Migreren van Exact Venice naar Exact Online

Werkt u vandaag nog in Exact Venice en wilt u overstappen naar Exact Online?

Uw administratie kan worden overgezet via een migratie-export vanuit Venice of via een nieuwe inrichting waarbij de nodige gegevens worden geïmporteerd. Welke aanpak het meest geschikt is, hangt af van uw huidige dossier, de gegevens die u wilt behouden en hoe u Exact Online wilt inrichten.

Plan uw intake

We starten steeds met een vrijblijvende intake. Dit is een gratis gesprek waarbij we samen uw huidige administratie bespreken, welke gegevens u wilt behouden en we lichten de mogelijke migratieaanpak toe. Zo krijgt u eerst een duidelijk beeld van de opties en kunt u daarna beslissen hoe u naar Exact Online wilt overstappen.

Bel ons op +32 476 38 79 75

Mail ons via info@tomfin.be

Methode

Hoe kunt u migreren naar Exact Online?

De overstap van Exact Venice naar Exact Online kan op twee manieren: via een migratie-export vanuit Venice of via een import van uw masterdata. Welke aanpak het beste past, hangt af van uw huidige dossier, de kwaliteit van de data en de historiek die u wilt meenemen.

Export van gegevens

Bij een export zetten we uw bestaande Exact Venice-dossier met een exporttool over naar Exact Online.

Wanneer kiest u voor een export?

U wilt bestaande gegevens meenemen.
Uw huidige dossier is correct opgebouwd.
U wilt de huidige masterdata behouden.
U wilt snel overschakelen naar Exact Online.

Voordelen

Snellere overgang naar de nieuwe omgeving.
Minder manuele heropbouw van gegevens.
Minder impact op de dagelijkse boekhouding.

Import van masterdata

Bij een manuele import richten we uw Exact Online-dossier volledig opnieuw in. We nemen de noodzakelijke gegevens mee, zoals de beginbalans en openstaande posten, en gebruiken de overstap om uw boekhouding eens grondig op te schonen.

Deze aanpak is interessant wanneer uw huidige dossier historisch gegroeid is, het rekeningstelsel verouderd is of u de analytische boekhouding beter wilt structureren.

Wanneer kiest u voor een import?

U wenst het rekeningstelsel te moderniseren.
U wilt de analytische structuur verbeteren.
Uw huidige dossier bevat oude of vervuilde data.
U wenst te starten met rapportering.

Voordelen

Propere start in Exact Online.
Minder ballast uit het oude dossier.
Soepelere dagelijkse werking (vooral AI-functies werken aanzienlijk beter).
Vergelijkende cijfers kunnen ingelezen worden.

Welke keuze is het beste voor uw dossier?

In ongeveer 30 minuten bekijken we uw huidige situatie en welke migratiemethode daarbij past. Daarna beslist u zelf of u Exact Online zelfstandig inricht of verdere begeleiding inschakelt.

Plan gratis keuzehulp

Exact Online

Waarom overstappen naar Exact Online?

Exact Online is een online pakket dat u altijd en overal kunt raadplegen, zowel via de browser als via de app, met real-time cijfers. Exact werkt met transparante abonnementsprijzen, voert automatisch updates uit en door de standaardsoftware blijft de implementatie beheersbaar. Met de juiste opleiding kunt u nadien veel instellingen zelf beheren en aanpassen.

Bekijk alle oplossingen

Traject

Hoe verloopt de overstap naar Exact Online?

Een overstap naar Exact Online verloopt in een aantal duidelijke stappen. U start met een intake waarin we uw huidige werking, wensen en aandachtspunten bespreken. Daarna bereidt u samen met ons de gegevens en administratie voor, voeren wij de migratie en configuratie uit en volgt de opleiding. Na de ingebruikname kunt u bij Tomfin terecht voor verdere ondersteuning en optimalisatie.

01 Intake en analyse

Tijdens de intake bespreekt u hoe uw onderneming vandaag werkt, welke systemen en koppelingen u gebruikt, wie bij de administratie betrokken is en wat u in Exact Online nodig hebt. We bekijken ook welke gegevens moeten worden meegenomen en welke aandachtspunten er zijn voor de inrichting.

