“Onze voorraad was een constant zorgenkind. We werkten met Excel en handmatig ingegeven lijsten, waardoor we vaak niet wisten wat er op stock lag. Ook het toewijzen van materialen aan verschillende werven gebeurde op gevoel. We wilden graag zelf onze administratie doen zonder iemand extra aan te werven, maar we hadden een oplossing nodig die overzicht en vertrouwen gaf.”
Van losse lijsten naar geïntegreerde software
Een producent van luchtkanalen uit Vlaanderen contacteerde Tomfin met een duidelijke ambitie: meer inzicht in hun voorraad, minder tijdverlies in administratie en een vlottere productieplanning. Het bedrijf groeide snel en werkte met tientallen openstaande orders tegelijk, allemaal op maat gemaakt op basis van CAD-tekeningen.
Voorheen gebeurde de planning en het voorraadbeheer grotendeels in Excel. Materiaal werd pas besteld als het bijna op was, en vaak was het zoeken welke onderdelen bij welke werf hoorden. Dit leidde tot inefficiëntie en onnodige spoedleveringen.
We stelden voor om Exact Online Handel te koppelen met vPlan, een planningsoplossing die perfect aansluit bij productieomgevingen. Zo konden we de link leggen tussen de verkooporders, de productieplanning en de voorraad. Artikelen en onderdelen werden gecodeerd zodat ze eenvoudig aan een werfadres konden toegewezen worden. Ook de informatie uit de CAD-tekeningen werd gekoppeld, zodat de productie-afdeling altijd over de juiste specificaties beschikte.
Meer over Exact Online Handel lees je op exact.com.
Zelf administratie voeren, zonder extra personeel
“We hadden schrik dat we iemand moesten aannemen om dit allemaal bij te houden. Maar Tomfin heeft Exact Online zo ingesteld dat we het zelf kunnen beheren. Nu verloopt alles veel sneller.”
Tijdens de implementatie migreerden we alle bestaande artikellijsten, klantgegevens en actuele voorraden naar Exact Online. We configureerden de software zo dat bestellingen en leveringen automatisch bijgewerkt worden zodra een order wordt ingeboekt.
De koppeling met vPlan zorgt ervoor dat productieopdrachten rechtstreeks vanuit de verkooporders ontstaan. De planning is volledig digitaal, waardoor Excel definitief verleden tijd is. Elk order wordt gelinkt aan het juiste werfadres en krijgt een duidelijk overzicht van de nodige materialen. Zo kan de productie op elk moment zien welke onderdelen klaarstaan en wat nog besteld moet worden.
Omdat de onderneming zelf de administratie wilde voeren, hebben we uitgebreide opleidingen voorzien. Van leverbonnen en facturen maken tot rapporten over voorraadbewegingen: alles werd stap voor stap uitgelegd in gewone mensentaal, zodat ook medewerkers zonder IT-achtergrond ermee aan de slag kunnen.
Eén systeem voor productie, voorraad en levering
Sinds de overstap naar Exact Online heeft het bedrijf altijd real-time inzicht in alle voorraadstanden. Artikelen die vroeger in Excel verstopt zaten, worden nu automatisch opgevolgd. Zodra een verkooporder wordt ingevoerd, reserveren Exact Online en vPlan de nodige materialen en geven ze aan welke goederen besteld moeten worden.
Ook de leveringen verlopen efficiënter. Medewerkers zien in één oogopslag welke orders aan welke werven gekoppeld zijn, zodat er geen verwarring meer ontstaat over wat waar geleverd moet worden.
“We merken het verschil elke dag. Geen chaos meer in Excel, geen foute leveringen. Alles is overzichtelijk en up-to-date.”
Dankzij Tomfin als ervaren implementatiepartner kon het bedrijf de volledige digitalisatie realiseren zonder extra collega’s aan te nemen. De combinatie van Exact Online Handel en vPlan biedt de nodige structuur om verder te groeien, te automatiseren en te optimaliseren.
Wil je weten hoe Tomfin jouw kmo kan helpen om voorraadbeheer, productieplanning en administratie in één beweging te digitaliseren? Neem contact op, we delen graag onze ervaring.
