Je bent momenteel op zoek naar een goed boekhoudpakket, maar wat zijn er veel opties!

We geven je hieronder de belangrijkste musthaves van boekhoudsoftware, zodat jouw keuze iets makkelijker wordt.

Musthave 1 – Cloudsoftware

On premise programma’s waarvoor je een server nodig hebt, zijn niet meer van deze tijd. De opstartkosten zijn gemiddeld hoger en meestal zal je een onderhoudscontract moeten betalen. Ook volledige maatwerkoplossingen zijn iets om over na te denken. Ze kosten handenvol geld en moeten van tijd tot tijd gemigreerd worden. Een goed boekhoudprogramma is altijd en overal beschikbaar en bij voorkeur ook via je smartphone/tablet.

Musthave 2 – Updates

On premise-programma’s en maatwerkprogramma’s hebben daarnaast het nadeel dat ze vaak niet up-to-date zijn. Dat komt bijvoorbeeld doordat je als onderneming niet altijd meteen de kost wil maken voor een upgrade of nieuw maatwerk dat moet geschreven worden.

Kiezen voor een SaaS-oplossing is dan vaak een goede optie, omdat ze automatisch en kostenloos geüpdatet worden. Je bent dus steeds mee met de laatste nieuwe wet- en regelgeving, alsook met nieuwe ontwikkelingen.

Musthave 3 – Automatiseren

Een goed boekhoudprogramma heeft vooral als doel jou of je boekhouder veel tijd en geld te besparen. Dit kan door functies zoals automatisch afschrijven, vaste boekingen, coda en soda, automatisch afpunten, OCR, ingebouwde btw-aangifte/klantenlisting/…

Dit zijn repetitieve handelingen die je vrij eenvoudig kan automatiseren. Vraag dus zeker na of de boekhoudsoftware dergelijke systemen heeft.

Musthave 4 – AI en slimme software

AI is tegenwoordig niet meer weg te denken uit de softwarewereld. Goede boekhoudsoftware is mee met deze evolutie en zet zichtbaar in op de ontwikkeling van slimme software.

AI kan bijvoorbeeld ingezet worden voor het herkennen van gegevens, genereren van boekingsvoorstellen, automatisch afpunten van betalingen, maar ook voor zaken zoals gebruiksgemak, optimalisatie van support en debiteurenbeheer.

Ook de mogelijkheid om e-facturen te versturen is een belangrijke functie die de komende 10 wellicht standaard zal worden.

Musthave 5 – Realtime cijfers

Je documenten op papier bewaren en pas volgend jaar je cijfers kennen zorgt ervoor dat je achterop hinkt ten opzichte van je concurrentie. En dat is uiteraard niet wat je wilt. Een toekomstbestendig boekhoudpakket geeft je realtime informatie waarmee je datagedreven beslissingen kan nemen in plaats van af te sturen op je buikgevoel.

Musthave 6 – Intuïtief gebruik

Een niet te missen punt is het gebruiksgemak. Uiteindelijk zal jij, je medewerkers of de boekhouder hier dagelijks mee werken. Een programma dat goed aansluit bij de noden en wensen van de (eind)gebruikers is cruciaal voor een succesvolle implementatie.

Niets is meer frustrerend dan werken met haperende of onlogische software. Overzichtelijke en logische menu’s zijn een basisvereiste. Een zoekfunctie is bijvoorbeeld een aanrader. Zo vind je snel documenten, facturen of orders terug.

Musthave 7 – Samenwerken

Indien de boekhouding van je ondernemer door een extern boekhoudkantoor verzorgd wordt, is nadenken over hoe je gaat samenwerken een belangrijk punt. Welk aandeel zal je hebben in deze samenwerking en hoe zal je documenten bezorgen aan je boekhouder? Hoe zullen zij inloggen? Bekijk zeker de mogelijkheden binnen de software om samen te werken met je boekhouder. Bij Exact Online kan je bijvoorbeeld je boekhouder eenvoudig toevoegen aan je administratie, waardoor je alles vanop afstand kunt regelen.

Musthave 8 – Controles

Bij manuele invoer heb je steeds een foutmarge. Een goed boekhoudprogramma ondersteunt mensen door verschillende controles te doen, waardoor die foutmarge zo klein mogelijk is.

Voorbeelden van controles zijn bijvoorbeeld automatisch periodes sluiten na btw-aangifte, herkennen van dubbele facturen, voorkomen van boeken in gesloten periodes, herkennen van foutieve boekingen, …

We hoeven je niet uit te leggen dat dergelijke fouten voorkomen zeeën van tijd bespaart.

Musthave 9 – Integratie

Meer en meer bedrijven hechten belang aan een geïntegreerd digitaal landschap. Moderne software die makkelijk koppelt met andere programma’s is eveneens een basisvereiste. Bij voorkeur zijn er standaardkoppelingen beschikbaar waarmee je via plug&play de software met elkaar linkt. In nood kan er steeds een maatwerkkoppeling gemaakt worden, maar denk hierbij na over de kosten die dit met zich meebrengt, alsook extra kosten wanneer een programma updates uitvoert.

Musthave 10 – Paperless werken

Een modern tijdperk vraagt ook om een paperless oplossing. Het afdrukken van documenten zou je moeten beperken tot bestelbons of pickinglijsten. En zelfs dat kan tegenwoordig volledig digitaal.

Software met een goed documentmanagement is m.a.w. een basisvereiste. Zo kan je snel en eenvoudig documenten terugvinden bij een audit of vraag van de klant.

Verlies hierbij zeker het change management niet uit het oog. Veranderen van software brengt weleens onzekerheden of frustraties met zich mee voor medewerkers. Maar met een goede implementatiestrategie zal een nieuw softwarepakket je onderneming enorme stappen vooruit laten zetten.

Met Tomfin hebben we reeds heel wat ondernemingen ondersteund in hun digitale transformatie. Heb je zelf vragen of wens je info? Aarzel dan niet om ons te contacteren via info@tomfin.be of +32 92 93 01 29.

Bekijk hier onze succesverhalen.