“We sturen onze facturen nog altijd via Word of Excel, gewoon omdat we dat al jaren zo doen. Maar binnenkort is dat niet meer genoeg. Ik ben bang dat ik iets ga missen of fouten ga maken als ik overstap op digitale facturatie.”

Waarom nu starten met e-facturatie?

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle transacties tussen bedrijven en overheidsinstanties in België. Dat lijkt misschien nog ver weg, maar in de praktijk is het een verandering die veel voorbereiding vraagt. Vandaag maakt amper 12 procent van de ondernemers gebruik van het Peppol-netwerk, terwijl dit dé standaard wordt voor elektronische facturen. Veel bedrijven werken nog met vertrouwde methoden zoals factureren via Word, Excel of zelfs papieren facturen. Dat voelt veilig en herkenbaar, maar zal binnenkort niet meer volstaan. Daarom is het belangrijk om nu al te bekijken hoe je je organisatie stap voor stap klaarstoomt voor de nieuwe verplichtingen.

E-facturatie is niet zomaar een administratieve formaliteit. Het is een kans om je financiële processen te vereenvoudigen, fouten te verminderen en sneller betaald te worden. In deze blog leggen we uit waarom e-facturatie via Peppol zo waardevol is, waarom veel ondernemers nog achterblijven en hoe een ervaren partner zoals Tomfin je kan begeleiden bij de overstap naar Exact Online.

De voordelen van e-facturatie via Peppol

E-facturatie biedt heel wat voordelen die je dagelijkse werking merkbaar vergemakkelijken. Het Peppol-netwerk is een beveiligde digitale snelweg waarop je facturen rechtstreeks uit je boekhoudsoftware naar je klant verstuurt. Die facturen komen automatisch in de administratie van je klant terecht, zonder dat er nog manuele verwerking nodig is. Zo bespaar je tijd en beperk je het risico op fouten.

Daarnaast speelt veiligheid een grote rol. Peppol verifieert de identiteit van de verzender. Daardoor wordt factuurfraude quasi onmogelijk, een probleem dat de voorbije jaren fors is toegenomen. Ook op vlak van cashflow biedt e-facturatie een belangrijke meerwaarde. Onderzoek toont aan dat digitale facturen gemiddeld sneller betaald worden, omdat ze meteen verwerkt en goedgekeurd kunnen worden. Minder openstaande facturen betekent meer financiële ademruimte en een stabielere basis om je onderneming verder uit te bouwen.

Een bijkomend voordeel is de verlaging van je administratieve kosten. Manuele verwerking van facturen vraagt tijd en zorgt voor fouten die achteraf gecorrigeerd moeten worden. Door e-facturatie bespaar je niet alleen werkuren, maar ook papier, port en archiefruimte. Het doel is duidelijk: een efficiënter, veiliger en gestroomlijnd proces dat je ondersteunt in je dagelijkse werking.

Waarom veel ondernemers nog wachten

Toch blijft de adoptie voorlopig laag. Veel bedrijven hebben de neiging om af te wachten tot de verplichting dichterbij komt. Het vertrouwde gevoel van werken in Word en Excel weegt zwaarder dan het onbekende terrein van digitale facturatie. Bovendien ervaren veel ondernemers drempels omdat ze denken dat e-facturatie ingewikkeld is of dat de overstap veel tijd zal kosten.

Volgens Geert Grauls, Customer Support Director bij Exact, is dat begrijpelijk:

“Ondernemers verwachten dat hun vertrouwenspersoon – meestal hun accountant – hen zal begeleiden bij de overstap. Als die begeleiding ontbreekt, blijft alles bij het oude.”

Een andere reden waarom de overstap traag verloopt, is dat bedrijven vaak niet beseffen dat e-facturatie in de toekomst niet meer optioneel zal zijn. Wat vandaag nog een handige keuze is, wordt over minder dan twee jaar een wettelijke verplichting. Wie nu begint, kan rustig wennen en stapsgewijs de processen verbeteren. Wie wacht tot het laatste moment, zal onder druk keuzes moeten maken en riskeert fouten of vertragingen.