02 Voorbereiding

Voor de conversie of import worden uw huidige gegevens gecontroleerd en voorbereid. U voert de nodige controles uit en brengt de gegevens die moeten worden overgezet in orde. Waar nodig helpen we u bepalen wat behouden, opgeschoond of anders opgebouwd moet worden.

03 Migratie en configuratie

Tomfin voert vervolgens de conversie of gegevensimport uit en richt uw Exact Online-dossier verder in. We zetten de nodige instellingen correct, controleren de gemigreerde gegevens en zorgen dat de administratie klaarstaat voor gebruik.

04 Opleiding

Voor de basiswerking raden we aan om eerst de gratis opleidingen van Exact Online te volgen. Daarna kan een verdiepende opleiding met Tomfin worden ingepland, waarbij we werken vanuit uw eigen dossier, processen en concrete vragen.

05 Ondersteuning en optimalisatie

Na de ingebruikname kunt u bij Tomfin terecht voor bijkomende vragen, ondersteuning en verdere optimalisatie. Nieuwe rapporteringsnoden, koppelingen, automatisaties of wijzigingen in uw werking kunnen later verder worden uitgewerkt.

Exact Online gratis testen

We raden aan om Exact Online eerst even uit te testen. Zo krijgt u al een idee van de look-and-feel van de software. Een proefversie is volledig vrijblijvend, er zijn geen betalingsgegevens vereist en u kan 30 dagen alles uitproberen.

Probeer nu gratis

Aanpak

Zo ondersteunen wij u bij de migratie

Onze rol gaat verder dan het technisch overzetten van gegevens. We helpen vooraf bepalen of Exact Online geschikt is voor uw organisatie, begeleiden de voorbereiding en zorgen voor een proactieve inrichting. Daarbij houden we rekening met de werking van vandaag én met hoe uw administratie, rapportering en processen later kunnen evolueren.

Advies over oplossing en inrichting

We bekijken welke Exact Online-editie past bij uw bedrijf en of de gewenste werking binnen Exact Online haalbaar is. Daarbij kijken we verder dan de huidige boekhouding en nemen we ook toekomstige noden en wensen mee.

Problemen voorkomen met set-up

We focussen al jaren op Exact Online en kennen daardoor veel voorkomende problemen en aandachtspunten bij een implementatie. We richten het dossier proactief in, met aandacht voor analytische structuren, rapportering, uitbreiding, consolidatie en andere toekomstige noden. Zo ontstaat een basis die niet alleen vandaag goed is, maar ook later verder kan worden uitgebouwd.

Begeleiding bij voorbereiding en data

We begeleiden u bij de voorbereiding van de conversie of import en helpen bestaande gegevens waar nodig opschonen. Hiervoor werken we met eigen templates en structuren, zodat gegevens correct en volledig kunnen worden aangeleverd.

Vast aanspreekpunt bij vragen

Na de implementatie blijft uw dossier bij een vaste consultant. Die kent de gemaakte keuzes, de inrichting en uw bedrijf. Daardoor kunnen vragen sneller worden behandeld en hoeft u bij ondersteuning niet telkens opnieuw uit te leggen hoe uw administratie is opgebouwd.

FAQ

Vragen over starten met Exact Online

Kan mijn Venice-administratie worden overgezet naar Exact Online?

Ja, een Venice-administratie kan worden voorbereid voor een overstap naar Exact Online. Venice voorziet hiervoor een migratiefunctie richting Exact Online. Daarbij worden vooral de belangrijkste boekhoudkundige gegevens overgezet, zoals klanten, leveranciers, grootboekrekeningen, dagboeken, analytische rekeningen, openstaande posten en saldi.

Vooraf bekijken we welke gegevens correct klaarstaan in Venice en hoe die in Exact Online moeten worden ingericht. Zo vermijden we dat fouten, verouderde gegevens of onduidelijke structuren worden meegenomen naar de nieuwe administratie.

Welke gegevens worden vanuit Venice overgezet?

Bij een conversie vanuit Venice worden vooral stamgegevens en openstaande boekhoudkundige gegevens meegenomen. Denk aan algemene rekeningen, klanten, leveranciers, analytische rekeningen, dagboeken, open aankoopboekingen, open verkoopboekingen, bank- en kassaldi en het eindsaldo.

