“We zaten vast in een verouderd boekhoudprogramma dat enkel op één computer werkte. Daardoor hadden we geen actueel overzicht van onze cijfers en kostte het veel tijd om alles manueel op te volgen. Dankzij Tomfin konden we vlot overstappen naar Exact Online en zijn onze boekhoudkundige taken nu grotendeels geautomatiseerd.”
Van oude software naar een digitale oplossing
Een goed draaiende kapperszaak draait niet alleen op creativiteit, maar ook op een correcte en vlotte administratie. Deze klant werkte jarenlang met een on premise boekhoudpakket dat niet meer mee evolueerde. Elke factuur moest handmatig ingegeven worden, rapporten waren beperkt en enkel op kantoor beschikbaar. Voor een zaakvoerder die vaak onderweg is of in het salon werkt, werd dit een steeds grotere belemmering.
Tomfin begeleidde de onderneming stap voor stap bij de migratie naar Exact Online, een moderne cloudoplossing voor kmo’s. We zorgden voor een zorgvuldige data-overdracht van alle basisgegevens, de openstaande posten en de beginbalans. Zo kon de kapperszaak zonder onderbreking blijven werken.
Meer weten over Exact Online? Lees er alles over op de officiële website van Exact.
Zelf facturen aanmaken en betalingen opvolgen
“Ik dacht dat het ingewikkeld zou zijn om zelf facturen te maken, maar Tomfin gaf duidelijke uitleg en zette alles gebruiksklaar. Nu kan ik met een paar klikken een verkoopfactuur sturen en meteen zien welke klanten nog moeten betalen.”
Een van de grootste voordelen van de overstap is dat de zaakvoerder zelf eenvoudig facturen kan aanmaken en verzenden. Exact Online maakt het mogelijk om professionele facturen op te stellen, automatisch op te volgen en herinneringen te sturen. Zo wordt debiteurenbeheer een stuk eenvoudiger en blijft de cashflow gezond.
Daarnaast kan de kapperszaak via de bankkoppeling betalingen automatisch laten inlezen en verwerken. Vroeger gebeurde dit volledig manueel, wat niet alleen tijdrovend was maar ook foutgevoelig.
Beter inzicht in marges en prestaties
Dankzij de digitalisatie en optimalisatie van het boekhoudproces krijgt de zaakvoerder nu veel sneller een duidelijk beeld van de prestaties van het salon. In Exact Online is het eenvoudig om rapporten op te vragen die tonen welke diensten en producten het meest winstgevend zijn.
Dit inzicht is belangrijk om gerichte beslissingen te nemen over prijzen, acties of investeringen. De tijd die vrijkomt door het automatiseren van repetitieve taken kan de ondernemer nu gebruiken om klanten te helpen en de zaak verder uit te bouwen.
Tomfin fungeert hierbij als vast aanspreekpunt, zowel tijdens de implementatie als daarna. We staan klaar voor alle vragen en zorgen ervoor dat de klant met vertrouwen kan werken in zijn nieuwe systeem.
Een vlotte overstap en blijvende begeleiding
“De begeleiding van Tomfin maakte echt het verschil. Ze luisterden naar onze noden, dachten mee na en regelden alles tot in de puntjes. We hadden nooit verwacht dat de migratie zo vlot zou verlopen.”
Bij Tomfin combineren we meer dan 25 jaar ervaring met een persoonlijke aanpak. Elke onderneming is anders, en daarom zorgen we dat Exact Online op maat wordt ingesteld. Zo vermijd je configuratiefouten en heb je meteen een gebruiksklaar systeem dat werkt voor jouw bedrijf.
Wil je als kmo ook je administratie digitaliseren en automatiseren? Of heb je een verouderd boekhoudpakket en wil je overstappen naar Exact Online? Neem dan zeker contact op. Wij helpen je graag verder als ervaren Exact Online implementatiepartner.
