“Als transportbedrijf gespecialiseerd in kunstwerken moeten we altijd exact weten waar elk stuk zich bevindt. Onze klanten vertrouwen erop dat hun collecties veilig en correct beheerd worden. Vroeger hielden we dat manueel bij, maar dat leidde geregeld tot fouten en onzekerheid. We zochten een manier om zowel onze administratie als de logistieke opvolging te digitaliseren en beter op elkaar af te stemmen.”
Altijd een actueel overzicht van uw collectie
Als onderneming die waardevolle kunstwerken vervoert en tijdelijk opslaat, is het cruciaal dat elk stuk traceerbaar blijft. De klant wilde niet alleen hun offertes en facturatie automatiseren, maar ook permanent zicht hebben op de exacte locatie van elk kunstwerk. Vroeger werden verplaatsingen handmatig geregistreerd in Excel-lijsten en papieren dossiers. Dit vroeg veel tijd, was foutgevoelig en bood geen zekerheid bij schadeclaims of verzekeringskwesties.
Tomfin begeleidde de onderneming bij de overstap naar Exact Online Handel. Dankzij deze implementatie zijn alle magazijnbewegingen digitaal gelogd. Medewerkers scannen de kunstwerken wanneer ze in het magazijn worden geplaatst of weer op transport gaan. Hierdoor is er altijd een sluitend overzicht van wat aanwezig is en waar elk object zich bevindt. Dat geeft niet alleen gemoedsrust, maar is ook essentieel om te voldoen aan de eisen van verzekeraars.
Offertes en facturen digitaal beheren
Naast de logistieke uitdaging wilde de onderneming haar administratie optimaliseren. “Onze offertes werden vroeger via Word opgesteld en facturen apart in een ander pakket verwerkt. Het was veel dubbel werk en we verloren vaak tijd met opvolging,” vertelt de zaakvoerder.
Exact Online biedt een geïntegreerde oplossing waarbij offertes, leverbonnen en facturen in één systeem samenkomen. Van zodra een klant een opdracht bevestigt, worden alle documenten automatisch klaargezet en gekoppeld aan het juiste project. Ook herinneringen voor openstaande facturen verlopen nu automatisch. Zo gaat er geen tijd meer verloren aan manuele opvolging en blijft de cashflow beter onder controle.
Eén platform voor administratie én logistiek
“De grootste meerwaarde is dat we nu op elk moment weten hoeveel kunstwerken we in ons magazijn hebben, welke onderweg zijn en wat er gefactureerd werd,” benadrukt de klant. Voorheen was dat enkel te achterhalen door verschillende lijsten naast elkaar te leggen. Nu volstaat een paar klikken in Exact Online om een overzicht te krijgen.
Dankzij de combinatie van scanfunctionaliteit, digitale voorraadbeheer en administratieve opvolging beschikt de onderneming over een compleet platform dat meegroeit met hun noden. Zo kan het team zich focussen op hun kernactiviteit: het veilig transporteren van kunstwerken.
Begeleiding van intake tot support
Tomfin zorgde voor een volledige begeleiding, van de initiële analyse tot de opzet van Exact Online en de opleiding van medewerkers. Ook na de oplevering blijven we een vast aanspreekpunt. We helpen bij vragen, aanpassingen of optimalisaties zodat het systeem altijd optimaal blijft functioneren.
Meer weten over de mogelijkheden van Exact Online voor uw onderneming? Bekijk alle info op de website van Exact Online of neem vrijblijvend contact op.
“Dankzij Tomfin is onze administratie niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder. We hebben nu rust in ons hoofd, omdat we altijd precies weten waar elk kunstwerk zich bevindt.”
