Werk je nog steeds met talloze spreadsheets en een verouderd boekhoudprogramma? Geef je nog je facturen in een doos aan je boekhouder en heb je daardoor nooit een actueel inzicht in je financiële gegevens? Dan is dit artikel iets voor jou.

Veel ondernemers zien hun boekhouding als een noodzakelijk kwaad, iets wat onderaan het to-do lijstje staat. Maar wist je dat je boekhouding het hart van je kmo is en dat je er enorm veel interessante inzichten uit kan halen?

Het automatiseren van je boekhouding heeft tal van voordelen. Zo kan je met een moderne boekhouding …

• Foutmarge door menselijke imput verminderen
• Administratiekosten verlagen door manuele handelingen te automatiseren
• Up-to-date inzichten uit je boekhouding halen
• Efficiëntie van je financiële processen verhogen
• Tijd van je werknemers en boekhouder nuttiger inzetten

Door het optimaliseren van je administratie kan je je winst maximaliseren, klanttevredenheid verhogen en betere strategische beslissingen maken. Met slimme boekhoudprogramma’s kan je een groot deel van je administratie automatisch laten verlopen. Je laat de software het low-level werk doen, waardoor je je meer kan focussen op je bedrijfsstrategie en -groei. Je laat de software voor jou werken, in plaats van je administratie achterna te hollen.

Maar hoe begin je hieraan? Hieronder geven we je een volledig overzicht van de belangrijkste tijdswinsten die je kan boeken door met de juiste tools te werken.

1/ Masterdata vervolledigen

Slimme tools worden pas slim wanneer je ze voldoende imput geeft waarmee ze kunnen werken. Dit vraagt bij de start van het digitalisatieproces wat werk van je werknemers of boekhouder, maar we beloven je dat deze tijd zich meerdere malen zal terugverdienen. Een goede basis is dus het halve werk. Correcte en volledige data zijn een cruciale voorwaarde om processen te automatiseren. Vergelijk het met de fundering voor het bouwen van een huis. Slimme software zal hierdoor gegevens op je facturen beter herkennen, betalingen automatisch linken aan de juiste relatie of boekingsvoorstellen doen op basis van AI. Idealiter gebruik je officiële gegevens, zoals de gegevens uit het KBO-register voor een klant of leverancier, of het MAR als basis voor je grootboekrekeningenstelsel.

2/ Facturen digitaal ontvangen

De eerste stap om paperless te werken is het digitaal aanleveren van documenten. Leveranciers sturen aankoopfacturen via je digitale brievenbus rechtstreeks naar je boekhouding. Een digitale brievenbus is een e-mailadres dat uitsluitend voor het ontvangen van facturen gebruikt wordt, bijvoorbeeld facturen@bedrijf.be. Je kan dit vergelijken met een postbus. Hiermee verzamel je alle facturen via één kanaal. Dat vraagt een goede communicatie naar de leveranciers, maar eenmaal ze de facturen via je digitale box verzenden, zal je merken dat het grootste deel van de factuurverwerking automatisch verloopt.

Je kan facturen ook via Peppol versturen en ontvangen. Peppol is een systeem waarmee je elektronische facturen naar elkaar kan sturen. Dit gaat nog een stap verder dan een digitale factuur verzenden, omdat je die nog moet inlezen. Een elektronische factuur gaat als het ware rechtstreeks van boekhouding naar boekhouding. In boekhoudprogramma’s, zoals Exact Online, zit deze functionaliteit standaard inbegrepen. Het enige wat je hoeft te doen, is je eenmalig registreren.

3/ Automatisch facturen verwerken

Facturen kan je automatisch verwerken via OCR, ook wel tekstherkenning genoemd, en robotic accounting. De boekhoudrobot leest je digitale facturen en doet een boekingsvoorstel op basis van de herkende data en eerder geboekte facturen. Slimme software herkent patronen, zoals bijvoorbeeld het boeken van bankkosten op een bepaalde rekening. Hierdoor kan het systeem jou een correct voorstel geven, of zelfs volledig boeken zonder dat er menselijke tussenkomst nodig is. We raden wel aan om de eerste 3 maanden te controleren of de software de zaken juist herkent en boekt en daarna pas over te schakelen op volledige automatisatie. Gemiddeld kan je na enkele maanden 70 à 80% van je facturen automatisch laten verwerken door zo’n programma. Dit systeem kan in je boekhoudprogramma zitten, maar er zijn ook heel wat externe softwaretools, zoals Blue10, die gekoppeld zijn met je boekhoudprogramma.

4/ Controleren met goedkeuringsflows

Hoe kan je zicht houden op alle facturen als deze automatisch verwerkt worden, zonder dat daar nog een mens aan te pas komt? Automatiseren verlegt de focus van invoerwerk naar controle. Veel bedrijven kiezen ervoor om een goedkeuringsflow in hun factuurverwerkingsproces te implementeren. Daarmee houd je zicht op welke facturen betaald mogen worden. Het is belangrijk dat je vooraf samenzit en bespreekt wie welke facturen mag goedkeuren. Dit kan bijvoorbeeld op basis van leverancier, kostenplaats of bedrag. We raden je wel aan om steeds meerder goedkeurders in te stellen, zodat de factuurflow niet vastzit wanneer iemand ziek of op verlof is.

