Overstappen van Exact Globe Plus naar Exact Online
Werk je vandaag nog in Exact Globe Plus en wil je overstappen naar Exact Online?
Dan hoeft dat geen zwaar of onzeker traject te zijn. Met de juiste voorbereiding en ondersteuning verloopt de overstap vlot. Een overstap van Exact Globe Plus naar Exact Online kan via conversie of import. Bij een conversie neem je zoveel mogelijk historiek mee. Bij een import start je met een propere inrichting en neem je enkel de noodzakelijke gegevens over.
Start nu met Exact Online
Neem vrijblijvend contact op voor meer info over de overstap naar Exact Online.
Tom Verbeken
+32 (0) 476 38 79 75
tom@tomfin.be
Hoe stap je over naar Exact Online?
De overstap van Exact Globe Plus naar Exact Online kan op twee manieren: via een conversie of via een import. Welke aanpak het beste past, hangt af van je huidige dossier, de kwaliteit van je data en de historiek die je wilt meenemen. We bekijken samen wat logisch is voor jouw administratie en zorgen dat de overstap boekhoudkundig correct en praktisch werkbaar blijft.
Conversie
Bij een conversie zetten we je bestaande Exact Globe Plus-dossier met een conversietool over naar Exact Online.
Wanneer kies je voor een conversie?
- Je wil historiek meenemen.
- Je huidige dossier is correct opgebouwd.
- Je wil snel overschakelen naar Exact Online.
- Vergelijkende cijfers zijn erg belangrijk.
- Je wil continuïteit behouden tijdens de overstap.
Voordelen
- Historiek blijft beschikbaar in Exact Online.
- Snellere overgang naar de nieuwe omgeving.
- Minder manuele heropbouw van gegevens.
- Vlotter vergelijken met vorige periodes.
- Minder impact op de dagelijkse boekhouding.
Import
Bij een import richten we je Exact Online-dossier volledig opnieuw in. We nemen de noodzakelijke gegevens mee, zoals de beginbalans en openstaande posten, en gebruiken de overstap om je boekhouding eens grondig op te schonen.
Deze aanpak is interessant wanneer je huidige dossier historisch gegroeid is, je rekeningstelsel verouderd is of je analytische boekhouding beter wilt structureren.
Wanneer kies je voor een import?
- Je wil je rekeningstelsel moderniseren.
- Je wil de analytische structuur verbeteren.
- Je huidige dossier bevat oude of vervuilde data.
- Je wil starten met rapportering.
Voordelen
- Propere start in Exact Online.
- Minder ballast uit het oude dossier.
- Soepelere dagelijkse werking (vooral AI-functies werken aanzienlijk beter).
- Vergelijkende cijfers kunnen ingelezen worden, zonder dat het log wordt.
Welke keuze is het beste voor jouw dossier?
Twijfel je tussen conversie en import?
Laat je huidige Exact Globe Plus-dossier door ons beoordelen. We hebben de voorbije jaren honderden Exact Online-dossiers opgezet en begeleid. Die ervaring zorgt ervoor dat we een goed onderbouwd advies kunnen geven voor jouw situatie.
Waarom overstappen naar Exact Online?
Exact Online is een online pakket dat je altijd en overal kunt raadplegen, zowel via je browser als via de app, met real-time cijfers. Exact werkt met transparante abonnementsprijzen, voert automatisch updates uit en door de standaardsoftware blijft de implementatie beheersbaar. Met de juiste opleiding kan je nadien veel instellingen zelf beheren en aanpassen.
Hoe ondersteunen we jou?
Analyse van huidige situatie
We starten met een intake waarin we je huidige administratie, boekhouding en manier van werken bekijken. Daarbij letten we op je dossierstructuur, processen, rapportering, gebruikers en eventuele koppelingen.
Zo krijgen we een duidelijk beeld van wat vandaag goed werkt, waar verbetering mogelijk is en welke aandachtspunten belangrijk zijn voor de overstap naar Exact Online.
Advies
Exact Online bestaat uit verschillende modules en functionaliteiten. We bekijken welke modules nodig zijn voor jouw boekhouding, administratie en interne werking.
Samen bepalen we of een conversie of dataimport de beste aanpak is. Bij een conversie wordt zoveel mogelijk historiek meegenomen. Bij een import starten we met een schonere basis en nemen we de noodzakelijke gegevens mee.
