Hoe overstappen naar Exact Online vanuit huidig boekhoudprogramma?

22 jun 2022 | FAQ

Je wil graag overstappen naar een nieuw boekhoudpakket, maar je ziet alleen maar obstakels. Je ziet ertegen op omdat het misschien veel tijd zal vragen, een hoop gedoe zal zijn en ondertussen ben je gewoon aan je huidige programma die het grotendeels wel doet. Maar het zou weleens eenvoudiger kunnen zijn dan je denkt. Tegenwoordig zijn er een hoop conversietools die je hierbij kunnen helpen en kan je je huidige data importeren in een nieuw pakket. Bovendien kan je overstappen wanneer je dat wilt, het hoeft niet per 1 januari. Met het invoegen van een beginbalans kan je meteen aan de slag. Heb jij ook vragen over de conversie van je huidige boekhoudprogramma naar Exact Online? In dit artikel overlopen we de meest gestelde vragen.

Vanuit welke boekhoudprogramma’s kan ik overstappen naar Exact Online?

Er bestaat heel wat boekhoudprogramma’s voor boekhouden binnen België. We zeggen er België bij, want boekhouden binnen België of Nederland is een wereld van verschil door verschillen in wetgeving. Er is niet één programma dat perfect is voor elk bedrijf. Elke software heeft zo zijn eigen doelgroep en specificaties. Sommige pakketten zijn meer geschikt voor zelfstandigen, andere zijn ideaal voor grote kmo’s. Veel hangt af van wat de noden van jouw bedrijf zijn. Bij Exact Online kan je bijvoorbeeld kiezen uit 4 verschillende pakketten. Kleine of grote kmo’s: voor ieder wat wils.

Hoe overgaan naar Exact Online?

Je administratie overzetten naar Exact Online kan via de gratis conversietools van Exact Online of via een manuele import van je bedrijfsgegevens. Of je kan er ook voor kiezen om from scratch te starten met een nieuwe administratie. Welke optie voor jou de voorkeur heeft, hangt af van:

  • Hoe de administratie momenteel bijgehouden wordt: handmatig, in Excel, ander boekhoudprogramma, …
  • Hoe de masterdata eruit zien: veel ongebruikte data of staat alles ‘netjes’?
  • Hoe je wil starten: begin je graag met een schone lei of liever voortbouwen op de bestaande gegevens

De meeste van onze klanten die overstappen naar Exact Online, kiezen ervoor om te starten met een blanco administratie. Het is fijn om te starten met een schone lei. De conversie naar Exact Online is de ultieme gelegenheid om je administratie eens opnieuw in te richten volgens hoe je momenteel je onderneming runt. Het is het perfecte moment om inefficiënties te elimineren, masterdata op te schonen, na te denken over nuttige inzichten of de nodige rapportages. Tip! Heel wat boekhoudprogramma’s hebben de mogelijkheid om ze eerst gratis te testen. Bij Exact Online kan je vrijblijvend 30 dagen gratis testen. 

Kunnen mijn huidige gegevens worden overgezet?

Ja, dat lukt perfect! Het is uiteraard mogelijk om je financiële historiek van het huidige boekhoudpakket over te zetten naar Exact Online. Niet alleen je financiële gegevens, maar ook je debiteuren- en crediteurengegevens kunnen we overzetten met behulp van een XML-file. En: ook je bankgegevens kunnen we eenvoudig overzetten door middel van een automatische bankkoppeling (CODA-bestanden). Deze koppeling zorgt ervoor dat het inlezen en verwerken van banktransacties automatisch loopt. Tip! Dit is het ideale moment om oude crediteuren en debiteuren op te schonen.

Hoeveel tijd kost het om mijn administratie over te zetten?

Je administratie overzetten naar Exact Online kan in principe al binnen één dag. In tegenstelling tot on premise software, hoef je niets te installeren, geen servers te hebben of dure upgrades en migraties door te voeren. Exact Online is cloudsoftware en is overal waar je internetverbinding hebt toegankelijk. Je kan dus meteen starten. Voor grotere kmo’s rekenen we vaak een opstarttijd van enkele weken, omdat er vaak koppelingen met andere programma’s gewenst zijn of het opschonen van data wat tijd vraagt. We raden klanten echter wel aan om de overstap naar een nieuw boekhoudpakket goed voor te bereiden, zodat je met een schone lei kan starten. Concreet betekent dit: masterdata (zoals klanten, leveranciers, artikelen, …) opschonen en de balans opmaken. Denk ook goed na wat je uit je boekhouding wil halen: welke inzichten vind je belangrijk en hoe gaan jullie er praktisch mee aan de slag? Bij Tomfin helpen we graag met meedenken hoe we de nieuwe boekhoudsoftware optimaal kunnen benutten binnen je bedrijf: meer doen met minder! Graag eens praten? Contacteer ons en we bekijken het samen.

Kan ik alleen overstappen bij een jaarovergang?

Je kan op elk moment tijdens het (boek)jaar overstappen naar een (online) boekhoudprogramma. Het hoeft dus niet op 1 januari, maar kan bijvoorbeeld ook op 28 maart. De datum op zich maakt niet uit, zolang je er maar voor zorgt dat je op die datum de balans kan opmaken. Deze balans ga je nadien gebruiken om in het nieuwe boekhoudprogramma een beginbalans op te stellen. Dit is het beginpunt waarmee je gaat overstappen. Tip! Wanneer je betalingen ontvangt van facturen die je voor het overstappen hebt opgestuurd, boek je die ten opzichte van de post met openstaande facturen op de beginbalans, waardoor dat bedrag langzaam afneemt (tot je alle facturen hebt geïnd). Door een post met (oude) openstaande facturen te maken, losstaand van de post met (nieuwe) openstaande facturen, kan je de overstap naar een nieuw pakket overzichtelijk houden.

