Overstappen van Exact Venice naar Exact Online
Werk je vandaag nog in Exact Venice en wil je overstappen naar Exact Online?
Dan hoeft dat geen zwaar of onzeker traject te zijn. Met de juiste voorbereiding en ondersteuning verloopt de overstap vlot. Een overstap van Exact Venice naar Exact Online kan via een migratie-export of via een manuele import. Zo’n export wordt vanuit Venice genomen en zorgt ervoor dat je sneller kan schakelen. Via een manuele import heb je dan weer de kans om je masterdata mooi op te bouwen.
Start nu met Exact Online
Neem vrijblijvend contact op voor meer info over de overstap naar Exact Online.
Tom Verbeken
+32 (0) 476 38 79 75
tom@tomfin.be
Hoe stap je over naar Exact Online?
De overstap van Exact Venice naar Exact Online kan op twee manieren: via een migratie-export vanuit Venice of via een import van je masterdata. Welke aanpak het beste past, hangt af van je huidige dossier, de kwaliteit van je data en de historiek die je wilt meenemen.
Migratie-export
Bij een export zetten we je bestaande Exact Venice-dossier met een exporttool over naar Exact Online.
Wanneer kies je voor een export?
- Je wil historiek meenemen.
- Je huidige dossier is correct opgebouwd.
- Je wil je huidige masterdata behouden.
- Je wil snel overschakelen naar Exact Online.
Voordelen
- Snellere overgang naar de nieuwe omgeving.
- Minder manuele heropbouw van gegevens.
- Minder impact op de dagelijkse boekhouding.
Import masterdata
Bij een import richten we je Exact Online-dossier volledig opnieuw in. We nemen de noodzakelijke gegevens mee, zoals de beginbalans en openstaande posten, en gebruiken de overstap om je boekhouding eens grondig op te schonen.
Deze aanpak is interessant wanneer je huidige dossier historisch gegroeid is, je rekeningstelsel verouderd is of je analytische boekhouding beter wilt structureren.
Wanneer kies je voor een import?
- Je wil je rekeningstelsel moderniseren.
- Je wil de analytische structuur verbeteren.
- Je huidige dossier bevat oude of vervuilde data.
- Je wil starten met rapportering.
Voordelen
- Propere start in Exact Online.
- Minder ballast uit het oude dossier.
- Soepelere dagelijkse werking (vooral AI-functies werken aanzienlijk beter).
- Vergelijkende cijfers kunnen ingelezen worden.
Welke keuze is het beste voor jouw dossier?
Twijfel je tussen een migratie-export en manuele import?
Laat je huidige Exact Venice-dossier door ons beoordelen. We hebben de voorbije jaren honderden dossiers opgezet en begeleid. Die ervaring zorgt ervoor dat we een goed onderbouwd advies kunnen geven voor jouw situatie.
Waarom overstappen naar Exact Online?
Exact Online is een online pakket dat je altijd en overal kunt raadplegen, zowel via je browser als via de app, met real-time cijfers. Exact werkt met transparante abonnementsprijzen, voert automatisch updates uit en door de standaardsoftware blijft de implementatie beheersbaar. Met de juiste opleiding kan je nadien veel instellingen zelf beheren en aanpassen.
Hoe ondersteunen we jou?
Analyse van huidige situatie
We starten met een intake waarin we je huidige administratie, boekhouding en manier van werken bekijken. Daarbij letten we op je dossierstructuur, processen, rapportering, gebruikers en eventuele koppelingen.
Zo krijgen we een duidelijk beeld van wat vandaag goed werkt, waar verbetering mogelijk is en welke aandachtspunten belangrijk zijn voor de overstap naar Exact Online.
Advies
Exact Online bestaat uit verschillende modules en functionaliteiten. We bekijken welke modules nodig zijn voor jouw boekhouding, administratie en interne werking.
Samen bepalen we of een conversie of dataimport de beste aanpak is. Bij een conversie wordt zoveel mogelijk historiek meegenomen. Bij een import starten we met een schonere basis en nemen we de noodzakelijke gegevens mee.
Voorbereiding
Voor de overstap bereiden we de nodige gegevens zorgvuldig voor. Bij een conversie doen we eerst controles op het bestaande dossier. Bij een dataimport bezorgen we duidelijke templates, zodat gegevens in het juiste formaat kunnen worden aangeleverd.
Deze voorbereiding is belangrijk om de migratie vlot te laten verlopen en om fouten of onduidelijkheden tijdens de opstart te vermijden.
Configuratie
Na de voorbereiding richten we Exact Online correct in. Denk aan dagboeken, grootboekrekeningen, btw-codes, analytische structuren, gebruikersrechten, rapportering en koppelingen.
We bouwen het dossier op met aandacht voor je dagelijkse werking. De bedoeling is dat Exact Online niet alleen technisch klaarstaat, maar ook praktisch werkbaar is voor je team.
Opleiding en testfase
Wanneer het dossier klaarstaat, voorzien we een opleiding afgestemd op jullie werking. We tonen hoe je met Exact Online werkt in de praktijk en beantwoorden vragen van de gebruikers.
Tijdens deze fase testen we de belangrijkste processen. Komt er feedback of zijn er nog aanpassingen nodig, dan sturen we de configuratie bij waar dat nuttig is.
Ondersteuning
Na de opstart blijven we beschikbaar voor vragen en begeleiding. We volgen de eerste periode actief mee op en voorzien indien nodig extra opleiding of een vragenmoment.
Je krijgt ondersteuning van iemand die je dossier kent. Daardoor kunnen vragen sneller en gerichter worden beantwoord.
Optimalisatie
Wanneer je een tijdje met Exact Online werkt, komen vaak nieuwe inzichten naar boven. We bekijken samen waar processen eenvoudiger, duidelijker of efficiënter kunnen worden ingericht.
