Consultancy bij uw Exact Online implementatie
Onze Exact Online consultants helpen u bij de voorbereiding, inrichting en opvolging nadien.
Een Exact Online-implementatie vraagt verschillende inhoudelijke keuzes en afstemming.
Hoe bouwt u de administratie op? Welke gegevens neemt u mee? Welke processen moeten in Exact Online worden ondersteund? Hoe richt u rapportering, instellingen en koppelingen correct in?
Onze consultants helpen u om die set-up vooraf goed voor te bereiden en vertalen ze naar een systeem dat nu en in de toekomst optimaal werkt. U krijgt daarbij een vast aanspreekpunt dat uw dossier kent en het traject inhoudelijk opvolgt.
Begeleiding
Begeleiding bij de implementatie
Exact Online biedt veel mogelijkheden, maar de software bepaalt niet automatisch hoe uw administratie het best wordt ingericht. Die keuzes hangen af van uw boekhouding, interne processen, rapportering, gebruikers en andere systemen waarmee u werkt.
Wij brengen die elementen samen en helpen beslissen hoe Exact Online optimaal wordt opgezet.
Daardoor hoeft u intern niet zelf uit te zoeken welke instelling waarvoor dient of welke gevolgen een keuze later kan hebben.
Consult
Waarmee wij het verschil maken
Onze rol ligt op het snijpunt van boekhouding, bedrijfsprocessen en software-inrichting. Daardoor kijken we niet alleen naar wat technisch mogelijk is, maar vooral naar hoe Exact Online binnen uw onderneming moet functioneren.
Vast aanspreekpunt
Uw consultant kent de afspraken, de gekozen structuur en de achtergrond van uw dossier. Bij een vraag hoeft u daardoor niet telkens opnieuw uit te leggen hoe uw omgeving is opgebouwd.
Praktijkgerichte set-up
We vertrekken vanuit de manier waarop medewerkers werkelijk werken. De configuratie moet boekhoudkundig correct zijn én werkbaar blijven bij dagelijkse invoer, controles en rapportering.
Pro-actieve inrichting
We bekijken nummeringen, masterdata, gebruikers, rapportering en koppelingen voordat ze structureel worden gebruikt. Problemen die voorspelbaar zijn, proberen we tijdens de voorbereiding al uit te sluiten.
Medewerkers zelfredzaam opleiden
Uw Exact Online-omgeving blijft van uw onderneming. We leggen uit waarom bepaalde keuzes aan te raden zijn en leren medewerkers ermee werken, zodat u voor de dagelijkse werking niet afhankelijk blijft van een consultant.
Expertise
Exact Online inrichten vraagt meer dan boekhoudkennis
Een administratie kan boekhoudkundig correct zijn en toch onpraktisch zijn ingericht. Daarom combineren onze consultants kennis van boekhouding met diepgaande kennis van Exact Online en ervaring met bedrijfsprocessen. We begrijpen wat een instelling technisch doet, welke gevolgen ze heeft voor de financiële verwerking en hoe medewerkers er in de dagelijkse praktijk mee moeten werken.
Die combinatie is vooral belangrijk bij omgevingen met meerdere gebruikers, voorraad, projecten, productie, rapportering of koppelingen. Daar hangen keuzes sterk met elkaar samen en is achteraf corrigeren vaak veel lastiger dan vooraf goed inrichten.
Focus
Exact Online is onze dagelijkse expertise
Tomfin specialiseert zich bewust in Exact Online. Onze consultants werken dagelijks met implementaties, migraties, configuratie, opleiding en optimalisatie binnen Exact Online.
Daardoor bouwen we kennis op die verder gaat dan één project of één type onderneming. Die ervaring nemen we mee naar elk nieuw dossier. U hoeft daardoor niet samen met ons uit te zoeken hoe een functionaliteit werkt. We kunnen sneller beoordelen welke aanpak geschikt is en welke keuzes later gevolgen kunnen hebben.
Ook wanneer er technisch complexere vragen ontstaan, kunnen we terugvallen op onze ervaring met eerdere projecten en onze contacten binnen het Exact Online-ecosysteem.
jaar ervaring met Exact
implementaties
%
focus op Exact Online
Stakeholders
Eén schakel tussen uw bedrijf en de betrokken partners
Een Exact Online-implementatie raakt verschillende disciplines tegelijk. Management wil betrouwbare informatie en controle, finance wil vlot kunnen werken, de accountant verwacht een correcte boekhoudkundige structuur en IT kijkt naar veiligheid, toegang en koppelingen.
Onze consultants begrijpen elk van die invalshoeken en brengen ze samen in één inrichting. Daardoor hoeft uw onderneming niet zelf voortdurend tussen verschillende specialisten te vertalen en worden keuzes afgestemd vóór ze in Exact Online worden vastgelegd.
Accountant
De accountant verwacht een correcte financiële structuur, betrouwbare boekingen en voldoende informatie voor btw, afsluiting en controles.
We stemmen waar nodig rechtstreeks af over het rekeningschema, dagboeken, btw-verwerking, beginbalans, activa en andere boekhoudkundige keuzes. Zo sluit de interne administratie aan op de verwachtingen van de accountant, terwijl de klant zelf controle houdt over Exact Online.
Finance
Finance moet dagelijks vlot kunnen boeken, controleren, opvolgen en rapporteren. De werkwijze moet logisch zijn en uitzonderingen moeten beheersbaar blijven.
We brengen de dagelijkse processen samen met de medewerkers in kaart en vertalen die naar dagboeken, masterdata, analytische dimensies, gebruikersrechten en workflows. Tijdens de opleiding werken we in hun eigen omgeving, zodat ze begrijpen hoe de administratie is opgebouwd en deze later zelf kunnen beheren.
IT
IT kijkt naar technische toegang, beveiliging, datastromen en de systemen waarmee Exact Online moet samenwerken.
We bespreken rechtstreeks welke technische voorwaarden gelden voor migraties en koppelingen, welke gegevens tussen systemen moeten worden uitgewisseld en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Omdat we Exact Online technisch kennen, kunnen we met IT afstemmen zonder dat finance alle technische details zelf hoeft te vertalen.
Management
Management wil vooral overzicht, betrouwbare cijfers en zekerheid dat de nieuwe omgeving past bij de manier waarop het bedrijf wordt aangestuurd.
We bespreken welke informatie nodig is voor opvolging en rapportering, welke processen kritisch zijn en waar verdere automatisering gewenst is.
“We geven klanten zoveel mogelijk een vaste consultant. Die kent de oorspronkelijke situatie, weet waarom bepaalde instellingen zijn gekozen en begrijpt welke processen en koppelingen belangrijk zijn. Wanneer er later een vraag ontstaat, hoeft de klant daardoor niet opnieuw de volledige werking uit te leggen. Vaak kan sneller worden beoordeeld waar een probleem zit of welke aanpassing verstandig is.”
Intake
Plan uw vrijblijvende intake
Consultancy door Tomfin kan op verschillende manieren. Soms wenst een klant enkel ondersteuning bij vragen, koppelingen of opleiding. Soms wensen klanten volledige ontzorging van het gehele traject. Plan een gratis en vrijblijvend intakegesprek met ons om te bekijken hoe wij u het beste kunnen ondersteunen.
Bel ons op +32 476 38 79 75
E-mail ons via info@tomfin.be