Niet alle historische details worden op dezelfde manier overgezet. Daarom bekijken we vooraf welke informatie je nodig hebt in Exact Online en welke gegevens eventueel afzonderlijk moeten worden bewaard of gecontroleerd. Zo weet je duidelijk wat je na de overstap in Exact Online terugvindt.

Moet mijn Venice-administratie eerst worden voorbereid?

Ja. Een goede voorbereiding is belangrijk voor een correcte overstap. Het huidige boekjaar wordt best afgesloten en de administratie moet zo proper mogelijk staan. Verouderde klanten of leveranciers kunnen bijvoorbeeld buiten gebruik worden gezet, dubbele gegevens worden nagekeken en e-mailadressen worden gecontroleerd.

Ook een recente back-up van de Venice-administratie is belangrijk. Die voorbereiding zorgt ervoor dat de conversie vlotter verloopt en dat je in Exact Online start met een duidelijke en betrouwbare basis.

Wordt mijn volledige historiek uit Venice meegenomen?

Niet noodzakelijk. Bij de overstap worden vooral de gegevens meegenomen die nodig zijn om verder te werken in Exact Online, zoals stamgegevens, openstaande posten en saldi. De volledige boekhoudkundige historiek wordt niet altijd één op één geconverteerd.

We bekijken daarom vooraf wat je precies nodig hebt. Soms is het voldoende om de oude Venice-administratie raadpleegbaar te bewaren. In andere situaties kan aanvullende export of documentatie nuttig zijn voor controle, rapportering of latere opzoekingen.

Kan ik na de overstap meteen verder werken in Exact Online?

Na de migratie moet de administratie eerst goed gecontroleerd worden. We kijken onder meer naar de balans, grootboekrekeningen, dagboeken, btw-codes, klanten, leveranciers en openstaande posten. Pas daarna is het verstandig om actief verder te boeken in Exact Online.

Die controle is belangrijk omdat kleine verschillen of ontbrekende instellingen later voor problemen kunnen zorgen. Met een goede voorbereiding en controle kan je meestal snel verder werken in je nieuwe Exact Online-omgeving.

Wat gebeurt er met klanten en leveranciers uit Venice?

Klanten en leveranciers kunnen worden meegenomen naar Exact Online, maar ze moeten vooraf goed gecontroleerd worden. Verouderde relaties, dubbele gegevens of relaties met meerdere e-mailadressen kunnen de conversie bemoeilijken.

Na de import controleren we of de klanten en leveranciers correct zijn aangemaakt in Exact Online. Soms kunnen codes wijzigen of moet een relatie nog verder worden aangevuld. Dat wordt best meteen na de conversie nagekeken.

Wanneer is het beste moment om over te stappen van Venice naar Exact Online?

Een overstap gebeurt vaak op het einde van een boekjaar of bij de start van een nieuwe periode. Dat maakt de controle eenvoudiger en zorgt voor een duidelijke scheiding tussen de oude en nieuwe werkomgeving.

Toch hoeft een overstap niet altijd te wachten tot het einde van het jaar. Als de administratie goed voorbereid is en de openstaande posten correct worden meegenomen, kan ook op een ander moment worden gestart. We bekijken samen welk moment boekhoudkundig en praktisch het meest logisch is.

Wat met openstaande facturen uit Venice?

Open aankoop- en verkoopposten kunnen worden meegenomen naar Exact Online. Na de conversie vergelijken we deze openstaande posten met de gegevens uit Venice. Zo controleren we of klanten, leveranciers, bedragen en saldi correct zijn overgezet.

In sommige gevallen moet er nog iets worden aangevuld of gecorrigeerd, bijvoorbeeld wanneer een boeking zonder duidelijke relatie werd overgezet. Daarom is de controle van openstaande posten een belangrijk onderdeel van de overstap.

Bespreek uw migratie naar Exact Online

Een gratis intake is volledig vrijblijvend. We bekijken uw huidige administratie, bespreken welke aanpak het meest geschikt is en geven aan welke voorbereiding daarvoor nodig is. Daarna beslist u zelf of u zelfstandig verdergaat of de migratie door Tomfin laat begeleiden.

Neem contact op