Persoonlijke begeleiding bij de start met Exact Online
Uw partner voor Exact Online
Tomfin begeleidt kmo’s in Vlaanderen bij nieuwe Exact Online-implementaties, migraties vanuit andere boekhoud- en ERP-pakketten en de verdere optimalisatie van bestaande omgevingen.
We helpen bij de keuze, configuratie, datamigratie, opleiding en optimalisatie van Exact Online. We hebben reeds 30 jaar ervaring met Exact Software en hebben zowel knowhow van boekhouden als IT.
Meer dan 30 jaar ervaring
met Exact Software
Persoonlijke begeleiding
met vast aanspreekpunt
Winner Customer Succes
& Project of the Year Awards
Digitalisatie bij kmo’s
over heel Vlaanderen
START
Wat is uw huidige situatie?
Bedrijven komen op verschillende momenten bij ons terecht. Misschien onderzoekt u nog of Exact Online geschikt is, hebt u de keuze al gemaakt of werkt u er vandaag al mee. Kies hieronder de situatie die het best aansluit bij waar u nu staat.
Ons huidige pakket voldoet niet meer
U wilt uw huidige boekhoud- of ERP-pakket vervangen en onderzoekt welke oplossing beter past. We helpen u bekijken wat Exact Online kan betekenen en welke editie aansluit bij wat u nodig hebt.
We willen Exact Online zelf inrichten
U wilt een groot deel van de set-up intern uitvoeren, maar wilt bij de start de juiste keuzes maken en bij vragen kunnen terugvallen op iemand met kennis van Exact Online en boekhouding.
We willen hulp bij de migratie naar Exact Online
De keuze voor Exact Online is gemaakt en u wilt goed begeleid worden bij de start. We helpen bij de voorbereiding, datamigratie, inrichting, opleiding en ingebruikname. Daarbij spreken we af wat u zelf opneemt en waarvoor u op onze expertise wilt rekenen.
We werken al met Exact Online
U gebruikt Exact Online al en zoekt opleiding, ondersteuning of hulp bij de verdere inrichting. We helpen onder meer met configuratie, optimalisatie, automatiseringen en Exact Online Premium.
Aanpak
Waar wij u mee helpen
Een Exact Online-traject stopt voor ons niet zodra de software is ingesteld. We begeleiden u tijdens de voorbereiding, migratie en configuratie, helpen medewerkers door hen op te leiden en blijven ook daarna beschikbaar voor vragen en verdere aanpassingen. U werkt daarbij met een vast aanspreekpunt dat uw dossier en de gemaakte beslissingen kent.
De begeleiding kan zowel bij u ter plaatse als online gebeuren. Tijdens de intake spreken we af welke onderdelen u zelf wilt opnemen en waarvoor u Tomfin wilt inschakelen. Zo krijgt u niet alleen een ingerichte Exact Online-omgeving, maar ook de kennis en ondersteuning om er dagelijks mee verder te werken.
01 Keuze modules
We bekijken welke Exact Online-editie en modules nodig zijn voor uw bedrijf. Daarbij bespreken we welke functies u vandaag gebruikt en wat u in Exact Online nodig hebt voor boekhouding, verkoop, aankoop, voorraad, projecten of andere processen. Zo weet u vooraf welke licentie nodig is en vermijdt u dat u betaalt voor functionaliteit die u niet gebruikt.
02 Intake en analyse
Na de keuze voor Exact Online brengen we het project concreet in kaart. We bespreken tijdens een gratis en vrijblijvende intake uw huidige software en koppelingen, de betrokken medewerkers, belangrijke werkwijzen en de gewenste planning. U krijgt van ons ook de nodige templates en afspraken om gegevens en beslissingen voor de volgende fases voor te bereiden.
03 Conversie of datamigratie
We bepalen welke gegevens uit uw huidige software naar Exact Online worden meegenomen en via welke methode. Dat kan een technische conversie zijn of een import van bijvoorbeeld klanten, leveranciers, artikelen, grootboekrekeningen en openstaande posten. Waar mogelijk nemen we ook historiek mee en controleren we de overgezette gegevens voordat u ermee start.