5/ Digitaal archiveren

Facturen digitaal ontvangen en verwerken vraagt uiteraard ook om het digitaal bewaren van facturen. Werk je nu nog met een kantoor vol kasten met archiefmappen? Stel je voor hoeveel tijd je kan winnen door niet in honderden mappen te moeten zoeken naar een bepaald document. Na het boeken van de facturen, belanden deze automatisch in het digitale archief van je systeem. Heb je later een factuur nodig? Dan zoek je snel het factuurnummer in de zoekbalk en binnen 5 seconden heb je de factuur, met de relatie, betaling en herinnering gekoppeld, beet.

6/ Met betalingsbestanden werken

Elke ontvangen factuur moet betaald worden. Nu doe je dit waarschijnlijk door factuur per factuur handmatig te betalen bij je bank. Dit kan veel eenvoudiger. Het proces wordt omgedraaid: vroeger ontving je een factuur, betaalde je die en daarna ging ze pas naar de boekhouder om in te boeken. Een moderne boekhouding werkt omgekeerd: de factuur komt binnen, wordt automatisch geboekt en nadien genereer je een betaallijst met alle betalingen die je moet uitvoeren. Je klikt simpelweg alle betalingen uit die je wil uitvoeren, maakt een betalingsbestand aan en uploadt dit bij je bank.

Voor verkoopfacturen kan je werken met digitale betaalfuncties, denk bijvoorbeeld aan Mollie of POM. Deze zorgen er niet alleen voor dat je facturen sneller betaald worden, maar ook dat je boekhoudprogramma deze betaling automatisch kan linken aan je factuur. Dat geeft een realtime inzicht in je openstaande klanten.

7/ Automatisch inlezen van bankbestanden

Naast het uitvoeren van betalingen, moeten deze betalingen en de ontvangen bedragen van klanten geboekt worden. Waarschijnlijk gebeurt dit momenteel door manueel de bankafschriften in te boeken. Dit proces kan je ook volledig automatiseren. De eerste stap is om coda-bestanden aan te vragen bij je bank. Dit zijn digitale afschriften die je kan uploaden in je boekhoudpakket. Een tweede stap is het automatisch ophalen bij de bank en importeren in je boekhoudprogramma door middel van een tool, zoals Codabox. Naast het automatisch inlezen van bankafschriften, kan je ook de loonboekingen van je sociaal secretariaat automatisch inlezen in je boekhoudprogramma.

Slimme boekhoudsoftware zal vervolgens de bankafschriften afpunten tegen de openstaande posten, of wegboeken op de juiste grootboekrekening. Je boekhoudpakket maakt hierbij ook gebruik van AI. Het programma herkent de patronen waarmee je iets afpunt of wegboekt en zal vervolgens voorstellen aangeven om iets weg te werken. Na enkele maanden mag je verwachten dat de software zo’n 80 à 90% automatisch zal matchen of boeken.

8/ Automatische herinneringen

Klanten betalen gemiddeld na zo’n 31 dagen. Uiteraard wil je als ondernemer je DSO (Days Sales Outstanding) zo laag mogelijk houden. Daarom zijn je medewerkers druk in de weer met het bijhouden van openstaande klanten en het versturen van aanmaningen. Werk waar veel tijd, maar ook veel geld in kruipt (denk aan kosten voor aangetekende zendingen). Doordat je facturen digitaal verzendt en bijhoudt, kan je herinneringen automatisch laten versturen. Het programma houdt dan bij wanneer de klant een herinnering moet krijgen. Bovendien kan de software via AI berekenen na hoeveel dagen de klant waarschijnlijk zal betalen en zal de klant afhankelijk hiervan een vriendelijke of strenge herinnering sturen.

9/ Met je favoriete software koppelen

Een moderne oplossing geeft de mogelijkheid om te integreren met eender welke software via de API, of via reeds gebouwde koppelingen. Wil je bijvoorbeeld gebruik maken van een planbord, werkbonnenapp, of rapportagetool? Dan kan je die eenvoudig koppelen met je boekhoudsoftware. Dit geeft een extra level van automatisatie, enerzijds omdat je dubbele imput vermijdt en anderzijds omdat je hierdoor de foutmarge vermindert.

We raden je aan om met een externe rapportagetool te werken, want zo kan je datagedreven beslissingen nemen in plaats van af te sturen op je buikgevoel. Daarnaast kan je met zo’n tool vaak de data op een behapbare manier presenteren. Als ondernemer ben je waarschijnlijk niet erg geïnteresseerd in grootboekrekeningen, kostenplaatsen of jaarrekeningen. Een reporting tool kan je dan helpen om enkel de informatie beschikbaar te stellen die je nodig hebt om strategische beslissingen te maken.

Bedenk eens hoeveel tijd je zal besparen wanneer je elke stap hierboven zou gebruiken. Niet alleen het automatiseren van administratieve handelingen en dubbele invoer zal voor tijdswinst zorgen. Je zal ook hopen tijd besparen door minder lang te zoeken naar documenten, minder fouten te moeten rechtzetten en minder heen-en-weer te mailen. Alles is overal snel beschikbaar in één systeem. Jij kan je daardoor meer focussen op het sturen van je bedrijf, je medewerkers een grotere meerwaarde leveren en je boekhouder kan je beter ondersteunen met proactief advies.

Het automatiseren van je boekhouding levert enorm veel voordelen op en is een must geworden voor elke kmo. Heb je vragen omtrent automatisatie? Aarzel niet om ons te contacteren op 092 93 01 29 voor een vrijblijvend gesprek.