Digitaliseren draait niet louter om het kiezen en implementeren van de goedkoopste of meest automatische oplossing. Het vraagt ook om een menselijke transformatie.

Een doordachte implementatiestrategie is het fundament van een succesvolle digitale transformatie.

In dit artikel nemen we je mee doorheen good practices bij het implementeren van een nieuw softwarepakket.

Survival of the fittest

Een goede voorbereiding is het halve werk, en dat geldt zeker wanneer je gaat digitaliseren.

Software die geschikt is voor jouw specifieke situatie is niet altijd de goedkoopste of meest volledige oplossing. Factoren zoals gebruiksgemak, opleidingsniveau en bedrijfscultuur spelen een belangrijke rol. Daardoor kan een implementatie die objectief ideaal lijkt soms in de praktijk anders uitpakken. Het is dus de kunst om te zoeken naar een softwarepakket dat het best aansluit bij de noden en wensen van je bedrijf.

Er zijn heel wat redenen waardoor je eindgebruikers weerstand kunnen vertonen tegen de verandering. Je eindgebruikers kunnen je medewerkers, boekhoudkantoor of management zijn. Hieronder geven we enkele remmende factoren en hoe je die best kan aanpakken.

Een implementatie kan stroef verlopen omdat…

De gebruikers niet geïnformeerd zijn.

Naast de technische uitdagingen die een implementatie met zich meebrengt, is het belangrijk om voldoende training te voorzien, afgestemd op de eindgebruikers. Plan niet alleen bij het begin een training in, maar ook na enkele maanden gebruik een herhalingstraining. Tegen die tijd zullen er heel wat vragen de kop opsteken en sommige zaken reeds vervaagd zijn. Even heropfrissen kan de tevredenheid van de gebruikers doen stijgen.

De gebruikers niet betrokken zijn. 

Wanneer je merkt dat de gebruikers ongemotiveerd of weinig enthousiast zijn, kan je best eens stilstaan bij de mate waarin je hen betrokken hebt bij het proces. Gebruikers worden graag om hun mening gevraagd en vinden het leuk om ideeën te delen. Dit kan op een informele wijze, of via een georganiseerd feedbackmoment. Niet alleen je gebruikers hebben hier baat bij, ook voor jou als ondernemer kan dit waardevolle inzichten opleveren. We zien vaak dat een technisch probleem wordt aangekaart, maar eigenlijk veroorzaakt wordt door de logica in het bedrijfsproces. Dat zijn cruciale zaken om als ondernemer aan te pakken.

De gebruikers niet openstaan voor verandering.

Veelal spelen er persoonlijke redenen waardoor iemand niet mee wil in de verandering. Merk je dat dit de reden kan zijn dat de digitalisering stroef loopt? Dan is het belangrijk om eens dieper te graven en persoonlijke motieven te achterhalen. Vaak zien we dat pensioenering, onzekerheid en angst een rol spelen. De gebruikers geruststellen en begeleiden kan hierbij ook helpen.

De verandering te snel gaat.

Dan is het belangrijk na te denken over hun competenties. Wie zijn je gebruikers en wie kan er als voortrekker fungeren? De zogenaamde early adopters zijn de ideale personen om een project mee te trekken. Verder is hierbij het gefaseerd aanpakken van de verandering een cruciale factor om het proces stevig te verankeren in je organisatie.

De gebruikers angst hebben voor jobverlies.

Automatisering bezorgt medewerkers vaak schrik om hun job te verliezen. Nochtans zijn er weinig ondernemers die personeel op straat zetten ten gevolge van automatisering. In veel gevallen zal de jobinhoud van je medewerkers hiermee wel veranderen. Daarbij is het belangrijk dit van bij het begin helder en transparant te communiceren. Zo neem je in elk geval angst om hun job te verliezen weg.

Good practices

Kortom, onderstaande punten zijn keyfactors als het om succesvol digitaliseren gaat:

+ Transparant communiceren

+ Luisteren naar eindgebruikers

+ Iedereen actief betrekken

+ Projectmanager aanduiden

+ Passende training voorzien

+ Processen (blijven) evalueren

Bij Tomfin kiezen we voor een aanpak op maat. We ondersteunen je onderneming op het tempo dat voor jullie goed voelt en voorzien de nodige praktische opleiding en training voor je medewerkers.

Na de implementatie zijn we steeds vlot bereikbaar om jou en je medewerkers op weg te helpen met het nieuwe softwarepakket. Geen van-kastje-naar-de-muur-gedoe, maar gewoon snelle en persoonlijke service.

Wil je graag meer informatie? Aarzel niet om ons te contacteren via +32 92 93 01 29 of info@tomfin.be.