04 Proactieve set-up
We configureren Exact Online op basis van de afspraken uit de intake. Denk aan administraties, dagboeken, btw-instellingen, gebruikers en rechten, betalingsprocessen, workflows, rapportering en eventuele koppelingen.
Vanuit onze ervaring signaleren we ook instellingen of mogelijkheden die relevant zijn voor uw werking, zodat u niet iedere configuratiekeuze zelf hoeft uit te zoeken. Bij de opstart van een dossier houden wij reeds rekening met veel voorkomende problemen en zorgen ervoor dat deze op voorhand worden vermeden. Dat kan te maken hebben met de werking binnen Exact Online zelf, maar ook met gewenste koppelingen of rapportagenoden nadien.
05 Diepgaande opleiding ter plaatse
Voor de go-live leiden we de betrokken medewerkers op in hun eigen Exact Online-dossier. We werken met de functies en gegevens die zij dagelijks nodig hebben, zodat de opleiding direct aansluit bij hun taken. Opleiding kan bij u ter plaatse gebeuren en indien nodig worden opgesplitst per functie of dossier(s).
06 Ondersteuning door vast aanspreekpunt
Na de implementatie kunt u nog steeds bij Tomfin terecht met vragen over uw dossier. U hebt een vast aanspreekpunt dat uw dossier, configuratie en gemaakte afspraken kent.
We kunnen online ondersteunen en komen voor opleiding, overleg of consult ook ter plaatse. Ook wanneer uw werking later verandert, kunnen we helpen met bijkomende configuratie en optimalisatie.
“We combineren kennis van boekhouding, IT en Exact Online. Daardoor kijken we verder dan puur technisch of boekhoudkundig. We stemmen af met de accountant om de boekhouding naar wens in te stellen. We werken ook samen met de IT-dienst of externe IT-partijen, zodat we zoveel mogelijk problemen op voorhand voorkomen.”
Methode
Hoe stapt u over naar Exact Online?
Een overstap naar Exact Online kan op verschillende manieren. Bij sommige softwarepakketten kunnen we een groot deel van de bestaande administratie converteren. In andere situaties is het beter om een nieuwe administratie op te zetten en enkel de gegevens mee te nemen die u nodig hebt om verder te werken.
Conversie van bestaand dossier
Wanneer voor uw huidige software een conversiemogelijkheid bestaat, kunnen we bestaande gegevens rechtstreeks naar Exact Online overzetten. Afhankelijk van het pakket kunnen onder meer stamgegevens, openstaande posten, boekingen en historiek worden meegenomen.
Vooraf controleren we welke gegevens beschikbaar zijn en hoe deze in Exact Online terechtkomen. Zo weet u vóór de migratie welke informatie meegaat en welke gegevens eventueel in het oude pakket beschikbaar blijven.
Datamigratie naar nieuw dossier
Een nieuwe Exact Online-administratie kan ook volledig vanaf nul worden opgebouwd. We richten de administratie opnieuw in en importeren alleen de gegevens die nodig zijn voor de verdere werking, zoals klanten, leveranciers, artikelen, grootboekrekeningen en openstaande posten.
Dit kan interessant zijn wanneer de bestaande administratie veel oude gegevens bevat of wanneer u de overstap wilt gebruiken om de structuur opnieuw op te bouwen. De oude boekhouding blijft dan beschikbaar in het bestaande pakket voor historische raadpleging.
Awards
Customer Success
Exact beloonde Tomfin met de Customer Success Award voor de manier waarop we klanten begeleiden bij het werken met Exact Online. Voor Exact zijn sterke implementatiepartners belangrijk: zij zorgen ervoor dat klanten goed ondersteund worden en ook op langere termijn succesvol met Exact Online blijven werken.
Project of the Year
Tomfin won meermaals de Project of the Year Award van Exact voor succesvolle implementaties. Deze trajecten tonen dat we ook complexere projecten tot een succesvol einde brengen, waarbij zowel boekhouding, ERP-processen, koppelingen en meerdere administraties of rapportage samenkomen.
