Vroeg of laat krijgt elke ondernemer te maken met klanten die niet op tijd betalen. En dat is niet altijd een prettige opdracht. Want het strikt opvolgen van onbetaalde facturen kan de goede relatie met een klant onder druk zetten en vraagt dus om slim debiteurenbeheer. Maar wat is debiteurenbeheer precies?

Betekenis van debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer staat letterlijk voor het beheren van uw debiteuren. Dit zijn personen of organisaties die iets bij je gekocht hebben en nu dus een schuld bij je hebben. Goed debiteurenbeheer vraagt om zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid, met als doel om zo snel mogelijk betaald te krijgen mét behoud van een goede klantrelatie.

Goed debiteurenbeheer – in de vorm van het opstellen van betalingsherinneringen, het nabellen van openstaande facturen en het versturen van aanmaningen – begint al voor je een overeenkomst aangaat met je klant door het maken van heldere betalingsafspraken. Het eindigt wanneer de factuur betaald is. Dit kan dus voor de nodige administratieve druk zorgen.

Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?

Op tijd betaald krijgen is een serieus en actueel probleem voor ondernemers! Want als klanten niet tijdig je facturen betalen, dan heeft dit nefaste gevolgen voor de liquiditeit van je bedrijf. Hoe langer facturen openstaan, des te groter het risico is dat je minder geld beschikbaar hebt om je personeel of leveranciers te betalen of te investeren in nieuwe projecten.

Cijfers uit de KMO Business Barometer spreken boekdelen:

• Een snelle en correcte betaling van facturen is de grootste uitdaging op vlak van boekhouden
• Maar liefst vier op de vijf ondernemers hebben cashflowproblemen door te laat betaalde klantenfacturen
• 88,4% van debiteuren betaalt wel eens te laat
• In 37,7% van de verkoopfacturen wordt er pas na meer dan twee herinneringen betaald
• Strak debiteurenbeheer is dus geen overbodige luxe. Maar tegelijk wil je voorzichtig omgaan met je klantrelatie. Hoe slaag je succesvol in deze moeilijke evenwichtsoefening?

Exact Online Debiteurenbeheer helpt je bij deze uitdaging.

Hiermee kun je:

• Automatisch herinneringen versturen door gebruik te maken van communicatiescenario’s
• Slimme software inzetten die op basis van het betalingsgedrag van je klanten bepaalt welk betalingsprofiel zij hebben
• Op basis van deze profielen bepaalt de software welk scenario het beste past bij een klant
• In real time controle en inzicht houden dankzij een performant debiteurenbeheercockpit
• Betalingsafspraken vlot bijhouden

Het resultaat?

Klantenfacturen raken sneller betaald, waardoor je eerder inkomsten kunt inboeken. Bovendien beperk je de administratieve last voor jezelf en je medewerkers tot een absoluut minimum, en kun je jouw kostbare tijd dus besteden aan ondernemen. En last but not least rol je met deze digitale aanpak de rode loper uit voor nieuwe klanten én houd je jouw bestaande klantenrelaties op peil.

Goed om weten: Exact Online Debiteurenbeheer is op maat gemaakt van gebruikers van Exact Online Boekhouden, Handel, Productie en Project.

Hoe maakt Exact Online Debiteurenbeheer het verschil ten opzichte van concurrerende software?

Wanneer je investeert in onze software, dan ga je voluit voor:

• Een naadloze integratie met Exact Online
• Het toekennen van scenario’s op basis van krachtige AI-technologie, gekoppeld aan gebruikersprofielen
• Het makkelijk vastleggen, beheren en monitoren van betalingsafspraken
• Het automatisch uitsturen van herinneringen op basis van scenario’s
• Desgewenst een betaallink toevoegen aan de herinnering
• Een end-to-end geautomatiseerd proces, van het verzenden van een factuur tot en met het boeken van een betaling. Handig!
• Wat kun je als klant van ons verwachten?

Heb je hulp nodig bij het instellen van debiteurenbeheer voor jouw dossier? Contacteer ons en we helpen je snel op weg!