Voorbereiding
Voor de overstap bereiden we de nodige gegevens zorgvuldig voor. Bij een conversie doen we eerst controles op het bestaande dossier. Bij een dataimport bezorgen we duidelijke templates, zodat gegevens in het juiste formaat kunnen worden aangeleverd.
Deze voorbereiding is belangrijk om de migratie vlot te laten verlopen en om fouten of onduidelijkheden tijdens de opstart te vermijden.
Configuratie
Na de voorbereiding richten we Exact Online correct in. Denk aan dagboeken, grootboekrekeningen, btw-codes, analytische structuren, gebruikersrechten, rapportering en koppelingen.
We bouwen het dossier op met aandacht voor je dagelijkse werking. De bedoeling is dat Exact Online niet alleen technisch klaarstaat, maar ook praktisch werkbaar is voor je team.
Opleiding en testfase
Wanneer het dossier klaarstaat, voorzien we een opleiding afgestemd op jullie werking. We tonen hoe je met Exact Online werkt in de praktijk en beantwoorden vragen van de gebruikers.
Tijdens deze fase testen we de belangrijkste processen. Komt er feedback of zijn er nog aanpassingen nodig, dan sturen we de configuratie bij waar dat nuttig is.
Ondersteuning
Na de opstart blijven we beschikbaar voor vragen en begeleiding. We volgen de eerste periode actief mee op en voorzien indien nodig extra opleiding of een vragenmoment.
Je krijgt ondersteuning van iemand die je dossier kent. Daardoor kunnen vragen sneller en gerichter worden beantwoord.
Optimalisatie
Wanneer je een tijdje met Exact Online werkt, komen vaak nieuwe inzichten naar boven. We bekijken samen waar processen eenvoudiger, duidelijker of efficiënter kunnen worden ingericht.
Dat kan gaan over rapportering, analytische opvolging, automatisering, koppelingen of interne werkwijzen. Zo blijft je dossier meegroeien met je organisatie.
“Voor de overstap naar Exact Online hadden we vooral nood aan duidelijkheid: welke gegevens moesten mee, hoe zou het nieuwe dossier eruitzien en wie konden we contacteren bij vragen? Tomfin heeft dit traject heel gestructureerd aangepakt. De voorbereiding was duidelijk, de migratie verliep vlot en na de opstart kregen we steeds ondersteuning van de persoon die ons dossier heeft opgezet.”
FAQ
Hoe zet ik mijn Exact Globe Plus-dossier over naar Exact Online?
Je kan een Exact Globe Plus-dossier op twee manieren overzetten naar Exact Online: via een conversie of via een import.
Bij een conversie wordt je bestaande administratie met een conversietool overgezet naar Exact Online. Dat is vooral interessant wanneer je historiek wilt meenemen en je huidige dossier voldoende correct is opgebouwd.
Bij een import starten we met een nieuw ingericht Exact Online-dossier. We nemen dan vooral de noodzakelijke gegevens mee, zoals masterdata, beginbalans en openstaande posten. Dat is vaak beter wanneer je huidige dossier vervuilde data bevat, je rekeningstelsel verouderd is of je analytische boekhouding opnieuw moet worden opgebouwd.
De juiste keuze hangt af van je dossier, de kwaliteit van je data, je rapporteringsnoden en de manier waarop je in Exact Online wilt werken.
Hoeveel jaar historiek kan ik meenemen naar Exact Online?
Bij een conversie worden de transacties geconverteerd van de boekjaren met boekingen van het huidige boekjaar en het vorige boekjaar.
Oudere historiek wordt niet automatisch volledig meegenomen in de standaardconversie. Daarom bekijken we vooraf welke historische informatie je nog nodig hebt voor controle, rapportering of vergelijking. Soms kan oudere informatie op een andere manier beschikbaar blijven, bijvoorbeeld via export, rapportering of een aparte raadpleegomgeving.
Wat wordt er geconverteerd van Exact Globe Plus naar Exact Online?
Bij een conversie kunnen onder meer deze gegevens worden meegenomen:
- grootboekrekeningen
- grootboekclassificaties
- periode-datumtabel
- relaties
- relatieclassificaties
- verdichtingen van grootboekrekeningen
- btw-codes
- dagboeken
- aanspreektitels
- betalingscondities
- kostenplaatsen
- kostendragers
- financiële transacties
- contactpersonen
- wisselkoersen
- artikelen
- artikelgroepen
- voorraadboekingen
- leveringswijzen
Niet elk dossier is hetzelfde. Daarom controleren we vooraf welke gegevens relevant zijn, welke gegevens correct zijn opgebouwd en welke onderdelen extra aandacht nodig hebben bij de overstap.