Dat kan gaan over rapportering, analytische opvolging, automatisering, koppelingen of interne werkwijzen. Zo blijft je dossier meegroeien met je organisatie.
“Voor de overstap naar Exact Online hadden we vooral nood aan duidelijkheid: welke gegevens moesten mee, hoe zou het nieuwe dossier eruitzien en wie konden we contacteren bij vragen? Tomfin heeft dit traject heel gestructureerd aangepakt. De voorbereiding was duidelijk, de migratie verliep vlot en na de opstart kregen we steeds ondersteuning van de persoon die ons dossier heeft opgezet.”
FAQ
Kan mijn Venice-administratie worden overgezet naar Exact Online?
Ja, een Venice-administratie kan worden voorbereid voor een overstap naar Exact Online. Venice voorziet hiervoor een migratiefunctie richting Exact Online. Daarbij worden vooral de belangrijkste boekhoudkundige gegevens overgezet, zoals klanten, leveranciers, grootboekrekeningen, dagboeken, analytische rekeningen, openstaande posten en saldi.
Vooraf bekijken we welke gegevens correct klaarstaan in Venice en hoe die in Exact Online moeten worden ingericht. Zo vermijden we dat fouten, verouderde gegevens of onduidelijke structuren worden meegenomen naar de nieuwe administratie.
Welke gegevens worden vanuit Venice overgezet?
Bij een conversie vanuit Venice worden vooral stamgegevens en openstaande boekhoudkundige gegevens meegenomen. Denk aan algemene rekeningen, klanten, leveranciers, analytische rekeningen, dagboeken, open aankoopboekingen, open verkoopboekingen, bank- en kassaldi en het eindsaldo.
Niet alle historische details worden op dezelfde manier overgezet. Daarom bekijken we vooraf welke informatie je nodig hebt in Exact Online en welke gegevens eventueel afzonderlijk moeten worden bewaard of gecontroleerd. Zo weet je duidelijk wat je na de overstap in Exact Online terugvindt.
Moet mijn Venice-administratie eerst worden voorbereid?
Ja. Een goede voorbereiding is belangrijk voor een correcte overstap. Het huidige boekjaar wordt best afgesloten en de administratie moet zo proper mogelijk staan. Verouderde klanten of leveranciers kunnen bijvoorbeeld buiten gebruik worden gezet, dubbele gegevens worden nagekeken en e-mailadressen worden gecontroleerd.
Ook een recente back-up van de Venice-administratie is belangrijk. Die voorbereiding zorgt ervoor dat de conversie vlotter verloopt en dat je in Exact Online start met een duidelijke en betrouwbare basis.
Wordt mijn volledige historiek uit Venice meegenomen?
Niet noodzakelijk. Bij de overstap worden vooral de gegevens meegenomen die nodig zijn om verder te werken in Exact Online, zoals stamgegevens, openstaande posten en saldi. De volledige boekhoudkundige historiek wordt niet altijd één op één geconverteerd.
We bekijken daarom vooraf wat je precies nodig hebt. Soms is het voldoende om de oude Venice-administratie raadpleegbaar te bewaren. In andere situaties kan aanvullende export of documentatie nuttig zijn voor controle, rapportering of latere opzoekingen.
Kan ik na de overstap meteen verder werken in Exact Online?
Na de migratie moet de administratie eerst goed gecontroleerd worden. We kijken onder meer naar de balans, grootboekrekeningen, dagboeken, btw-codes, klanten, leveranciers en openstaande posten. Pas daarna is het verstandig om actief verder te boeken in Exact Online.
Die controle is belangrijk omdat kleine verschillen of ontbrekende instellingen later voor problemen kunnen zorgen. Met een goede voorbereiding en controle kan je meestal snel verder werken in je nieuwe Exact Online-omgeving.
Wat met openstaande facturen uit Venice?
Open aankoop- en verkoopposten kunnen worden meegenomen naar Exact Online. Na de conversie vergelijken we deze openstaande posten met de gegevens uit Venice. Zo controleren we of klanten, leveranciers, bedragen en saldi correct zijn overgezet.
In sommige gevallen moet er nog iets worden aangevuld of gecorrigeerd, bijvoorbeeld wanneer een boeking zonder duidelijke relatie werd overgezet. Daarom is de controle van openstaande posten een belangrijk onderdeel van de overstap.
Wanneer is het beste moment om over te stappen van Venice naar Exact Online?
Een overstap gebeurt vaak op het einde van een boekjaar of bij de start van een nieuwe periode. Dat maakt de controle eenvoudiger en zorgt voor een duidelijke scheiding tussen de oude en nieuwe werkomgeving.
Toch hoeft een overstap niet altijd te wachten tot het einde van het jaar. Als de administratie goed voorbereid is en de openstaande posten correct worden meegenomen, kan ook op een ander moment worden gestart. We bekijken samen welk moment boekhoudkundig en praktisch het meest logisch is.
Wat gebeurt er met klanten en leveranciers uit Venice?
Klanten en leveranciers kunnen worden meegenomen naar Exact Online, maar ze moeten vooraf goed gecontroleerd worden. Verouderde relaties, dubbele gegevens of relaties met meerdere e-mailadressen kunnen de conversie bemoeilijken.
Na de import controleren we of de klanten en leveranciers correct zijn aangemaakt in Exact Online. Soms kunnen codes wijzigen of moet een relatie nog verder worden aangevuld. Dat wordt best meteen na de conversie nagekeken.
Heb je vragen over het overzetten van jouw dossier naar Exact Online?
Neem vrijblijvend contact op met ons via onderstaande gegevens of via het contactformulier.
Tom Verbeken
+32 (0) 476 38 79 75
tom@tomfin.be