Kan ik mijn klantgegevens importeren in het nieuwe boekhoudprogramma?

Ja, zeker! Met Exact online zal je zowel je boekhouding als CRM kunnen beheren. Zowel voor de boekhouding, als het CRM-gedeelte, zal je de gegevens van je klanten nodig hebben. Bv. om een factuur te sturen, een herinnering te verzenden, … Tip! Zet jouw klanten, leveranciers en contacten in een CSV (of Excel-bestand) of exporteer ze uit je huidige programma. Zo kan je ze met één klik automatisch importeren in Exact Online om ze meteen te gebruiken.

Kan ik ook mijn voorraadgegevens converteren naar Exact Online?

Wanneer je een handels- of productiebedrijf hebt, dan kan het ook erg handig zijn om de artikelen en bijhorende gegevens ook over te zetten naar Exact Online. Tip! Ook hier is dit het perfecte moment om eens alle artikelen op te schonen, zodat je met een schone lei kan starten.

Hoeveel kost een conversie naar Exact Online?

Een overstap naar Exact Online is gratis. Je kan er echter wel voor kiezen om Exact Online te laten implementeren door een officiële Exact Online Partner. Een partner weet perfect hoe je je gegevens het best kan importeren, hoe je de instellingen optimaliseert om het maximale uit je pakket te halen, kan je helpen met eventuele problemen waar je tegenaan loopt en kan je de nodige training/ondersteuning geven bij de opstart met je nieuwe boekhoudpakket. Bij Tomfin helpen we je graag met de overstap naar Exact Online. Bel ons op +32 476 38 79 75 of stuur ons een mailtje via info@tomfin.be. Meer weten over de mogelijkheden van Exact Online voor boekhouden, productie, handel of project management? Bekijk het hier.

Heb ik training nodig voor het gebruiken van mijn nieuwe boekhoudprogramma?

Je kan kiezen om volledig zelfstandig aan de slag te gaan met Exact Online, maar wij raden wel aan om een halve dag of een dag opleiding te nemen bij een Exact Online partner. Een partner geeft je persoonlijke ondersteuning en kan je snel helpen bij het oplossen van vragen of problemen. Exact Online voorziet ook heel wat gratis opleidingsmogelijkheden, waaronder bijvoorbeeld de kennisbank, online trainingen, de community en gratis telefonische of e-mailsupport. Al is het wel makkelijker om een training op maat van je bedrijf te volgen door een Exact Online partner, zodat je sneller van start kan met je nieuwe pakket. Tip! Binnen Exact Online kan je vanuit elk scherm op ‘Support‘ klikken. Daarmee ga je meteen naar de juiste pagina in de kennisbank die je op weg helpt met de functie waarmee je bezig was (bijvoorbeeld wanneer je gaat factureren, stuurt hij je automatisch naar de help-pagina over factureren).

Aan de slag… Samenwerken met je boekhouder

In Exact Online kan je makkelijk je boekhouder toevoegen aan je administratie. Dat is handig wanneer je een prangende vraag hebt: je boekhouder kan meteen inloggen in je administratie en alles van op afstand regelen. Er zijn verschillende manieren waarop je kan samenwerken met je boekhouder:

  • Je kiest ervoor om je boekhouding volledig zelf/intern te doen
  • Je kiest ervoor om basishandelingen zelf te doen en de boekhouder in te schakelen voor moeilijkere handelingen (bijvoorbeeld jaarrekening, BTW-aangifte, …)
  • Je kiest ervoor om je boekhouder de volledige boekhouding te laten doen

In België werken bijna alle boekhoudkantoren met de software van Exact Online, dus koppelen gaat snel en is eenvoudig.

Onbekend maakt onbemind

Een nieuw boekhoudpakket is vaak een sprong in het onbekende. Maar eens je het gemak ervaart van online boekhouden, automatisch facturen inlezen, automatische bankkoppelingen en rechtstreeks communiceren met de klant en je boekhouder, zal je meteen denken: ‘had ik dit maar eerder gedaan!’ Dus: zet nog vandaag de stap naar een wereld van boekhoudkundig gemak & geniet van de efficiëntie die het jouw bedrijf zal brengen! Meer weten? Bel ons op +32 476 38 79 75 of mail ons via info@tomfin.be.

blog

Lees verder.

exact online tomfin partner implementatie kost hoeveel kosten abonnement

Hoeveel kost Exact Online?

Wat kost Exact Online? Cloud software Exact Online is cloud software. Concreet betekent dit dat je de software kan gebruiken zonder programma's te installeren, je geen servers nodig hebt en je je geen kopzorgen hoeft te maken over onverwachte kosten voor migraties of...
tomfin exact online software systeem programma boekhouding management project handel productie administratie erp crm hrm wms wbs sap business central dynamics microsoft navision 365 intelligence globe odoo zoho silverfin outsmart peppol outsmart online accounting bankkoppeling coda soda magazijnbeheer scan service digitalisatie partner pakket consultant kmo bv cvba nv commv vergelijken demo support belgië

Wat kan je doen met Exact Online?

Wat is Exact Online? Veel mensen kennen Exact Online als boekhoudprogramma. Het bevat echter veel meer functionaliteiten dan enkel boekhouden. Exact Online is een ERP-systeem dat is ontwikkeld door Exact Software. Exact Online is een totaalpakket dat features heeft...

contact

Vraag ons om hulp.

Bel ons

+32 476 38 79 75

Mail ons

info@tomfin.be

Openingsuren

Maandag – vrijdag 9u – 18u

Zaterdag 9u – 13u