereld via de jaarrekening. Ze geeft de financiële toestand van een bedrijf weer en is bedoeld voor extern gebruik. Een analytische boekhouding daarentegen is niet verplicht, maar wel zeer interessant. Ze is gebaseerd op de algemene boekhouding en is bedoeld voor intern gebruik. Dat betekent dat ze niet zichtbaar is voor de buitenwereld, ideaal wanneer je deze gebruikt om strategische beslissingen te nemen.

Ter illustratie, stel dat je een autohandelaar bent, zal de verkoop van alle wagens samen zichtbaar zijn via de omzetrekening op je jaarrekening. Via de analytische boekhouding kan je naast dit globale resultaat, het resultaat uitsplitsen in een specifieke P&L per merk, per kleur of per type wagen. Hieruit kan je afleiden welk merk het best verkoopt, op welke types je het meeste winstmarge hebt en of je het komende jaar vooral moet investeren in blauwe of in grijze wagens.

Wat zijn analytische assen?

Analytische assen zijn de niveaus waarin je je boekhoudgegevens wil opdelen. Je gaat als het ware kosten en opbrengsten bundelen in bepaalde categorieën, los van de bestaande grootboekrekeningen, artikelgroepen of classificaties. Enkele voorbeelden van veelgebruikte analytische assen zijn:

• Product
• Assortiment
• Dienstenaanbod
• Afdeling
• Winkel
• Geografische zone
• Business unit

Elke analytische as heeft een aantal elementen. Dit zijn de uiteindelijke posten die je in kaart wil brengen, de KPI’s waarop je je bedrijfsstrategie baseert. Kortom, wat wil je heel graag weten als bedrijfsleider? Waar breek je nu vaak je hoofd over of moet je talloze spreadsheets voor combineren?

Stel dat je graag wil weten of blauwe auto’s van merk A meer winst opleveren dan grijze auto’s van merk B. In bovenstaande voorbeeld zijn de analytische assen het merk, kleur en type. De elementen van deze assen zijn daarbij bijvoorbeeld wit, rood, blauw, grijs of zwart. Je kan analytische assen dan combineren. Dit kan je vergelijken met het maken van een pivottabel in Excel. Met een analytische boekhouding kan je dit automatiseren en met één klik uit je boekhouding halen.

Hoe richt je een analytische boekhouding in?

Het opzetten van een analytische boekhouding vraagt vooral meer denkwerk van configuratie.

Een eerste, en meteen de meest uitgebreide, stap is het definiëren van de analytische assen. Wat wil je uit je boekhouding halen? Wat heb je nodig om goede beslissingen te kunnen maken? Welke zaken moet je weten om volgend jaar de juiste investeringen te kunnen doen? Welke verliesposten heb je momenteel en hoe zou je die zichtbaar kunnen maken? Werk de elementen van de analytische assen uit met een code + omschrijving en vermijd hierbij vaagheden (wanneer gebruik je welk element?).

Het uitdokteren van de analytische assen die je nodig hebt om voldoende inzichten uit je boekhouding te halen en tegelijkertijd jezelf niet te verliezen in details kan uitdagend zijn. Soms is een helicopterview van een expert hierbij erg handig. Iemand die je met je meedenkt om maximale inzichten uit je boekhouding te halen met minimale moeite, kan je een hoop geld opleveren.

Ten tweede moet je gaan nadenken welke tools je hiervoor wil gebruiken. Enerzijds is er het boekhoudprogramma dat voldoende analytische assen beschikbaar moet hebben om jouw plannen uit te werken. Binnen je boekhoudsoftware heb je waarschijnlijk al wat mogelijkheden om je analytische gegevens te raadplegen. Vaak is een externe rapportagetool handig om deze gegevens visueel te maken of verder uit te diepen.

Exact Online biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om met analytische assen, zoals kostenplaatsen, kostendragers en projecten te werken en te integreren met rapportagetools, zoals Emasphere, BrightAnalytics of Silverfin.

Wil je graag hulp bij het opmaken van een analytische boekhouding? Bij Tomfin denken we graag met je mee!

Contacteer ons via info@tomfin.be of bel ons op +32 92 93 01 29.