Wat wordt niet meegenomen naar Exact Online?
Niet alles uit Exact Globe Plus wordt automatisch geconverteerd naar Exact Online. Onder meer deze onderdelen worden niet standaard meegenomen:
- activa en activagroepen
- lay-outs
- facturen
- banktoewijzingsregels
- documenten
- budgetten
- voorraadtellingen
- orders
- vaste boekingen
- projecten binnen Uren & Facturen
- het veld “E-mail voor factuur” op het tabblad Extra bij relaties
- incassomachtigingen
Daarom is een voorafgaande controle belangrijk. We bekijken welke informatie je nodig hebt in Exact Online en bepalen per onderdeel of er een alternatief nodig is, zoals herinrichting, manuele controle, export of import via templates.
Wanneer kies ik beter voor conversie?
Een conversie is meestal interessant wanneer je huidige Exact Globe Plus-dossier correct en overzichtelijk is opgebouwd en je zoveel mogelijk continuïteit wilt behouden.
Conversie past vooral wanneer:
je historiek wilt meenemen
je snel wilt verderwerken in Exact Online
je bestaande rekeningstelsel bruikbaar blijft
je relaties, boekingen en andere basisgegevens correct zijn opgebouwd
vergelijkende cijfers belangrijk zijn voor je rapportering
Voor de conversie moet de administratie wel eerst worden voorbereid.
Wat moet er voorbereid worden voor de overstap?
Voor een gestructureerde overstap controleren we eerst je bestaande Exact Globe Plus-dossier. Zo bepalen we of een conversie haalbaar is, of een import een betere keuze is.
We kijken onder meer naar:
grootboekrekeningen
dagboeken
btw-codes
openstaande posten
klanten en leveranciers
artikelen
kostenplaatsen en kostendragers
analytische structuur
boekjaren en periodes
koppelingen
rapporteringsnoden
gebruikers en rechten
Bij een conversie moet het dossier ook technisch klaarstaan. Daarom controleren we vooraf of de administratie correct is afgesloten waar nodig, of de periodes en boekjaren goed zijn ingericht en of er aandachtspunten zijn die de conversie kunnen verstoren.
Die voorbereiding voorkomt fouten achteraf en zorgt ervoor dat Exact Online start met een correcte basis.
Moet mijn dossier na de conversie nog gecontroleerd worden?
Ja. Na een conversie moet het Exact Online-dossier altijd gecontroleerd worden.
We controleren onder meer of de administratie correct is ingesteld, of dagboeken, boekjaren, btw-codes en grootboekrekeningen correct zijn overgenomen, en of de belangrijkste boekhoudkundige gegevens aansluiten. Pas daarna is het dossier klaar om er dagelijks in te werken.
Hoe lang duurt een overstap van Exact Globe Plus naar Exact Online?
De effectieve migratie- en configuratiefase duurt meestal enkele dagen. De totale doorlooptijd hangt af van de voorbereiding, de kwaliteit van je huidige dossier, het aantal modules, het aantal gebruikers, eventuele koppelingen en de controles die nodig zijn.
Bij eenvoudige dossiers kan het traject relatief snel verlopen. Bij complexere dossiers plannen we meer voorbereiding, overleg, testmomenten en opvolging. Zo blijft de overstap beheersbaar en weet je vooraf wat er moet gebeuren.
Begeleidt Tomfin ook na de overstap?
Ja. Na de opstart blijven we beschikbaar voor vragen, controle en verdere begeleiding. We volgen de eerste periode actief mee op en voorzien indien nodig extra opleiding of een vragenmoment.
Je krijgt ondersteuning van iemand die je dossier kent. Daardoor kunnen vragen sneller en gerichter worden beantwoord, en kunnen we bijsturen waar dat nodig is in de dagelijkse werking.
Heb je vragen over het overzetten van jouw dossier naar Exact Online?
Neem vrijblijvend contact op met ons via onderstaande gegevens of via het contactformulier.
Tom Verbeken
+32 (0) 476 38 79 75
tom@tomfin.be