Conversie naar Exact Online
Hebt u beslist om met Exact Online te werken? Dan is de volgende vraag wat er met uw bestaande administratie gebeurt. Afhankelijk van uw huidige software kunnen gegevens via een conversietool, export en import of een nieuwe opbouw worden overgebracht. We bekijken vooraf welke methode mogelijk is, welke gegevens u wilt behouden en welke voorbereiding nodig is voor een betrouwbare overstap.
Intake
Plan uw intake
Een gratis intakegesprek is volledig vrijblijvend. We bekijken samen uw huidige administratie, bespreken welke gegevens u wilt behouden en lichten de mogelijke migratieaanpak toe. Zo krijgt u eerst een duidelijk beeld van de opties en kunt u daarna beslissen hoe u naar Exact Online wilt migreren.
Bel ons op +32 476 38 79 75
Mail ons via info@tomfin.be
Software
Van welke software wilt u overstappen?
Selecteer het pakket waarin uw administratie vandaag wordt gevoerd. Op de specifieke pagina leest u welke migratiemethode mogelijk is, welke gegevens kunnen worden meegenomen en welke voorbereiding nodig is.
Adsolut
Stap over van Adsolut naar Exact Online via een conversietool of via import van je gegevens.
Exact Multivers
Stap clean sheet over van Exact Multivers naar Exact Online via een import van je masterdata.
Odoo
Stap eenvoudig over van Odoo naar Exact Online via een import van je bestaande masterdata.
Yuki
Stap over van Yuki naar Exact Online via een export, opschoning en import van je huidige data.
SOBEC Template
Stap over van Sobec Template boekhouding naar Exact Online via een import van je huidige data.
Kleos
Stap over van Wolters Kluwer Kleos naar Exact Online door een migratie-import van je data.
Briljant
Stap over van Wolters Kluwer Briljant naar Exact Online via een import van je basisgegevens.
Cicero
topACCOUNT
Exact Globe Plus
Stap over van Exact Globe Plus naar Exact Online via een conversie of import van je gegevens. Link
Octopus
Stap clean sheet over van Octopus naar Exact Online via een import van je masterdata.
Exact Globe Next
Ondersteuning eindigt eind 2026. Stap over van Exact Globe Next naar Exact Online via conversie of import.
EVA Online
Stap over van EVA Online naar Exact Online via een export en import van je huidige gegevens.
Organi
Stap over van Oras/Organi naar Exact Online via een opgeschoonde import van je huidige masterdata.
AccountView
Stap over van boekhoudpakket AccountView naar Exact Online via een import van je masterdata.
Sage BOB
Stap over van Sage BOB via een conversietool of via een import van je masterdata.
Wings
Stap over van Wings software naar Exact Online via een export en import van je gegevens.
VERO Count
DBFact
Expert/M
Stap over van Expert/M naar Exact Online via een conversietool of import van je masterdata.
Pingwin
Stap over van boekhoudsoftware Pingwin naar Exact Online via een export en import van je stamgegevens.
ProAcc
Stap over van ProAcc naar Exact Online via een exporttool of import van je opgeschoonde data.
Microsoft Dynamics NAV
Stap over van MS Dynamics Navision naar Exact Online via een import van je bestaande masterdata.
FiAdPro
Stap over van FiAdPro naar Exact Online via een import van je data met de juiste ondersteuning.
SAP Business One
Stap clean sheet over van SAP Business One naar Exact Online via een import van de huidige masterdata.
Popsy
Stap over van Popsy boekhouding naar Exact Online via een import van je huidige boekhoudgegevens.
Twinfield
Aanpak
Zo verloopt een migratie naar Exact Online
De techniek achter een conversie verschilt per softwarepakket, maar de aanpak volgt meestal dezelfde logica. We brengen eerst de bestaande omgeving in kaart, bereiden de gegevens voor en bepalen wat naar Exact Online moet worden overgezet. Pas daarna voeren we de conversie of import uit.
Na de overdracht controleren we het resultaat en werken we de nieuwe omgeving verder af. Zo starten uw medewerkers niet alleen met overgezette gegevens, maar met een administratie die gecontroleerd, correct ingericht en klaar is voor dagelijks gebruik.
01 Huidige omgeving analyseren
We bekijken uit welk pakket u komt, welke administratie aanwezig is en welke gegevens u wilt behouden.