Blog
Kennis & expertise
We werken dagelijks aan migraties naar Exact Online en aan de inrichting van boekhoud- en ERP-omgevingen. In onze kennisartikelen delen we uitleg over keuzes die bedrijven maken vóór een implementatie, tijdens een migratie en wanneer ze hun bestaande Exact Online-omgeving verder willen verbeteren.
Waarin gebruikt Exact Online nu al AI?
Artificiële intelligentie is geen toekomstmuziek meer. Ook binnen Exact Online zit vandaag al meer intelligentie dan veel gebruikers beseffen. De...
Het verschil tussen e-invoicing en digitaal factureren
Nog te vaak worden digitale facturen en e-invoices op één hoop gegooid. “We sturen toch gewoon pdf’s per mail?” horen we regelmatig. Maar...
E-facturatie: Waarom ondernemers nu moeten starten met de overstap
"We sturen onze facturen nog altijd via Word of Excel, gewoon omdat we dat al jaren zo doen. Maar binnenkort is dat niet meer genoeg. Ik ben bang...
FAQ
Veelgestelde vragen
Is Exact Online geschikt voor ons bedrijf?
Exact Online is naast puur boekhouding ook geschikt voor kmo’s die boekhouding willen combineren met processen zoals verkoop, aankoop, voorraad, projecten, productie of rapportering. Tijdens een keuzehulpsessie bekijken we hoe u vandaag werkt, welke functies u nodig hebt en of Exact Online daar voldoende op aansluit.
Kunnen jullie helpen als we nog niet weten welke module we nodig hebben?
Ja. De verschillende edities en modules van Exact Online verschillen sterk in mogelijkheden. We bekijken welke functionaliteiten u nodig hebt en helpen bepalen welke editie past bij uw boekhouding en bedrijfsvoering. Zo kunt u een keuze maken vóór u start met de implementatie.
Kunnen we een deel van de inrichting zelf doen?
Ja. U bepaalt zelf hoeveel u intern wilt opnemen. Sommige klanten laten de volledige set-up door Tomfin uitvoeren, terwijl andere klanten zelf configureren en ons inschakelen voor advies, controle, opleiding of complexere instellingen. Tijdens de intake spreken we af wie welke onderdelen opneemt.
Kunnen we na de implementatie ook bij Tomfin terecht?
Ja. Ook na de go-live kunt u bij ons terecht voor vragen, opleiding, bijkomende configuratie en optimalisatie. U werkt met een vast aanspreekpunt dat uw dossier en de gemaakte keuzes kent, zodat u uw situatie niet telkens opnieuw hoeft uit te leggen.
Komen jullie ook bij ons ter plaatse?
Ja. We begeleiden bedrijven in heel Vlaanderen en komen onder meer ter plaatse voor intake, overleg, consult en opleiding. Voor praktische vragen, configuratie en verdere ondersteuning kunnen we ook online werken.
Kunnen jullie ook helpen als we al met Exact Online werken?
Ja. We helpen ook bedrijven die Exact Online al gebruiken en meer uit hun bestaande omgeving willen halen. Dat kan gaan om opleiding, controle van de huidige inrichting, optimalisatie, automatiseringen, koppelingen of uitbreiding met mogelijkheden binnen Exact Online Premium.
Kunnen jullie onze bestaande boekhouding en historiek meenemen naar Exact Online?
Dat hangt af van het pakket waarin u vandaag werkt en van de beschikbare migratiemethode. Bij sommige pakketten is een uitgebreide conversie mogelijk, bij andere werken we met imports van bijvoorbeeld stamgegevens en openstaande posten. Vooraf bekijken we welke historiek kan worden meegenomen en welke informatie u nadien nog in uw oude administratie blijft raadplegen.
Een goede start met Exact Online begint met een goed gesprek.
Tijdens een eerste gesprek bekijken we waar u vandaag staat, wat u met Exact Online wilt bereiken en welke begeleiding u nodig hebt. U krijgt meteen een duidelijk beeld van de mogelijke aanpak, zonder verplichtingen.