De sleutelrol van je accountant

Voor veel ondernemers is hun accountant of financieel adviseur het eerste aanspreekpunt bij nieuwe regelgeving. Een accountant die vertrouwd is met e-facturatie en Peppol kan een groot verschil maken. Niet alleen in de opstart, maar ook in de dagelijkse opvolging en ondersteuning.

Met een oplossing zoals Exact Online kunnen accountants hun klanten stap voor stap begeleiden. Ze helpen je bij de registratie op Peppol, zorgen dat je alle wettelijke vereisten nakomt en integreren e-facturatie in je bestaande manier van werken. Zo blijft alles vertrouwd, maar dan in een moderne, digitale context.

De kracht zit in een goede samenwerking. Je accountant kan het proces vertalen naar begrijpelijke stappen en helpen om de juiste keuzes te maken. Denk aan het opzetten van de koppeling met je facturatiesysteem, het instellen van de correcte workflows en het opvolgen van de betalingen.

Hoe Exact Online het eenvoudig maakt

Een veelgehoorde misvatting is dat e-facturatie technisch complex is. In werkelijkheid zijn er oplossingen die het proces bijzonder eenvoudig maken. Exact Online biedt een gebruiksvriendelijk platform waarin je vlot kan factureren, opvolgen en archiveren. De Peppol-integratie is volledig ingebouwd, waardoor je geen aparte tools nodig hebt of complexe instellingen moet uitvoeren. In enkele stappen ben je klaar om digitaal te factureren, zonder dat je bestaande processen helemaal overhoop gehaald worden.

Bovendien beschikt Exact Online over een PSD2-vergunning, waardoor je geïntegreerde betaallinks kan toevoegen aan je facturen. Zo kunnen je klanten meteen betalen, wat de betalingstermijn verkort en je cashflow verbetert. Dankzij de jarenlange ervaring van Exact met Peppol weet je dat je kiest voor een stabiele en veilige oplossing.

“Wij waren verbaasd hoe eenvoudig het opzetten van e-facturatie via Exact Online eigenlijk is,” vertelt een ondernemer uit Gent. “In minder dan een dag waren we operationeel en konden we alle facturen automatisch versturen.”

Ondernemers die werken met Exact Online merken snel de voordelen. Minder fouten, sneller betaald worden en meer grip op je cijfers zijn geen loze beloften, maar tastbare resultaten.

Wacht niet tot het laatste moment

2026 lijkt vandaag misschien nog veraf, maar de ervaring leert dat zo’n overstap tijd vraagt. Het is verstandig om nu al te starten met de voorbereiding. Zo kan je rustig testen, je medewerkers opleiden en je klanten informeren. E-facturatie wordt niet alleen een wettelijke verplichting, het is een kans om je organisatie te versterken.

Een bijkomend financieel voordeel is dat je investeringen in facturatiesoftware en de abonnementskosten tussen 1 januari 2024 en 1 januari 2028 tot 120 procent fiscaal kan inbrengen. Dat betekent dat je vandaag kan investeren met een aantrekkelijk belastingvoordeel.

Wie tijdig start, voorkomt stress en profiteert maximaal van de nieuwe mogelijkheden.

Klaar om e-facturatie te ontdekken?

Wil je meer weten over hoe Exact Online e-facturatie eenvoudig maakt? Of wil je samen bekijken hoe jouw bedrijf de overstap kan voorbereiden? Bij Tomfin combineren we jarenlange ervaring met een persoonlijke aanpak. We helpen je stap voor stap op weg en zorgen dat je vlot kan starten.

Neem vandaag nog contact op. Zo bouw je met vertrouwen aan een toekomst waarin je cijfers altijd kloppen en je administratie je vooruit helpt.