Daarbij bepalen we welke migratiemethode beschikbaar is en welke controles vooraf nodig zijn.
02 Voorbereiden
De bestaande administratie wordt waar nodig gecontroleerd en opgeschoond.
We stemmen ook af hoe relaties, artikelen, rekeningen, nummeringen en andere structuren in de nieuwe omgeving moeten worden opgebouwd.
03 Conversie of import uitvoeren
De gegevens worden via de geschikte methode naar Exact Online overgebracht.
Dat kan via een specifieke conversietool, een export/importtraject of een nieuwe administratie waarin geselecteerde gegevens worden ingelezen.
04 Resultaat controleren
Na de migratie controleren we of de verwachte gegevens correct zijn overgekomen.
Afhankelijk van de situatie vergelijken we bijvoorbeeld stamgegevens, saldi, openstaande posten en andere relevante informatie.
05 Aanvullend configureren
Daarna werken we instellingen af die niet automatisch uit het oude systeem worden overgenomen.
Denk aan gebruikersrechten, rapportering, koppelingen, automatisering of andere Exact Online-specifieke instellingen.
06 Opleiden van medewerkers
We spreken een duidelijk overgangsmoment af waarop de oude software stopt en Exact Online de operationele omgeving wordt.
Medewerkers krijgen opleiding in de ingerichte omgeving zodat zij weten hoe de nieuwe werkwijze in de dagelijkse praktijk werkt.
Migratie
Niet iedere administratie wordt op dezelfde manier overgezet
De mogelijkheden hangen af van het pakket waarin u vandaag werkt. Voor sommige toepassingen bestaat een specifieke conversietool waarmee een groot deel van de administratie kan worden meegenomen. Bij andere pakketten werken we met beschikbare exports en importeren we geselecteerde gegevens in Exact Online.
Soms is een nieuwe administratie de betere keuze. Bijvoorbeeld wanneer weinig historiek nodig is of wanneer u oude structuren bewust niet wilt meenemen. Voor we starten, bepalen we daarom eerst wat technisch mogelijk is én wat inhoudelijk zinvol is om over te zetten.
Methode
Conversie, import of opnieuw starten?
Er zijn verschillende manieren om een bestaande administratie naar Exact Online over te brengen. Welke aanpak het meest geschikt is, hangt af van uw huidige pakket, de kwaliteit van de gegevens en hoeveel historiek u wilt behouden.
Conversie
Bij een technische conversie wordt de bestaande administratie via een daarvoor voorziene conversiemethode naar Exact Online overgebracht. Dit is interessant wanneer u zoveel mogelijk bestaande gegevens en historiek wilt behouden en voor uw huidige pakket een geschikte conversieroute beschikbaar is.
Import
Wanneer een volledige conversie niet mogelijk of niet wenselijk is, kunnen geselecteerde gegevens worden geëxporteerd en opnieuw geïmporteerd.
Denk bijvoorbeeld aan klanten, leveranciers, artikelen, grootboekrekeningen of openstaande posten.
Nieuwe administratie
Soms is opnieuw opbouwen de meest logische keuze. U start dan met een schone structuur en neemt alleen de gegevens mee die u werkelijk nodig hebt.
Dat geeft ook de mogelijkheid om verouderde nummeringen, dubbele relaties of structuren uit het oude systeem achter te laten.
Getting started
Getting Started is niet hetzelfde als een volledige implementatie
Bij een Getting Started wordt de administratie geconverteerd en helpen we bij de eerste ingebruikname van Exact Online, incl. een aantal basisinstellingen.
Voor een volledige implementatie moeten we bijvoorbeeld bekijken welke gegevens worden meegenomen, de bestaande administratie voorbereiden, de nieuwe structuur bepalen, de overdracht uitvoeren en nadien controleren of alles correct is terechtgekomen. Daarna volgen vaak nog aanvullende configuratie, opleiding en de voorbereiding van de effectieve ingebruikname.
“Het technisch overzetten van een database is maar één onderdeel van de migratie. De belangrijkste vraag is wat u daarna met die gegevens wilt doen. Daarom kijken we vooraf naar de structuur, rapportering en toekomstige werking. Zo bouwen we verder op bruikbare gegevens in plaats van het oude systeem gewoon te kopiëren.”
